Олег Городов - Основы информационного права России

Все архивы по основанию наличия публичного заявления о них делятся на две группы: открытые архивы и тайные архивы. Под тайным архивом понимается архив, о котором не заявлено публично. Очевидно, что подобную трактовку тайного архива, данную законодателем в ст. 1 Основ, следует понимать ограничительно, поскольку архивные учреждения и иные организации, а равно их структурные подразделения не могут существовать без элемента публичности, ибо сам факт их государственной регистрации публичен.

По видам хранящихся в архивах документов различают:

– федеральные государственные архивы, центры хранения документации РФ и их филиалы;

– центральные государственные архивы, государственные архивы, центры хранения документации субъектов РФ;

– районные и городские архивы;

– государственные музеи и библиотеки;

– ведомственные архивы;

– фамильные архивы.

Сеть федеральных государственных архивов, центров хранения документации и их филиалов утверждается Правительством РФ. Положения о федеральных государственных архивах и центрах хранения документации, являющихся объектами культурного наследия, утверждаются Правительством РФ по представлению Федеральной архивной службы России. Положения о других федеральных государственных архивах, центрах хранения документации и их филиалах утверждаются Федеральной архивной службой России.

Право на создание архивов гарантируется физическим и юридическим лицам, законодательством РФ. Из этого правила законодатель сделал изъятие, касающееся создания тайных архивов.

Создание последних на базе документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов, отнесенных к категории особо ценных и уникальных, не допускается. Запрещено создавать тайные архивы, которые затрагивают права и законные интересы граждан.

Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.На собственников документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, возлагается обязанность по обеспечению сохранности этих документов.

Хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации может быть постоянным или временным.

Постоянное хранение осуществляют государственные архивы, государственные музеи и библиотеки. При этом установлено, что архивные фонды и архивные документы федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры РФ, Центрального банка РФ, других банков, организаций федерального подчинения хранят федеральные государственные архивы, центры хранения документации и их филиалы. Архивные фонды и архивные документы органов государственной власти, прокуратур субъектов РФ, организаций регионального подчинения, организаций федерального подчинения, расположенных на территориях субъектов РФ, хранят центральные государственные архивы, государственные архивы, центры хранения документации субъектов РФ и их филиалы. Архивные фонды и архивные документы органов местного самоуправления, организации муниципального подчинения хранят районные и городские архивы. Архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступающие в государственную собственность, хранят государственные музеи и библиотеки. Ранее принятые на хранение архивные фонды и архивные документы подлежат хранению в принявшем их музее или библиотеке.

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляют органы государственной власти и государственные организации в создаваемых ими ведомственных архивах. Временное хранение характеризуется сроками хранения, которые для различных видов архивных документов определены в п. 6 Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденном Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552 [135].

Так, архивные документы федеральных органов государственной власти, архивные документы Генеральной прокуратуры РФ, органов государственной власти и прокуратур республик РФ, отраслевых академий, государственных организаций федерального и республиканского подчинения подлежат временному хранению в течение 15 лет. Архивные документы органов государственной власти и прокуратур иных субъектов РФ, государственных организаций краевого и областного подчинения подлежат хранению в течение 10 лет.

Архивные документы органов местного самоуправления, муниципальных организаций городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства подлежат хранению в течение 5 лет.

Записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебных дел, похозяйственные книги хранятся в течение 75 лет.

Научная, технологическая и патентная документация – в течение 10 лет.

Конструкторская документация – в течение 15 лет.

Проектная документация по капитальному строительству – в течение 25 лет.

Кинодокументы, фонодокументы и видеофонограммы – не более 3 лет со времени изготовления.

Фотодокументы – в течение 3 лет.

Документы на машинных носителях – в течение 5 лет.

Приведенные выше сроки временного хранения могут быть изменены органами и учреждениями Федеральной архивной службы России.

Специальные правила временного хранения установлены в отношении архивных документов, образовавшихся и образующихся при осуществлении деятельности Министерства обороны РФ, Министерства внутренних дел РФ, Министерства иностранных дел РФ, Министерства РФ по атомной энергии, Службы внешней разведки РФ, Федеральной службы безопасности РФ, Федеральной пограничной службы РФ, Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте РФ, государственного геологического предприятия «Российский геологический фонд» и ряда других органов государственной власти и государственных организаций, перечень которых определен в п. 7 Положения об Архивном фонде Российской Федерации.

Архивные документы названных организаций, а также архивные фонды и архивные документы, принятые в их ведомственные архивы, подлежат хранению и использованию в соответствии с соглашениями, заключаемыми входящими в перечень органами и организациями с Федеральной архивной службой России.

Специальный порядок установлен в отношении хранения документов организаций и предприятий, ликвидированных в ходе банкротства. Этот порядок определен Положением о порядке работы с документами, образовавшимися в деятельности организаций и предприятий, ликвидированных в ходе банкротства, утвержденным приказом Федеральной архивной службы России от 12 ноября 2001 г. № 85 [136]. Согласно названному Положению после принятия решения о признании организации-должника банкротом и об открытии конкурсного производства конкурсный управляющий принимает в свое ведение документы, образовавшиеся в деятельности организации-должника, и проводит их инвентаризацию. Документы должника не могут быть предметом продажи на любой стадии производства по делу о банкротстве, если только не осуществляется продажа бизнеса должника. В последнем случае документы должника, за исключением документов, образовавшихся в его деятельности к моменту приватизации и относящихся к составу государственной части Архивного фонда РФ, становятся собственностью покупателя.