Светлана Золотарева - Организация и управление финансовым аутсорсингом

В третьем (взлом мест хранения) – в крупных аутсорсинговых компаниях уровень защиты информации находится на одном уровне с банковскими системами, поскольку оглашение факта утечки информации может привести к краху всего аутсорсингового бизнеса.

В четвертом (по неосторожности) – от влияния человеческого фактора не застрахован никто. Вероятность наступления этого события примерно равна в обоих случаях.

Таким образом, если подходить к оценке возможности утечки информации с теоретической точки зрения, то возможность примерно одинакова и при ведении учета своими силами, и при финансовом аутсорсинге. Если смотреть реалистично, вероятность утечки информации со стороны штатных сотрудников выше, чем от специалистов аутсорсинговой компании.

Увеличение прибыльности и капитализации.Передача второстепенных функций, к которым относятся учетные процессы, на аутсорсинг позволяет руководству компании сосредоточить внимание и усилия на развитии бизнеса и повышении капитализации. Управление учетными процессами само по себе не увеличивает ни выручку, ни капитализацию компании, при этом для качественного управления требуется время и объемные специализированные знания. При таких исходных данных этот процесс выгоднее передать на аутсорсинг профессионалам и освободить время руководства для управления процессами развития, которые в конечном итоге приведут к увеличению прибыльности и (или) капитализации, в зависимости от того, на что будут направлены высвободившиеся ресурсы: на наращивание прибыли или увеличение капитализации.

Возможность зачета НДС.Если поставщик услуг финансового аутсорсинга применяет общую систему налогообложения, то возникает возможность осуществить налоговый вычет по НДС со стоимости услуг аутсорсинговой компании, оплачиваемой заказчиком и, таким образом, уменьшить сумму налога, перечисляемого заказчиком в бюджет.

Пример:

Компания решила передать бухгалтерию на финансовый аутсорсинг.

Себестоимость содержания собственной бухгалтерской службы до передачи на аутсорсинг составляла 450000 рублей в месяц с учетом всех: и прямых, и косвенных затрат, включая страховые взносы с фонда оплаты труда. Ежемесячная сумма НДС 18 % составляла – 7 866 000 р., налог на прибыль 20 % – 5 650 000 р.

Аутсорсер предложил стоимость услуг 295000 рублей в среднем в месяц, включая НДС 18 % в размере 45000 рублей.

Таким образом, воспользовавшись услугами аутсорсинга, заказчик получит ежемесячную экономию в размере 200 000 рублей до налогообложения налогом на прибыль и, как следствие, дополнительную прибыль после налогообложения в размере 160 000 рублей в месяц. Помимо этого, заказчик будет ежемесячно платить НДС на 45 000 рублей меньше, чем до передачи на аутсорсинг.

Таблица 1.3.1.

Снижение объема инвестиций.При передаче учетных процессов на аутсорсинг отпадает необходимость инвестировать в развитие непрофильных процессов, что создает дополнительное конкурентное преимущество в виде снижения объема денежных средств, требуемых для поддержания текущей деятельности и развития.

Снижение зависимости от наемного менеджмента.Одной из проблем собственников является вопрос снижения рисков, связанных с деятельностью наемного менеджмента. Это особенно актуально, когда собственник находится в другой стране и не имеет возможности часто посещать подведомственную компанию. Одним из таких инструментов является финансовый аутсорсинг, с помощью которого собственники ограничивают доступ наемного менеджмента к финансовой информации, снижая таким образом риски вывода активов и кражи денежных средств с расчетных и валютных счетов.

Пример:

Некоторые западные компании, открывающие представительства в России, самостоятельно выбирают аутсорсинговую компанию, специалистам которой запрещается общаться напрямую с сотрудниками российского представительства. Все финансовые вопросы решаются с головной компанией напрямую.

Таким образом, использование преимуществ финансового аутсорсинга вносит вклад в повышение конкурентоспособности и инвестиционной привлекательности предприятия в целом, облегчает получение кредитных ресурсов и делает компанию более устойчивой и эффективной при прочих равных условиях, что особенно важно в условиях кризиса и жесткой конкуренции. Такой подход к управлению способствует развитию предпринимательства как среди представителей реального сектора экономики, так и среди фирм, занимающихся аутсорсингом учетных функций.

Вместе с тем, как отмечалось выше, у финансового аутсорсинга есть свои ограничения и недостатки.

Ограничения. К ограничениям относятся:

Отсутствие организационной вовлеченности как следствие независимости.Обратной стороной объективности и независимости как преимущества финансового аутсорсинга является отсутствие организационной вовлеченности сотрудников компании исполнителя по отношению к заказчику. С одной стороны, независимость – это положительный момент, обеспечивающий объективность коммуникаций и предоставляемой информации, с другой – отрицательный, поскольку не стоит ожидать от специалистов, которым платит деньги другая компания, приверженности бренду и такого уровня лояльности, которого можно добиться от штатного сотрудника. Особенно, если специалист одновременно обслуживает нескольких клиентов, не находясь в офисе заказчика. Однако, бывают и обратные ситуации, когда проектная команда настолько сплачивается с сотрудниками заказчика, что они чувствуют себя единым коллективом. В этом случае страдает объективность и независимость.

Стратегию взаимоотношений с сотрудниками аутсорсинговой компании следует выстраивать исходя из важности одного и другого критерия, поскольку быть одновременно объективным и независимым и в то же время вовлеченным крайне затруднительно.

Зависимость качества полученных услуг от действий сотрудников заказчика и контрагентов заказчика.Одна из особенностей финансового аутсорсинга заключается в том, что качество оказываемых услуг зависит в том числе и от действий сотрудников и контрагентов заказчика. Самыми распространенными причинами снижения качества от действий сотрудников заказчика являются непонимание сути финансового аутсорсинга и особенностей оказания данной услуги, саботаж по причине навязывания финансового аутсорсинга со стороны руководства, несвоевременное предоставление первичных документов и информации, предоставление неполной информации по сделкам, отсутствие ответственного контактного лица, отвечающего за процесс взаимодействия, нежелание / отсутствие возможности улучшать процессы. На рисунке 1.3.1. изображен пример обработки корректно и некорректно оформленных документов. В случае, если аутсорсеру поступил документ, соответствующий всем требованиям, для обработки документа требуется четыре действия, в противном случае – двенадцать. Обработка некорректных документов увеличит не только стоимость оказания услуг, но и замедлит сроки обработки. Поэтому количество некорректно оформленных документов, поступающих на обработку к аутсорсеру, необходимо снизить до минимально возможного уровня.