Александр Днепров - Microsoft Access 2007

Если необходимо без дальнейшего просмотра заменить все фрагменты, которые будут найдены в выбранном направлении поиска, нажмите кнопку Заменить все.

5. Для поиска следующего значения, удовлетворяющего заданным условиям, снова нажмите кнопку Найти далее.

6. Для выхода из окна Поиск и заменанажмите кнопку Отмена.

Следующий раздел посвящен сортировке записей в таблице.

Сортировка

Вы можете сделать просмотр записей таблицы более комфортным, если упорядочите их по значениям какого-либо поля. Для этого щелкните кнопкой мыши в любой ячейке столбца и откройте на ленте вкладку Главная. В группе команд Сортировка и фильтр(рис. 2.29) нажмите кнопку

для сортировки по возрастанию или кнопку

для сортировки по убыванию.

Результат сортировки зависит от типа данных поля:

• значения текстовых полей упорядочиваются по алфавиту;

• числа и денежные суммы упорядочиваются по величине;

• даты упорядочиваются в хронологическом порядке;

• при сортировке логических значений по возрастанию первыми следуют истинные значения, при сортировке по убыванию первыми следуют ложные значения.

Рис. 2.29.Группа команд Сортировка и фильтр вкладки Главная

Для полей с типом данных Поле МЕМО, Поле объекта OLE, Гиперссылкаи Вложениесортировка не поддерживается.

Время сортировки в таблице с большим количеством записей значительно сокращается, если для поля был создан индекс (см. подраздел «Индексирование»).

Если вам необходимо упорядочить записи по значениям нескольких полей, выполните следующие действия.

1. Расположите столбцы друг за другом в той последовательности, в которой будет осуществляться сортировка. Например, если в таблице Клиентынеобходимо отсортировать записи по значению поля Рейтинг, а записи с одинаковым рейтингом упорядочить по имени клиента, необходимо поместить столбец Рейтингнепосредственно перед полем Имя.

Для перемещения столбца вначале выделите его, щелкнув кнопкой мыши на его названии, затем повторите операцию, не отпуская кнопку мыши, перетащите столбец в нужное место.

2. Выделите диапазон столбцов для сортировки. Для этого щелкните кнопкой мыши на названии первого столбца, затем нажмите клавишу Shiftи, удерживая ее нажатой, щелкните кнопкой мыши на названии последнего столбца.

3. Откройте на ленте вкладку Главнаяи нажмите кнопку

для сортировки по возрастанию или кнопку

для сортировки по убыванию.

Чтобы созданная сортировка была применена при следующем открытии таблицы, сохраните изменения, нажав сочетание клавиш Ctrl+S.

Далее рассмотрим применение фильтра для отбора записей таблицы.

Фильтрация

Для выборочного отображения записей таблицы служат фильтры. Фильтр содержит условия отбора записей: в результате применения фильтра в таблице отображаются только те записи, которые удовлетворяют условиям, остальные записи скрыты.

В программе Access предусмотрены следующие типы фильтров:

• простой фильтр и фильтр по выделению обеспечивают отбор записей по значениям одного столбца;

• фильтр по форме позволяет отбирать записи по значениям нескольких столбцов;

• расширенный фильтр позволяет использовать сложные условия отбора.

Простой фильтр и фильтр по выделенному легко создать, однако фильтр по форме предоставляет более гибкие возможности отбора записей. Расширенный фильтр имеет много общего с запросом на выборку (см. гл. 5).

Создание фильтров каждого типа будет обсуждаться в последующих подразделах.

Если вы желаете использовать однажды созданный фильтр при следующем открытии таблицы, необходимо разрешить сохранение фильтров. Для этого выполните следующие действия.

1. Перейдите в режим конструктора (кнопка Режимвкладки Главная).

2. На вкладке Конструкторнажмите кнопку Страница свойств.

3. В появившемся окне свойств таблицы (см. рис. 2.24) щелкните кнопкой мыши на значении свойства Фильтр при загрузке. Нажмите кнопку

справа от значения свойства и выберите из списка значение Да.

4. Сохраните изменения, нажав сочетание клавиш Ctrl+S.

5. Вернитесь в режим таблицы (кнопка Режимвкладки Главнаяили вкладки Конструктор).

Теперь, когда для свойства Фильтр при загрузкеустановлено значение Да, для сохранения фильтра после создания или изменения достаточно нажать сочетание клавиш Ctrl+S. Сохраненный фильтр будет доступен при следующем открытии таблицы.

Для управления фильтрами служит группа команд Сортировка и фильтрвкладки Главная(см. рис. 2.29). Чтобы включить или отключить созданный фильтр, нажмите кнопку Применить фильтр. Чтобы удалить фильтр, нажмите кнопку Дополнительнои в появившемся меню выберите пункт Очистить все фильтры.

Приступим теперь к созданию фильтров. Вначале рассмотрим создание простейших фильтров.

Простой фильтр содержит условие на значение одного столбца. Создание простого фильтра заключается в выборе одного из встроенных критериев отбора (набор критериев зависит от типа данных столбца). В таблице можно применить одновременно несколько простых фильтров, каждый для своего столбца.

Фильтр по выделенному полностью аналогичен простому фильтру и отличается только способом создания.

Если вы хотите создать простой фильтр, выполните следующие действия.

1. Щелкните кнопкой мыши в любой ячейке столбца.

2. На вкладке Главнаянажмите кнопку Фильтр. На экране появится окно сортировки и фильтрации (рис. 2.30).

3. Создать условие отбора можно одним из двух способов:

• в перечне всех значений поля снимите флажок Выделить все. Затем установите флажки для тех значений поля, которые необходимо включить в фильтр. Нажмите кнопку ОК. В результате будут отобраны те записи, в которых значение поля совпадает с одним из значений, отмеченных флажком;

• щелкните кнопкой мыши на пункте меню, расположенном непосредственно над перечнем значений: в зависимости от типа данных этот пункт может называться Текстовые фильтры, Числовые фильтрыили Фильтры дат. В подменю выберите один из встроенных фильтров (рис. 2.31), затем, следуя появляющимся на экране инструкциям, введите константы, с которыми будут сравниваться значения поля. Например, если для числового поля выбирается встроенный фильтр Между, программа Access предлагает ввести нижнюю и верхнюю границу интервала значений.