Николай Додонов - Антитайм-менеджмент

После того как содержимое Накопителей будет проанализировано, упоминание о том, что надо сделать в связи с каким-то документом или письмом, станет храниться не в голове (и донимать нас тревогой). Оно попадет во внешнюю память – таск-менеджер – в форме элементарных действий. Для того чтобы это произошло, нужно освободить собственную память, «выгрузив» из нее все во «Входящие» («Inbox») в таск-менеджере. Под словом «все» понимается «абсолютно все, что я помнил, все, что нужно было не забыть, сделать, что казалось интересным, относилось к мечтам или идеям». Убедитесь, что в «Inbox» записано вообще все, что требует внимания.

Во время установки Накопителей мы полностью очищаем свою память и так же полностью их заполняем. Это похоже на то, как из одного сосуда (памяти) жидкость перелили в другой (таск-менеджер), и в первом не осталось и капли, а второй наполнился до краев. Когда все будет проделано, жидкость из второго поступит в горнило фильтра, где пройдет отбор и анализ: одна часть будет выброшена, другая отправится в архив, а третья займет свое место в таск-менеджере.

Вас может напугать объем предложенных действий. Сколько же понадобится времени, чтобы проанализировать все, что нужно сложить в Накопители! В очередной раз я хочу обратить ваше внимание: когда мы их заполняем, то руководствуемся здравым смыслом. Очевидно старые вещи складывать во «Входящие» нет смысла. Если с ними уже не ведется никакой работы, можно сразу отправить их в Архив. Если есть сомнения – вдруг что-то понадобится, стоит поместить это в Накопитель.

Мы строим систему, где Накопители – воронка с породой, из которой нужно извлечь руду. Чтобы система заработала, надо собрать всю породу, загрузить в воронку и подготовить к переработке. После чего вся информация будет систематизирована по простому стандарту, и работать станет легко и просто.

Очень важная функция, которую нельзя обойти вниманием, – роль Накопителей при работе с идеями. Вся входящая информация приходит в Накопители. Оттуда она поступает в механизм, на выходе из которого оказываются элементарные действия. Они могут отправляться в Списки дел (таск-менеджер) либо непосредственно превращаться в движение и воплощаться в жизнь.

Наши идеи, ассоциации – точно такая же входящая информация, как электронные письма или документы, которые принесли сотрудники. Часто мы не воспринимаем их как новое, как нечто, что нужно подчинить общему закону. В конце концов, это же наша собственная идея, пришедшая изнутри, как она может быть новой и попасть во «Входящие»? Очень даже может!

Мысль, всплывшая из глубин подсознания, для сознания так же нова, как письмо, упавшее в почтовый ящик, или документ, который мы обнаружили утром на столе. Если не подчинять ее общему течению данных, мы не сможем толком сосредоточиться. Более того, если мы не будем относиться к идеям правильно, мы рискуем их забыть! А это редкое расточительство.

Бисмарк говорил: «Главное – не намерения, а потенциал». Идея, которая из-за лени или неправильного навыка работы с информацией оказалась забыта, – потенциал, который мы растратили. Мы могли сделать чудесное открытие, родить интересную мысль для произведения, идею для создания нового бизнеса. Мы могли ощутить воодушевление, когда пришло озарение, и совершенно расточительно к нему отнестись – забыть. Почему? Потому что не отправили в Накопитель, как только оно к нам поступило.

Барьеры, которые мы возводим между собой и окружающим миром, а также между собой и фонтаном идей из собственных глубин, не только позволяют сохранять концентрацию на важном. Благодаря им мы не отвлекаемся, не переключаемся, не тратим время и силы, которые никогда не бывают лишними. Благодаря им мы бережем то, что дарует нам бессознательное.

Все, что нужно, чтобы извлечь из этого максимум пользы, – отправить спонтанные мысли в Накопители, чтобы они попали внутрь механизма, где шестеренки анализа превратят их в действие или работу. Когда вы начнете так поступать, то удивитесь, как много намерений станут реализовываться буквально с момента рождения! Вы ощутите, какую динамику обретает ваша жизнь, ведь в ней идеи больше не расходятся с делом даже на краткое время!

Конечно, не все, что к нам приходит, заслуживает внимания и времени. Не все идеи оказываются ценными. Значит ли это, что из всего нужно стараться извлечь пользу? Вовсе нет! Механизм, который перемалывает информацию, настроен так, чтобы на входе отсеивать то, что не имеет значения. Он не позволяет мусору проникнуть дальше и как можно тщательнее отделяет ценное от второстепенного.

Накопители позволяют сохранять сознание чистым. Наш разум – как острый скальпель. Он прекрасный инструмент, но только для некоторых материалов. Им можно резать и дерево, только это быстро погубит лезвие. Поэтому лучше не быть расточительным. Накопители позволяют относиться к ресурсам разума как можно бережнее. Они ограждают нас от хаоса, в котором мы вынуждены метаться. Они позволяют нам сосредоточиться на важном и завершить начатое. Они дают возможность не терять идеи, которые могут перевернуть нашу жизнь. Они служат точкой входа в систему, которая превращает информацию в действие и в самые короткие сроки запускает все ценное в работу.

Давайте еще раз посмотрим, какие Накопители у нас могут быть. Во-первых, у всех есть электронная почта. Она идеальный пример того, как работает Накопитель. Письма приходят во «Входящие» и лежат непрочитанными до тех пор, пока мы не решаем их открыть. Ко многим из нас в день проходит по несколько сотен писем, и все они собираются в одной точке – в папке «Входящие» [7] По той причине, что папка «Входящие» у всех есть, мы не создавали Накопитель для электронной почты. Однако это не значит, что она не требует особого отношения: правильной работе с письмами посвящен отдельный раздел. .

Для бумажных документов мы применяем горизонтальные лотки. Это традиционный офисный инструмент, который можно найти в любом канцелярском магазине. Исторически сложилось так, что лотки используются по три штуки, сложенные по порядку, один над другим. Из них Накопителем всегда является самый верхний. Причина очевидна – в него должно быть просто бросить новый документ или бумажку, на которой мы записали свежую идею или интересную мысль. Я рекомендую поставить лотки дома и на работе, даже если у вас нет большого движения бумажных документов. После того как мы внедрим систему, вы ощутите, что обращение с любой информацией должно ей подчиняться. Не важно, где вы – дома или на работе, вам будет некомфортно, если вы не сможете организовать бумаги в систему. Даже такая мелочь, как квитанции на оплату телефона или коммунальных услуг, которые лежат пачкой на столе или комоде, будет вас раздражать. Гораздо лучше подчинить все одному правилу – новое попадает в Накопитель, а после анализа отправляется в Архив или выбрасывается. Это удобно и красиво, никаких разбросанных бумаг и квитанций, везде чистота и порядок.