Владимир Первушин - Практика управления инновационными проектами

Поскольку стандарт PMI описывает наиболее общие подходы к управлению проектами, в конкретном проекте не всегда легко понять, в чем же состоит суть инициации. Мы будем инициацию проекта понимать несколько иначе – как решение начать этап проекта, включая этап подготовки обоснования. В этом случае инициация проекта в целом или его этапа обеспечивается паспортом проекта – более простым документом, который готовится менеджером проекта и утверждается руководством или проектным комитетом.

Группа процессов планирования определяет и уточняет цели, обеспечивает разработку рабочих схем (планов), которые необходимы для достижения цели и результатов проекта. Данная группа процессов дает возможность уточнить содержание проекта, детализировать перечень ресурсов, необходимых для реализации проекта, составить расписание операций проекта, определить стоимость и сформировать бюджет, назначить персонал и подрядчиков, определить рисковые события и разработать защитные меры. Все это в итоге позволяет сформировать план управления проектом, на основе которого в дальнейшем будет осуществляться управление последним. В ходе реализации проекта по мере поступления новой информации может появиться необходимость пересмотра одного или нескольких процессов планирования и соответственно формирования нового плана проекта или его этапа.

Группа процессов исполнения состоит из процессов, используемых для осуществления работ, описанных в плане управления проектом. Эта группа процессов включает в себя координацию работы людей и ресурсов, выделенных на реализацию проекта, и обеспечивает их интеграцию и исполнение операций проекта. Поскольку в любом проекте наблюдаются те или иные отклонения от плана проекта, эти изменения в итоге могут привести к корректировке плана исполнения проекта.

Группа процессов анализа обеспечивает регулярную оценку исполнения проекта с целью обнаружения отклонения от плана проекта и проведения, в случае необходимости, корректирующих действий. Постоянный мониторинг проекта дает возможность команде вовремя обнаружить отклонения проекта от плана или возможные угрозы для его реализации и принять меры к ликвидации отклонений. В зависимости от того, какого рода отклонение обнаружено, будут предприниматься различные действия для его компенсации. Эти действия могут касаться как отдельных работ, так и всего плана проекта в целом. Например, если обнаружилось, что прогноз развития проекта пессимистичен, т. е. команда проекта не успевает завершить его к намеченному сроку, может потребоваться увеличение ресурсов, что приведет к увеличению стоимости проекта.

Группа процессов завершения формализует приемку продукта, услуги или результата проекта и подводит проект к правильному завершению. В эту группу входят процессы, которые необходимы для формального завершения всех операций, сохранения и накопления опыта реализации проекта, а также для использования его в других проектах, сбора и архивации полученных материалов.

1. Что такое структуризация инновационного проекта?

2. В чем смысл выделения этапов проекта?

3. Какие функции управления можно выделить в проекте?

4. В чем смысл структуризации проекта?

5. По каким параметрам проводится структуризация проекта?

6. Какие функции и подсистемы управления проектом можно выделить?

Работы, связанные с предварительной проработкой и решением задач подготовки к реализации проекта, как правило, объединяют в первый этап по проекту. Это этап подготовки обоснования проекта, или коммерческого предложения. Обоснование проекта может готовиться в разной форме в зависимости от назначения. Для инвестиционного проекта обоснование может быть в виде бизнес-плана или технико-экономического обоснования (ТЭО). В ответ на запрос заказчика обоснование может готовиться в виде технико-коммерческого предложения (ТКП).

Обоснование проекта – это документ, формально подтверждающий обоснованность проекта по срокам, затратам, работам. Обоснование проекта проводится с целью выбора путей реализации проекта и предназначено для определения подцелей проекта, выявления объема задач, выбора наиболее целесообразных методов и способов их решения, привлекаемых человеческих ресурсов и технических средств, сроков и условий финансирования. Подготовка обоснования как один из этапов проекта имеет ряд особенностей, поэтому целесообразно рассмотреть его отдельно.

При обосновании решений оперируют понятием «степень достижения цели», которую характеризуют определенным показателем. Почти всегда обоснование проекта проходит в условиях ограничения по ресурсам. На практике чаще всего приходится сравнивать альтернативы, различающиеся конечными результатами и затратами, вариантами реализации. Выбор приходится делать между стоимостью, качеством, сложностью реализации, выбором конкретных исполнителей, надежностью исполнения и т. п. Если требуется высокое качество, проект может оказаться дороже или потребуется привлечение дорогого подрядчика из-за отсутствия необходимого оборудования. Если на проект выделены минимальные ресурсы, проект может иметь больший срок реализации. В ряде случаев из-за отсутствия квалифицированного персонала выбор делается в пользу простого варианта исполнения. Поскольку проект, как правило, характеризуется несколькими различными по характеру показателями, выбор предпочтительного варианта может быть непростым. В самом деле, как определить, какой из вариантов лучше: тот, что несколько дороже, но является более приемлемым по срокам реализации, или, наоборот, тот, что несколько дешевле, но его срок реализации больше? Наиболее просто сделать выбор в пользу проекта, обеспечивающего, например, минимальный срок реализации, или же в пользу проекта с минимальным бюджетом. В ряде случаев выбор предпочтительного варианта производится интуитивно, на основе предшествующего опыта менеджера или сравнения проекта с аналогами.

Основные подходы к реализации проекта определяются в ходе предварительной проработки. Для проведения необходимых расчетов и подготовки документа может потребоваться привлечение экспертов с целью выявления наиболее важных операций проекта, их основных характеристик и показателей. Тем самым уточняются основные ограничения и допущения, являющиеся наиболее существенными в данном проекте.

Обоснование проекта может осуществляться как менеджером, внешним по отношению к проекту, так и менеджером проекта. При подготовке обоснования менеджером проекта существует опасность завышения объемов необходимых ресурсов и времени, что в свою очередь потребует защиты подготовленного обоснования перед независимыми экспертами (проектным комитетом). При подготовке обоснования внешним менеджером существует опасность недостаточно тщательной проработки проекта.