Александр Днепров - Microsoft Access 2007

Итак, вы научились создавать фильтры всех четырех типов. Теперь рассмотрим последнюю в этой главе операцию, выполняемую с таблицей, – распечатку таблицы на принтере.

Печать таблицы

Если вам нужно вывести таблицу на печать, откройте ее в режиме таблицы, нажмите кнопку Officeв левом верхнем углу главного окна и в появившемся меню выберите пункт Печать.

На экране появится окно Печать. В этом окне выберите принтер, с помощью которого нужно напечатать таблицу, и укажите параметры печати. Перечень этих параметров зависит от модели принтера. Нажмите кнопку ОК, чтобы запустить печать таблицы.

Более подробные сведения о печати документов приведены в справочной системе Windows ( Пуск? Справка и поддержка, раздел Печать и факс).

В этой главе вы узнали, как построить базу данных в программе Access: создать таблицы, создать поля таблиц, настроить свойства полей, определить ключевые поля, установить связи между таблицами. Освоены все операции, выполняемые с таблицей, в том числе ввод и редактирование, сортировка и фильтрация данных. Полученные знания и навыки пригодятся вам и в дальнейшем при работе с другими компонентами базы данных, в частности запросами.

Далее объектом изучения станут формы ввода данных. Их созданию и использованию посвящена следующая глава.

Создание новой формы

Изменение существующей формы

Печать формы

Работа с формой

Резюме

Формой называется объект базы данных, используемый для просмотра, ввода или изменения данных. По сравнению с ручным вводом данных, интерфейс, основанный на формах, позволяет автоматизировать процесс путем добавления в форму функциональных элементов, ввести проверку данных, настроить представление данных для просмотра. Грамотно созданная форма ускоряет работу с базой данных и делает ее схожей с уже привычной для пользователя работой с окнами Windows. В Microsoft Office Access 2007 созданы новые средства создания и изменения форм, которые и будут рассмотрены в данной главе.

Microsoft Office Access 2007 предоставляет разнообразные способы создания форм в зависимости от необходимой функциональности и сложности. Можно создавать следующие виды форм:

• обычная форма с помощью инструмента Форма;

• разделенная форма с помощью инструмента Разделенная форма;

• обычная форма с помощью инструмента Несколько элементов;

• обычная форма с помощью мастера форм;

• пустая форма.

Кроме того, уже созданная форма может быть доработана в режиме конструктора, где в нее могут быть добавлены элементы управления.

Детально рассмотрим каждый способ создания форм, используя для примеров учебную базу данных Отдел продаж.

Для начала изучите наиболее простые способы создания форм, когда большую часть работы за вас выполняет программа Microsoft Office Access 2007.

Создание формы с помощью инструмента Форма

Самый простой способ создания формы – это использование инструмента Форма.

1. Откройте базу данных Отдел продаж.

2. В области переходов щелкните кнопкой мыши дважды на названии таблицы Клиенты, чтобы открыть таблицу.

3. Перейдите на вкладку Созданиеи в группе Формыщелкните кнопкой мыши на инструменте Форма

Автоматически созданная форма отобразится в режиме макета (рис. 3.1).

Рис. 3.1.Автоматически созданная форма

Форма содержит все поля из таблицы Клиентыи отображает первую запись из таблицы. Кроме того, так как существует таблица Заказы, связанная с таблицей Клиентыотношением «один ко многим», в форму добавлена та часть таблицы Заказы, записи которой относятся к выбранному клиенту. Однако в случае существования нескольких таблиц, связанных с выбранной отношением «один ко многим», они не добавляются на форму, чтобы не загромождать ее.

4. Закройте форму. Перед закрытием появится окно запроса о сохранении формы.

5. Нажмите кнопку Да. Появится окно Сохранение(рис. 3.2).

6. Введите имя для макета формы (например, Клиенты). Нажмите кнопку ОК.

Вы создали самую простую форму, но даже она обладает основными функциями формы, позволяющими вводить и редактировать данные. Кроме того, любая форма, даже созданная таким простым путем, может быть доработана в режиме конструктора.

Создание разделенной формы с помощью инструмента Разделенная форма

Разделенная форма – это форма, разделенная на две части: представление данных в виде формы и представление тех же данных в виде таблицы. Разделенные формы являются нововведением Microsoft Office Access 2007.

Разделенная форма создается так же легко, как и простая.

1. Откройте учебную базу данных Отдел продаж.

2. В области переходов щелкните дважды кнопкой мыши на названии таблицы Клиенты, чтобы открыть таблицу.

3. Перейдите на вкладку Созданиеи в группе Формынажмите кнопку Разделенная форма.

Автоматически созданная форма отобразится в режиме макета (рис. 3.3).

Оба представления связаны с одним источником данных, поэтому они всегда синхронизированы. При выделении поля в одной части формы оно выделится и в другой. Необходимые действия с записями можно производить в том представлении, в котором удобнее. Например, поиск записей может осуществляться в табличном представлении, а редактирование – в представлении формы.

4. Сохраните макет формы под названием Разделенная форма Клиенты.

Создание формы с помощью инструмента Несколько элементов

До сих пор вы создавали формы, в которых открывалась только одна запись. Но ограничения по количеству записей для формы не существует. Чтобы создать форму, которая будет содержать несколько записей, выполните следующие действия.

1. Откройте учебную базу данных Отдел продаж.

2. В области переходов дважды щелкните кнопкой мыши на названии таблицы Клиенты.

3. Перейдите на вкладку Созданиеи в группе Формынажмите кнопку Несколько элементов.

Автоматически созданная форма отобразится в режиме макета (рис. 3.4).

4. Сохраните форму под названием Форма с несколькими записями Клиенты.

С первого взгляда непонятно, зачем создавать такую форму, которая практически не отличается от таблицы. Но в следующих разделах вы узнаете, как добавлять к формам графические элементы, элементы управления, а значит, и как расширить функциональность данной формы.