Лев Казаковцев - Регламентация деятельности организации: современные технологии

С. Б. Чернышев выделяет четыре уровня регламентации. В частности, это уровень регламентирующей документации, уровень систем и процедур, уровень корпоративного принятия решений и уровень стратегического проектирования.

На первом уровне в качестве предмета деятельности выступает регламентирующая документация всех типов и уровней значимости. При этом в функции регламентирующей деятельности входит учет и систематизация требований, предъявляемых к работе фирмы, уставной и организационной документации, а также контроль. Продуктами данной деятельности является полный свод регламентирующей документации и система работы с ней.

На уровне систем и процедур к предметам деятельности относят формы, схемы, правила и процедуры деятельности, сложившиеся в организации и не противоречащие регламентирующей документации. Среди функций выделяют следующие: закрепление организационного опыта в системах стандартных организационных процедур; выявление и устранение противоречий и пробелов в требованиях регламентирующей документации; установление требований к знаниям, навыкам и личным качествам сотрудников как основе для системы подбора, обучения и переподготовки персонала; установление требований к качеству и количеству оборудования и материалов, необходимых для выполнения персоналом своих функций. При этом выполняются следующие действия: экспертиза, совершенствование, замена отдельных процедур (систем процедур), разработка новых, исключение отмененных процедур; согласование всего комплекса процедур, устранение противоречий между ними; обеспечение внесения необходимых изменений во все разделы регламента при замене, исключении, добавлении некоторых процедур; обзор, анализ, адаптация, использование современных автоматизированных систем и методов работы с регламентацией; контроль над использованием систем и процедур при найме, обучении и переподготовке персонала, а также оперативное информирование персонала об утвержденных изменениях в соответствующих процедурах. Продуктом данной деятельности является регламент организации (фирмы).

На третьем уровне корпоративного принятия решений к предметам деятельности относят следующие: фактические способы и процессы принятия решений, зафиксированные регламентом организации (фирмы); создание шаблонов и стандартов процедур решения повторяющихся проблем для высвобождения руководителей от «текучки»; выявление противоречий, разрывов и «узких» мест в системе принятия решений в фирме; установление стандартов требований к знаниям, навыкам и личным качествам руководителей среднего звена; установление требований к аппаратному и программному обеспечению системы принятия решений в фирме.

В качестве форм деятельности принимают следующие: реконструкция фактического способа решения проблем в деятельности фирмы; проектирование функциональной схемы корпоративного принятия решений, реализующей принятую концепцию деятельности фирмы; обзор, анализ, адаптация, использование современных сетевых организационных технологий. Продуктом данной деятельности выступает автоматизированная система корпоративного принятия решений.

На уровне стратегического проектирования предметами регламентирующей деятельности являются: фактический процесс выработки и реализации идеологии, стратегии и концепции деятельности фирмы, отраженный в действующей системе корпоративного принятия решений; идеологическое, концептуальное и информационное обеспечение процесса разработки стратегии фирмы; придание разработке стратегии перманентного, корпоративного, планового характера.

В качестве форм деятельности выступают следующие: реконструкция фактического места и роли идей и концепций в системе корпоративного принятия решений фирмы; адаптация и использование современных организационно-деятельностных технологий выработки корпоративной стратегии; организация систематического отслеживания новых тенденций и идей в развитии предпринимательских корпораций; поэтапный переход к концептуальному проектированию системы принятия решений. Продуктом данной деятельности является технология концептуального проектирования систем корпоративного принятия решений фирмы.

Таким образом, С. Б. Чернышев под регламентацией как системой подразумевает не только деятельность по установлению требований к продукту (результату и процессу) деятельности (продуцирования), но и к самому продуценту (репродуцированию) в виде установления требований к процессу принятия решений в рамках установленных концепций, а также к рефлексии субъекта-продуцента в виде установления требований к процессу формирования концепций. Кроме того, необходимо отметить обязательность включения в систему автоматизированных рабочих мест (признание необходимости компьютерной информационной подсистемы) и организации работы данной системы как технологии.

К основной идее концептуального проектирования относится то, что невозможно построить непротиворечивую систему регламентов для сложившейся структуры объекта. Сначала необходимо создать непротиворечивую концепцию объекта, а затем для нее проектировать регламенты.

С.П. Никаноров предложил принцип генетического проектирования, в соответствии с которым при изменении проекта (фенотипа) всегда имеется возможность отыскать все элементы генотипа (совокупности неделимых элементов) и внести в них изменения.

Так как и концепция может меняться, то изменения в проекте или окружении могут приводить к изменениям в концепции, а поэтому необходима не одна концепция, а библиотека моделей концепций. К. Боулдинг предложил такой подход, в соответствии с которым в случае изменения в окружении системы необходимо иметь инструмент изменения концепции.

Австрийский и американский биолог Людвиг фон Берталанфи (Ludwig von Bertalanffy, 1901-1972) сформулировал идею открытых систем – систем, постоянно обменивающихся веществом и энергией с внешней средой. Она заключалась в том, что через любую систему течет поток информации, который на уровне генотипа может менять элементы, но на уровне фенотипа система остается постоянной [Берталанфи Л. фон. Общая теория систем. Критический обзор // Исследования по общей теории систем. – М.: Прогресс, 1969, С. 23–82]. Согласно фон Берталанфи, физические системы отличаются от живых образований тем, что закрыты по отношению к внешней среде, тогда как живые организмы являются открытыми. Жизненный процесс организмов предполагает наличие входящего из окружающей среды потока материи, тип и объем которого определяется в соответствии с системными характеристиками организма. Также осуществляется вывод из системы в окружающую среду материи, как результата функционирования системы. Таким образом организмы обеспечивают себе дополнительную энергию, которая позволяет достигать негэнтропии (меры упорядоченности и организованности системы), а также обеспечивает устойчивость системы по отношению к среде.