Алексей Гладкий - Компьютер для бухгалтера

В поле Пароль для отключения защиты листавы можете ввести произвольный пароль на снятие устанавливаемой защиты. Для исключения ошибки его придется ввести два раза: первый раз – в поле Пароль для отключения защиты, а второй раз – в диалоговом окне Подтверждение пароля, которое выводится на экран после нажатия кнопки ОК.

Учтите, что восстановление утерянного пароля невозможно. Поэтому обязательно сохраните его в надежном месте, иначе вы можете безвозвратно потерять доступ к защищенным данным.

В поле Разрешить всем пользователям этого листапутем установки соответствующих флажков определяется перечень действий, которые разрешено выполнять на защищенном рабочем листе. Например, можно запретить выполнение любых действий, кроме вставки столбцов и строк, их удаления, вставки гиперссылок, использования автофильтра и т. д. По умолчанию в данном поле установлены флажки выделение заблокированных ячееки выделение незаблокированных ячеек –это означает, что выполнение любых других действий на защищенном рабочем листе будет невозможно.

Режим защиты рабочего листа включается нажатием кнопки ОК. Кнопка Отменапредназначена для закрытия данного окна без включения защиты и сохранения выполненных в нем изменений.

Чтобы снять защиту с рабочего листа, выберите в контекстном меню, вызываемом нажатием правой кнопки мыши на ярлыке листа, команду Снять защиту с листа(она отображается только для защищенных листов вместо команды Защитить лист). При активизации данной команды открывается окно, в котором следует с клавиатуры ввести пароль, установленный при включении защиты рабочего листа, и нажать кнопку ОК. При вводе пароля не стоит забывать, что программа различает регистр символов (прописные либо строчные). Если введен неправильный пароль, то программа выдает соответствующее информационное сообщение.

Если при включении защиты пароль не вводился, то для снятия защиты с рабочего листа просто выполните команду Снять защиту с листа.

Ранее уже шла речь о том, что ячейки можно форматировать по своему усмотрению, в том числе использовать для них разные цвета (см. выше раздел «Форматирование активной ячейки или диапазона»). Помимо улучшения наглядности представления информации, это можно использовать при проведении специфических бухгалтерских расчетов, в частности – когда они должны производиться на основании данных, содержащихся только в определенных ячейках, предварительно выделенных определенными цветами.

Необходимость подобных операций в бухгалтерской практике возникает часто, вот лишь несколько примеров:

• отдельное сложение сумм доходов и сумм расходов;

• раздельный учет выручки от реализации разных видов продукции;

• начисление комиссионного вознаграждения только от сумм, превышающих определенный порог;

• и т. д.

В данном разделе мы узнаем, каким образом можно решать подобные задачи, используя механизм условного форматирования.

Это можно делать с помощью специально созданной пользовательской функции, но такой прием имеет один существенный недостаток: функция не понимает форматирования, которое было применено через механизм условного форматирования. Поэтому мы предложим более универсальный и при этом несложный способ.

Предположим, мы имеем длинный список какихто чисел, находящихся в диапазоне А2:А100. С помощью условного форматирования (напомним, что переход к данному механизму делается на вкладке Главная, где в разделе Стилиследует нажать кнопку Условное форматированиеи выбрать подходящий режим работы) были выборочно помечены только те ячейки диапазона, в которых содержатся значения от 10до 20. Сейчас перед нами стоит задача: необходимо сложить значения во всех ячейках, которые удовлетворяют данному условию, после чего выделить полученный результат с помощью условного форматирования. В данном случае не имеет значения, какое именно форматирование применено в ячейках – нужно лишь знать точный критерий, в соответствии с которым они будут отформатированы. В рассматриваемом примере таким критерием является значение, находящееся в диапазоне от 10до 20.

Для суммирования значений ячеек, удовлетворяющих установленному критерию, удобно использовать функцию СУММЕСЛИ, однако в данном случае возможно указание лишь одного критерия. При наличии нескольких факторов проверки целесообразнее воспользоваться формулой массива.

Ее можно записать следующим образом:

Учтите, что при вводе формул массива нужно нажимать не клавишу Enter, а комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Enter. Это необходимо для того, чтобы программа автоматически заключила формулу в фигурные скобки.

В итоге формула должна принять следующий вид:

Если вы попытаетесь обхитрить Excel и поставите фигурные скобки самостоятельно, то формула функционировать не будет – расстановку скобок программа должна выполнить автоматически. Это одна из распространенных ошибок, часто допускаемых не только начинающими, но и опытными пользователями. Также не стоит забывать, что применение формул массива может привести к замедлению пересчета в Excel. Особенно если эти формулы включают в себя значительное количество ссылок на большие диапазоны.

Существует еще один способ решения поставленной задачи. Сущность его заключается в использовании дополнительного столбца (для примера возьмем столбец В) для ссылки на ячейки, находящиеся в столбце А. Смысл применения этих ссылок состоит в том, что они отобразят результат в столбце В только в том случае, если значение будет соответствовать заранее определенному условию (в нашем примере – находиться в диапазоне от 10 до 20).

Установите курсор в ячейку В1и введите в нее формулу следующего вида:

Затем введите данную формулу в каждую ячейку столбца В до ячейки В100включительно.

Быстро скопировать формулу в расположенные ниже ячейки можно следующим образом. Введите формулу в первую ячейку диапазона, выделите весь диапазон (включая эту ячейку), затем на вкладке Главнаяв разделе Редактированиенажмите кнопку Заполнить(название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши) и в открывшемся меню выберите команду Вниз.