Владимир Первушин - Практика управления инновационными проектами

Одним из признаков проекта является его разграничение, т. е. обособление, от других задач, осуществляемых в организации. Обособление проекта является важным фактором уменьшения рисков недостаточно профессионального управления, поскольку дает возможность лучше спланировать работы проекта, четко назначить ресурсы на работы проекта, распределить ответственность. Для этого необходимо использовать специальные подходы, направленные на выявление процессов, структур, работ проекта, которые позволяют этот проект структурировать, а в конце проекта взвесить и оценить его результат.

Цель управления проектами как методологии – путем структуризации упростить проект и тем самым снизить требования к квалификации менеджеров, участвующих в проекте. Для инновационных проектов это тем более важно, что в них сильна неопределенность, связанная зачастую с нечеткостью конечной цели, изначальной неопределенностью используемых методов и ресурсов.

Как же добиться того, чтобы менеджер совершал меньше ошибок или по крайней мере чтобы они не были катастрофическими для проекта? Важно построить такую систему управления проектом, которая помогала бы менеджеру предвидеть проблемы проекта (риски). Технология управления проектами в силу четкой структуризации и систематизации действий сама по себе обеспечивает существенное снижение рисков проекта.

В самом деле, структуризация проекта, упрощение его за счет разбиения на составные элементы (этапы, работы, процессы) позволяет организовать управление проектом по единым правилам. В этом случае менеджер, руководитель проекта, руководствуясь правилами структуризации проекта, избежит ошибок, вызванных неумением спланировать проект, нечеткостью действий, неспособностью справиться с большим количеством информации. Выделение отдельных этапов, а в рамках этапов – работ дает возможность существенно упростить исходную задачу, поручить более простую задачу менеджеру не такой высокой квалификации. С помощью грамотно построенного плана проекта можно контролировать развитие проекта по времени. Система контроля и мониторинга обеспечивает руководителя проекта и куратора (вышестоящего менеджера) актуальной информацией. То есть само построение проекта в соответствии с некими правилами ведет к существенному снижению рисков проекта.

Формируемая в рамках системы управления проектами подсистема управления рисками существенно зависит от характера проекта: для каждого проекта конкретный набор рисков и реагирования на них может быть свой, отличающийся от других. Стандарт PMI выделяет девять областей знаний, в рамках которых происходит формирование систем управления проектом: интеграционная система, управление содержанием проекта, сроками, стоимостью, качеством, человеческими ресурсами, коммуникациями, рисками, поставками проекта. Более подробно эти подсистемы описаны ниже. Подсистема управления рисками является лишь одной из них, однако важность ее, особенно для инновационных проектов, весьма велика.

В методологию управления проектами заложена четкая логика, связывающая между собой различные области знаний и процессы управления проектами. Любой проект ориентирован на успех, значит, должны быть сформулированы четкие критерии успеха. Как правило, критерии успеха относятся к четырем основным группам. Прежде всего это касается предметной области – достижения главной цели проекта. Проект должен быть реализован с заданным качеством, в требуемые сроки и без превышения установленной сметы. Кроме того, заданные цель проекта, сроки, качество, стоимость являются факторами, ограничивающими возможности руководителя проекта.

В процессе реализации проекта его менеджер применяет тот способ структуризации проекта, который позволяет наилучшим образом организовать управление проектом для обеспечения успеха проекта (рис. 2.1).

Проводя структуризацию проекта, менеджер имеет возможность выделить этапы (фазы) проекта, в рамках каждого этапа осуществить декомпозицию результата этапа на более мелкие задачи (работы), выделить функции проекта и возложить их реализацию на подсистемы управления проектом, описать эти подсистемы через процессы управления. В этом случае, например, план проекта разрабатывается для каждого этапа, а функция разработки плана проекта (этапа) реализуется через группу процессов планирования, что позволяет распределить реализацию процессов между членами команды проекта.

Рис. 2.1. Структуризация проекта

Разбиение на временные этапы дает возможность выделить относительно независимые блоки работ (например, этап разработки технического предложения, эскизного проектирования и т. п.). Разбиение по работам и задачам в рамках конкретного этапа помогает детализировать и взаимоувязывать выполняемые работы.

Разбиение (декомпозиция) главной цели проекта на более простые частные подзадачи и представление работ по реализации проекта в виде процессов является основой методологии PMI. За счет этого удается снизить последствия таких общих рисков, как недостаточная квалификация управленческого персонала, отсутствие опыта реализации проектов данного типа, высокая сложность проекта. Надо помнить о том, что каждый этап проекта структурируется как отдельный проект, поэтому декомпозиция целей проводится для каждого этапа.

Выделение процессов позволяет выстроить прогнозируемую последовательность действий. Многообразие реализуемых в рамках проекта функций заставляет разграничить их между собой с целью детального описания и распределения ответственности между участниками.

Наконец, введение понятия «подсистема управления» обеспечивает необходимую интеграцию, комплексность управленческих воздействий, объединение различных по характеру факторов для концентрации на достижении целей проекта. Это позволяет, как и в технических системах, строить подсистему управления, которая должна быть замкнутой через систему получения информации (т. е. иметь обратную связь) и воздействовать на объект управления, уменьшая соответствующее рассогласование.

Поскольку объект (или объекты) и регулируемые параметры известны (необходимо придерживаться графика, не допускать отклонения по срокам, финансам, ресурсам, поддерживать эффективное функционирование команды проекта), то задача подсистемы управления заключается в измерении отклонений параметров, минимизации отклонений от заданных значений. Эти параметры в каждом проекте могут отличаться, иногда значительно, поэтому на этапе планирования следует четко формулировать и фиксировать те из них, которые должны регулироваться.