Владимир Лукашевич - Основы управления персоналом

По содержаниюразличают экономическую, организационную, социальную и научно-техническую информацию.

Экономическая информация содержит сведения о хозяйственной деятельности.

Организационная информация отражает данные, необходимые для организации управления предприятием: правила внутреннего распорядка, начало и окончание работы, перерывы в работе и др.

Социальная информация образуется в процессе социологических исследований и оперативной кадровой работы. Она включает в себя данные, содержащие социальную характеристику трудового коллектива.

Научно-техническая информация представляет собой совокупность данных, необходимых для осуществления технического руководства. Это схемы, чертежи и технические характеристики оборудования, планировка производственных цехов и складских площадей и т. п.

По месту образования и направлению информационных потоковпринято различать входящую, исходящую и внутреннюю информацию.

Входящая информация охватывает сведения, поступающие в организацию. Например, документы, сопровождающие грузы, инструкции и приказы вышестоящих звеньев управления, законодательные акты.

Исходящая информация поступает от организации, в частности реклама, заявки на поставку материалов, товаров, оборудования.

Внутренняя информация образуется в данной организации и используется в основном внутри данной системы управления. Это журналы регистрации, карточки учета материалов, комплектующих изделий, товаров и др.

По степени преобразованияразличают первичную и производную информацию.

Первичная информация используется в том виде, в котором была получена.

Производную информацию получают путем переработки первичной информации.

По степени использованиявыделяют информацию однократного и многократного использования.

По времени храненияинформацию подразделяют на хранящуюся определенный срок и хранящуюся постоянно.

Основным носителем информации является документ, т. е. материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Поток документов, последовательно проходящих в организации с момента их создания или получения до исполнения или отправки, называется документооборотом.

Документы, участвующие в документообороте, могут быть классифицированы по различным признакам.

В зависимости от авторстваразличают служебные и личные документы.

Служебные документы составляются от имени различных предприятий, организаций и органов управления, например заявки и письма торговых организаций предприятиям промышленности.

Авторами личных документов являются отдельные граждане. К такого рода документам относятся заявление о приеме на работу, расписка, доверенность и т. п.

По сложностиразличают простые и сложные документы.

Простые документы затрагивают, как правило, один вопрос, а сложные содержат вопросы, касающиеся различных служб, должностных лиц и подразделений.

По степени типизациидокументы могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые документы обычно составляют по определенной схеме, например договоры, уставы, протоколы и т. п.

Индивидуальные документы имеют произвольную форму и отражают исключительные ситуации (явления).

В зависимости от подлинностивыделяют подлинные документы и копии (дубликаты, выписки и т. п.).

Все виды работ по оформлению, написанию и обработке документов охватывает делопроизводство– специальный раздел управления.

Делопроизводство изучает правила оформления документов и организацию документооборота и является важнейшей составной частью управления.

Документооборот в организации осуществляется по определенной схеме.

Поступающую документацию регистрируют в специальных журналах или на карточках. Часть почты не регистрируют, а направляют в соответствующие подразделения организации.

Наиболее важные документы представляют для ознакомления руководителю организации или его заместителям, которым делегированы полномочия, необходимые для решения соответствующих вопросов.

Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. При этом ответственным за исполнение документа считается лицо, указанное в резолюции первым.

Документ с резолюцией руководителя направляют для исполнения в соответствующее подразделение организации для подготовки ответа или внутреннего документа.

Для особо важных документов по указанию руководителя вводится особый учет и контроль. Такой контроль проводится секретарем (референтом) или канцелярией в специальных картотеках (на особых карточках).

Оборот исходящей информации осуществляется по следующей схеме. Составляют проект документа, который последовательно согласовывают, визируют, подписывают, регистрируют и отправляют. При этом важно проверить отправляемый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, номер, дата и т. п.), наличия указанных в документе приложений, виз, подписи руководителя, печати. На остающихся в организации копиях отправляемых документов должны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность подписи.

Подписанные и оформленные соответствующим образом исходящие документы передают в секретариат (или экспедицию) для отправки по почте (или с курьером), а копии документов хранят в специальных делах в секретариате (или в подразделениях, которые готовили этот документ). Дела для хранения документов формируются по определенной системе, которая зависит от содержания документов, сроков их хранения и объема документооборота.

Одной из насущных проблем подсистемы управления персоналом является укрепление ее информационной базы.

Для оперативного руководства персоналом необходима различная информация: данные о постоянном составе персонала, структуре персонала, текучести кадров, потерях рабочего времени по различным причинам, заработной плате, социальных нуждах работников и др. Сведения о персонале можно подразделить на базовые и переменные данные. Базовые данные подразделяются на постоянные (например, пол, год рождения) и условно-постоянные (например, тарифная сетка). К переменным данным можно отнести сведения о простоях, прогулах и т. п.

Актуальными проблемами кадрового менеджмента являются автоматизация обработки информации и совершенствование документационного обеспечения службы управления персоналом. Рассмотрим некоторые пути решения этих проблем.