Владимир Пташинский - Эффективное делопроизводство

Диаграмма располагается в отдельном поле, выделенном рамкой. Его можно перемещать по листу Excel, располагая диаграмму в подходящем месте, например справа от таблицы. Таким образом, можно сначала взглянуть на диаграмму, а затем перейти к изучению цифр таблицы, на основе которых она была построена.

В качестве примера рассмотрим таблицу статистики продаж за один и тот же квартал последних трех лет. Таблица достаточно проста, поэтому программа Excel самостоятельно создала правильную гистограмму (рис. 13.12).

Рис. 13.12.Таблица и гистограмма, созданная автоматически

Диаграммы – красивая, но трудоемкая работа, поэтому начальники любят поручать ее своим подчиненным. Excel значительно упрощает процесс построения диаграмм.

Даже выполненная с помощью электронных таблиц бухгалтерская работа – рутинная, поэтому создатели бухгалтерских программ стараются привнести в нее больше цвета. В этом есть и функциональный момент: цвет помогает ориентироваться в данных. В новой версии Excel к пользовательскому интерфейсу добавили возможность произвольно окрасить листы книги Excel. Ориентироваться в них теперь гораздо проще – не нужно читать название, так как для каждого листа можно выбрать определенный цвет. Для этого нужно с помощью кнопки мыши выбрать лист, нажать ее правую кнопку и в появившемся контекстном меню выполнить команду Цвет ярлычка. Вкладки с заголовками листов приобретают многоцветный вид, что поможет быстрее найти нужный лист.

Теперь пользователям доступна более подробная информация о связях с другими книгами Excel. Можно быстро проверять состояние связей, исправлять их, обновлять и разрывать. Для этого предназначены кнопки группы Подключения вкладки Данные.

В практике работы с Excel часто приходится сталкиваться с ситуацией, когда узкий столбец не вмещает данные – вместо них отображаются символы #####, хотя сами данные присутствуют. Это можно исправить, выровняв ширину столбца, но это дополнительные операции, тем более что иногда до окончательного форматирования таблицы нужна просто справка, что хранится в ячейке. Для ее получения нужно установить указатель мыши на определенной ячейке. На экране появится всплывающая подсказка, в которой отобразится содержимое данной ячейки.

В новой версии Excel был полностью изменен пользовательский интерфейс и расширены функциональные возможности средства Найти и заменить. Теперь можно с помощью одной операции производить поиск и замену по всем листам книги, повторно выполнять запросы поиска и производить поиск новых элементов (например, элементов форматирования).

Благодаря усовершенствованным функциям печати автоматизируется выполнение многих задач, например переключение между форматами бумаги Letter и A4, масштабирование, а также предотвращается печать пустых страниц и значений ошибок (#ССЫЛКА!). Эта функция выполняется автоматически при печати.

Рисунки и картинки теперь могут непосредственно использоваться в качестве колонтитулов. Они вставляются при обычной настройке колонтитулов.

Данная функция предотвращает получение неожиданных результатов сортировки, автоматически определяя смешанные списки и сортируя текстовые значения как числа.

При редактировании веб-страницы в Excel теперь доступно больше функций форматирования (например, изменения цвета и шрифта), фильтрации, защиты и проверки данных. Это расширяет возможности пользователей, выполняющих экспорт данных из веб-компонентов Excel.

В Excel реализована функция автоматического восстановления. Пользователь выбирает, как часто должно выполняться автосохранение файлов. При возникновении ошибки восстановленный файл открывается и пользователю предоставляется выбор: отказаться от этого файла, сохранить его вместо первоначального или сохранить в виде отдельного файла.

Программа PowerPoint из пакета Microsoft Office, предназначенная для создания презентаций, позволяет создавать многостраничные презентации, учебные материалы и т. д. Элементы страниц презентации (изображение, текст) могут быть анимированы, что придает презентации красочность. Обычно презентации используются для представления нового продукта, услуги, различных отчетов, учебных мероприятий и т. д.

Возникает вопрос, зачем нужна программа PowerPoint, если любую рекламную или учебную брошюру можно сверстать в программе Word. Во-первых, как уже говорилось, презентации могут содержать анимацию. Во-вторых, в аудитории, насчитывающей несколько сотен человек, гораздо проще установить проектор и продемонстрировать презентацию, чем напечатать и раздать всем брошюры, которые, кстати, многие могут не прочитать. Презентацию можно упаковать в универсальный файловый формат (который открывается без программы PowerPoint), записать на компакт-диск и отправить партнерам или потенциальным клиентам. Красочно и профессионально оформленная презентация убедит партнеров и клиентов значительно лучше, чем коммерческое предложение, отпечатанное в Word (хотя и без него нельзя – данные формы документов дополняют друг друга).

Презентация настолько сложная и необходимая часть бизнеса, что считается искусством. Бесконечное количество учебников и руководств (в основном западных) практически с одним и тем же названием – «Искусство презентации» – заполняют прилавки магазинов деловой литературы. Рынок давно доказал: мало произвести товар или услугу, его надо правильно подать. Даже самые лучшие товары и сервис не будут востребованы, если потребитель не убедится, что это действительно нужные ему предложения.

Роль презентации велика не только в бизнесе, но и при продаже идей – в обучении, науке или формировании общественного мнения.

Презентации необходимы практически во всех сферах деятельности, поэтому и нужна программа для простого составления презентаций PowerPoint. Она позволяет создавать яркие и оригинальные презентации, по сути – слайд-шоу, которые могут как визуально поддерживать выступление докладчика, так и распространяться в качестве самостоятельного информационного продукта.

Далее вы ознакомитесь с правилами составления презентаций, освоите базовые возможности PowerPoint и принципы его использования в работе.