Николай Додонов - Антитайм-менеджмент

Есть прекрасная метафора: слона нужно есть по частям. С помощью данного вопроса мы должны не просто раздробить слона, но и сделать это так, чтобы его кусочки проходили переработку в то время, когда мы можем рассчитывать только на условные 50 % энергоснабжения.

Что можно считать элементарным действием? Вот его определение:

Элементарное действие – действие, которое не требует размышления для выполнения.

Для каждого из нас такие действия будут отличаться. Все зависит от компетенции и опыта. Для кого-то задача установить принтер будет простой, для кого-то – весьма серьезной, требующей вызова айтишника. Как несложно увидеть, элементарно для нас то, что мы много раз повторяли, в чем мы специалисты.

Для врача элементарным действием будет осмотр пациента – он проводился тысячи раз и стал навыком так же, как для водителя – вождение. Менеджеру просто собрать совещание (хотя если он будет делать это не один, возможны трудности). Задать эталон элементарных действий и сделать их стандартный список попросту невозможно.

В поисках идеальных формулировок задач, которые отправятся в таск-менеджер, стоит опираться на несколько правил:

• чем больше вы заняты, тем тщательнее нужно дробить задачи, и наоборот;

• чем больше ваш опыт работы с задачами, тем легче подобрать соответствующую «дозировку»;

• если задача долго «висит», нужно проверить, действительно ли она записана в форме элементарных действий.

Вы можете сказать, что любое действие можно дробить бесконечно (и будете правы). Например, даже действие «согнуть палец» можно разбить на «согнуть первую фалангу», «согнуть вторую фалангу» и т. д. Следовательно, встает вопрос: где нижняя граница, которой стоит придерживаться в создании элементарных действие?

Ответ лежит в области здравого смысла. С одной стороны, мы должны выполнять задачи из таск-менеджера без затруднений в самом что ни на есть комфортном расположении духа (когда включать мозги не надо). Следовательно, их нужно записать как можно проще.

С другой стороны, задачи должны быть ощутимыми. Выполняя каждую, нам надо продвигаться вперед. Пусть ненамного, но так, чтобы прогресс был очевиден. Безусловно, можно наполнить таск-менеджер самыми что ни на есть элементарными действиями, доведя принцип до абсурда, однако это не поможет нам стать продуктивнее, не работать вечерами и по выходным.

Если вам приходит в голову, что задача «позвонить Инне Ивановне и спросить, когда она подпишет договор» требует членения на «взять трубку», «набрать номер», «попросить к телефону Инну Ивановну», то вы не правы. В деле декомпозиции задач давайте ориентироваться на здравый смысл.

Это следующий вопрос, который мы себе задаем. Что нужно писать в таск-менеджер, когда в голове всплывает несколько элементарных действий? То действие, начать с которого кажется разумным. Вовлекающее!

Вовлекающее действие – это элементарное действие, с которого запускается процесс.

Оно ничем не отличается от обычного действия. Не требует размышлений для того, чтобы начать его делать, сформулировано очень просто. У него только одно отличие от прочих – оно кажетсятем, с которого начинается работа.

Почему слово «кажется» выделено? Правильно ответ звучит так: на основании имеющихся у меня знаний и того представления об условиях и ресурсах, которыми я располагаю, считаю правильным начать с данного элементарного действия.

Конечно, мы отдаем себе отчет, что логически это может быть неправильным. Однако задача вовлекающего действия не в том. Оно может быть не тем, с которого реально стоит начинать процесс. Но должно быть тем, которое просто запускает движение.Я представляю себе его как шарф, который застрял в конвейере и затягивает вас все дальше.

По некоторым данным, 93 % менеджеров большую часть времени тратят на борьбу с сомнениями.

Все это время дело не движется. За него просто не берутся. Боятся ответственности, неверных шагов, финансовых и репутационных потерь… Хотя куда разумнее было бы просто начать. И сразу себя поправить, как только стало понятно, что мы идем не в ту сторону.

Гораздо лучше начать движение с минимальным планом и потом его уточнять, чем ничего не делать.

«Хороший план сегодня лучше безупречного плана завтра» – так сказал генерал Паттон. В наше время его слова звучат актуальнее с каждым днем. Если план постоянно не уточнять, какой бы он ни был безупречный, скорость изменений жизни сделает его малоактуальным. Конечно, в первую очередь это относится к планам на длительный срок.

Вопрос «с чего я начну?» определяет вовлекающее действие. С его помощью из целого ряда действий мы выбираем то, с которого запустим процесс. В очередной раз обращаю внимание: мы не должны найти стопроцентно правильное действие (по логике или хронологии). Мы должны найти то, с которого можно начатьпроцесс.

Охотно верю, что, читая предыдущий абзац, вы могли ощутить несогласие или даже внутреннее сопротивление. На тренингах я часто слышу вопросы наподобие «как же я могу начать работу абы с чего?» Чтобы ответить на них, я написал раздел о планировании, в котором можно найти всю аргументацию.

Вовлекающее действие запускает процесс, открывает незавершенный цикл, и теперь мы подчиняем его силу, начинаем использовать ее себе на пользу. Когда какая-то работа начата, требуется совсем немного усилий, чтобы поддерживать движение. Если вам приходилось толкать машину, вспомните, что труднее всего было просто сдвинуть ее с места. Тогда как чтобы катить достаточно и половины усилий. С работой то же самое. Сложнее всего – начать движение. Поддерживать уже текущие дела гораздо проще.

Правило двух минут – ценнейший инструмент для хорошей работы. Меня часто спрашивают, почему это правило именно двух минут, а не трех или одной. За ответом стоит обратиться к Дэвиду Аллену, ведь именно он – родоначальник методики, интерпретацию которой мы обсуждаем в данной книге.

Цель правила двух минут – не сходя с места сделать как можно больше. Те, кто слабо знаком с GTD, считают, что это не методика повышения продуктивности, а технология аккуратного распределения задач и документов по полочкам (чтобы потом бездельничать). Правило двух минут призвано помочь сделать как можно больше дел в тот момент, когда мы их получили.

Если представить, что у нас нет инструмента элементарных действий, массу дел мы отложим на потом, потому что за них не браться делать. По каким причинам это происходит, мы уже обсуждали выше. С помощью правила двух минут мы стараемся использовать принцип, по которому избегаем сложной задачи в пользу легкой, к своей выходе. Вместо того чтобы открывать программу и что-то записывать, выбирается простой путь – немедленно сделать.