Светлана Тодошева - Теория менеджмента

В промышленной организации как открытой системе технологический процесс создается для переработки сырья в конечный продукт, который, в свою очередь, продается заказчику. Финансовые учреждения, рабочая сила, поставщики и заказчики, правительство – все являются частью окружения.

В основе построения открытой системы лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического характера. В этом смысле действенная организация не может быть статичной. Она должна представлять значение изменений среды, эффективно реагировать на воздействия среды, выбирая наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению целей.

Все системы ограничены. Границы могут быть физическими, иметь психологическое содержание через такие символы, как названия, форма одежды, ритуалы. Концепция границ требуется для более углубленного понимания систем.

Принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений от принятого курса.

Степень разграничения открытой или закрытой систем меняется в рамках систем. Открытая система может стать более закрытой, если контакты с окружением уменьшаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация.

Открытые системы тяготеют к нарастанию усложненности и дифференциации. Иными словами, открытая система будет по мере своего роста стремиться к большей специализации своих элементов и усложнению структуры, нередко расширяя свои границы или создавая новую суперсистему с более широкими границами, т. е. создаются новые специализированные отделы, приобретаются сырье и материалы, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы.

Открытые системы имеют некоторые специфические черты. Одна из таких черт – это признание взаимозависимости между системой и внешним миром. Изменения в окружении влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение.

Прежде всего, организация должна отражать внешнюю среду (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Внешняя среда организации

Организации укомплектовываются людьми, поэтому необходимо учитывать их различные недостатки и привычки. Весьма важно, кто будет работать в организации, ее персонал. Поведение членов организации может рассматриваться как ее внутренняя среда. В организации постоянно возникают проблемы, которые могут изменить ее положение. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо заменять элементами равной производительности.

Другие внутренние проблемы возникают из-за недостатков взаимодействия и недостаточной скоординированности разных участков организации. Так, одной из причин увольнения работников является неудовлетворенность условиями труда и вознаграждением, что может стать угрозой существованию организации. Внутренняя среда организации показана на рис. 2.2.

Рис. 2.2. Внутренняя среда организации

Для организации характерен циклический характер функционирования. Выходная продукция системы обеспечивает средства для нового инвестирования, что позволяет повторять производственный цикл. Доходы, полученные от заказчиков, должны быть достаточно адекватными для оплаты кредитов, труда рабочих, погашения займов и т. п. Если цикличность устойчива, то обеспечивается жизнеспособность организации.

Следует подчеркнуть и то, что организационные системы предрасположены к сокращению или распадению на части. Поскольку закрытая система не получает энергию и новые вложения из своего внешнего окружения, она может со временем сократиться.

В отличие от нее открытая система характеризуется негативной энтропией, т. е. способностью реконструировать саму себя, поддержать свою структуру, чтобы избежать ликвидации и даже вырасти, потому что имеет возможность получать энергию извне в большей мере, чем отдает. Приток энергии для предотвращения энтропии поддерживает некоторое постоянство обмена энергией, в результате чего достигается относительно стабильное положение.

Но даже несмотря на то, что существует постоянный приток новых вложений в систему и постоянный отток, обеспечивается определенная сбалансированность системы.

Исследования показывают, что большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности, выходящий за пределы обеспечения только выживаемости. Считается, что стабильное положение применимо к простым системам, но на более сложном уровне оно становится одним из факторов сохранения системы через рост и расширение.

По мере роста организации высшие ее руководители вынуждены все больше передавать свои обязанности по выработке решений нижестоящим звеньям. Однако, поскольку руководители высшего уровня отвечают за все решения, их роль в организации изменяется: от непосредственной выработки решений руководители высшего уровня переходят к управлению процессами выработки решения.

Увеличение размеров организаций приводит к необходимости разделения труда в сфере управления. Одна группа – руководители высшего уровня – обладает первичными полномочиями и несет ответственность за определение характера системы управления организацией, т. е. процесса, с помощью которого должны разрешаться проблемы организации. Другая группа руководителей подчиняется руководству высшего уровня. Входящие в нее люди являются компонентами системы управления, а их основная обязанность состоит в выработке решений.

Открытые системы добиваются одновременного применения двух, часто конфликтующих, направлений действий. Действия по поддержанию сбалансированности системы обеспечивают согласованность и взаимодействие с внешним окружением, что, в свою очередь, предотвращает очень быстрые изменения, которые могут разбалансировать систему. Напротив, действия по приспособляемости системы к различным изменениям позволяют адаптироваться к динамике внутреннего и внешнего спроса.

Одно направление деятельности, например, ориентировано на обеспечение стабильности и сохранение достигнутого положения путем покупки, поддержания, проверки и ремонта оборудования, набора и обучения работников, использования правил и процедур. Другое направление – сосредоточивается на изменениях посредством планирования, изучения рынка, развития производства новой продукции и т. п. И то и другое необходимо в интересах выживания организации. Даже стабильные и хорошо оснащенные организации, не приспособленные к изменению условий, долго просуществовать не смогут. С другой стороны, приспособляемые, но не стабильные организации будут не эффективными, и также маловероятно, что они смогут долго существовать.