Владимир Первушин - Практика управления инновационными проектами

В управлении проектами принято все процессы управления представлять в виде модели «вход – метод преобразования в выходную информацию – выход». Под входом понимаются документы и документированная информация, являющиеся основанием для реализации процесса. Выход – это результат процесса, т. е. документы и документированная информация, являющиеся результатом процесса. Метод преобразования обеспечивает переработку входной информации в итоговый результат. В этом случае структура процесса подготовки обоснования будет следующей (табл. 3.1).

Для реализации процесса подготовки обоснования выделяют три подэтапа.

1. Подготовительный подэтап:

• уяснение задачи;

• анализ проблемы и «узких мест»;

• определение ресурсов для подготовки обоснования проекта;

• формирование цели проекта;

• назначение руководителя проекта;

• оформление паспорта работы.

Таблица 3.1

Входы и выходы процесса подготовки обоснования

2. Подэтап предварительной проработки:

• выбор способа выполнения работы;

• сбор исходных данных. Выяснение неясных или неизвестных моментов;

• подготовка описания продукта;

• описание критериев успеха;

• описание критериев поставки продукта проекта;

• разработка стратегического плана;

• определение вех проекта.

3. Подэтап подготовки обоснования:

• проведение маркетинговых исследований;

• формирование укрупненной ИСР;

• определение необходимых ресурсов;

• определение стоимости работ по обобщенным показателям;

• определение необходимого персонала;

• определение предварительного перечня подрядчиков;

• определение и анализ рисков проекта и разработка реагирования;

• проведение экономических расчетов;

• разработка укрупненного плана проекта;

• подготовка собственно обоснования;

• подготовка ответа заказчику.

Первый, подготовительный, подэтап – это формализация начала работы: назначение руководителя проекта подготовки обоснования (напомним: выделение этапа, в данном случае этапа подготовки обоснования, означает появление самостоятельного проекта), подписание паспорта проекта, уяснение задачи, назначение ресурсов на подготовку обоснования. Для подписания у вышестоящего руководства паспорта проекта необходимо понять цель проекта, определить, какими силами будет готовиться обоснование, запросить необходимые для этого ресурсы. Все это фиксируется в паспорте проекта, который после утверждения наделяет руководителя проекта правом расходовать выделенные ресурсы и привлекать необходимый персонал.

Второй подэтап посвящен сбору исходных данных и формированию ключевых параметров проекта. Разрабатываются весьма важные для любого проекта, особенно для инновационного, документы, формирующие концепцию реализации проекта, условия его завершения и приемки: описание продукта, стратегический план, критерии поставки (приемки) продукта проекта.

На третьем подэтапе осуществляется обработка полученной информации и подготовка собственно обоснования. В случае необходимости на этом подэтапе проводятся маркетинговые исследования. Осуществляется укрупненное планирование, позволяющее с приемлемой точностью определить крупные пакеты работ, необходимые для их реализации ресурсы, стоимость работ.

Подготовка обоснования является итерационным процессом. Может оказаться, что анализ рисков заставит отказаться от первоначально намеченного стратегического плана и приведет к необходимости разбиения проекта на этапы, поиска других ресурсов, выполнения дополнительных работ или же изменения результата проекта.

Процесс инициации может относиться как ко всему проекту в целом, так и к отдельным его этапам. [7] Project Management Body of Knowledge, Project Management Institute, USA; Ньюэлл Майкл В. Управление проектами для профессионалов. Руководство по подготовке к сдаче сертификационного экзамена; Арчибальд Р. Управление высокотехнологичными программами и проектами. Для процесса подготовки обоснования проекта в понятие процесса инициации мы будем вкладывать следующий смысл: это поручение менеджеру начать подготовку обоснования. Сама инициация занимает относительно небольшой интервал времени, фактически связанный с оформлением документов, например паспорта проекта.

Паспорт проекта, подписанный руководителем организации, является формальным подтверждением инициации подготовки обоснования (или этапа проекта). В паспорте проекта подтверждается разрешение приступить к выполнению проекта, формулируется задание, определяются сроки работы, необходимые ресурсы (в том числе денежные), выделяемые менеджеру проекта. Пример паспорта проекта приведен ниже.

Таким образом, этап обоснования проекта – это этап, когда проект еще не начался и, возможно, даже еще не принято решение начать этот проект. Инициация этапа обоснования означает принятие решения по подготовке этого обоснования, т. е. по подготовке бизнес-плана, ТКП или ТЭО. На этапе реализации проекта инициация означает поручение приступить к реализации проекта. При наличии в проекте крупных этапов инициация может относиться к каждому из этих этапов. Это важно для того, чтобы команда проекта четко фиксировала момент начала проекта или его этапа и понимала, что предыдущий этап и основные работы предыдущего этапа завершены и начинается новый этап работы, для которого следует выполнить все те же шаги или процессы планирования, что выполнялись для предыдущего этапа.

Процесс инициации помогает отделить один проект (или его этап) от другого, формализовать начало работы, означает решение начать проект или следующий этап проекта. Уже это само по себе снижает риски, связанные с нечетким разграничением проектов, использованием ресурсов, отсутствием ответственности.

Поскольку порядок подготовки обоснования в части экономических расчетов хорошо описан во многих руководствах, сосредоточимся на чисто управленческих моментах, позволяющих существенно повысить качество обоснования и тем самым снизить риски ошибок.

Основные ошибки этапа подготовки обоснования связаны с неточностью определения ресурсов, необходимых для реализации проекта, просчетами в составе работ, нечеткостью формулирования целей проекта, недочетами в выборе варианта реализации проекта. Завышение требуемых ресурсов проекта ведет к их перерасходу или «тепличным» условиям работы команды проекта, занижение ресурсов не позволит выполнить проект с необходимым качеством. Нечеткость в выборе варианта реализации проекта (стратегического плана) может привести к несогласованной работе команды или же к реализации варианта, не устраивающего заказчика.