Александр Днепров - Microsoft Access 2007

Практически всегда в качестве первичного ключа используется специальное поле, содержащее номер записи (например, поле Номер (ID)в таблице Клиенты). Программа Access присваивает записям номера автоматически и гарантирует уникальность номеров.

Вторичным ключом называется поле дочерней таблицы, содержащее значения первичного ключа родительской таблицы. Например, поле Клиентв таблице Заказыявляется вторичным ключом. Таким образом, связи между таблицами организуются с помощью ключевых полей.

Теперь, когда вы познакомились с основными элементами таблиц, можно приступать к разработке структуры собственной базы данных.

Как и построение здания, построение базы данных начинается с проектирования. Чтобы понять, какая структура базы будет для вас наиболее удобной и полезной, следуйте нижеприведенным этапам проектирования.

1. Для начала необходимо выяснить, каково назначение базы данных и какую информацию необходимо получать из базы. Составьте список типичных запросов к базе данных:

• список ваших клиентов с контактными данными;

• список заказов конкретного клиента;

• список всех заказов за определенный период;

• какие товары в каком количестве были заказаны за определенный период и т. д.

2. Выделите из этого набора классы объектов, о которых нужно будет получать информацию из базы данных. Объекты каждого класса будут храниться в отдельной таблице, и вы тем самым получите список таблиц будущей базы данных. В примере из предыдущего пункта целесообразно выделить следующие классы: клиенты, заказы и товары. Таким образом, в базе данных будет три таблицы.

3. Выпишите интересующие вас атрибуты объектов каждого класса. Например, для каждого клиента необходимо хранить в базе его имя (или название организации) и контактную информацию, для товара – наименование и цену. В результате вы получите список полей каждой таблицы (рис. 1.1). Учтите, что в таблице должен быть первичный ключ, и добавьте в каждую таблицу дополнительное поле – уникальный номер записи.

Таким образом, были перечислены атрибуты и установлены связи между таблицами. Например, если в таблице заказов есть поля Товари Клиент, содержащие код товара и номер клиента, то таблица Заказыссылается и на таблицу Товары, и на таблицу Клиенты.

Рис. 1.1.Структура данных

Итак, вы разработали предварительную структуру данных – предварительную, поскольку в процессе работы структура может изменяться, например появятся новые поля или даже таблицы. Определившись со структурой, можно приступать к построению базы данных в Microsoft Access.

Теперь, когда вы уже знаете, какие таблицы и столбцы должна содержать ваша будущая база, вы готовы перейти непосредственно к работе с программой Access. Перед вами открывается все многообразие возможностей Access. С чего начать? Как не запутаться в сотнях команд, не погрязнуть в технических подробностях?

Примерная последовательность действий, описанная ниже, поможет вам сориентироваться, на каком этапе работы с базой данных вы находитесь в данный момент и какие инструменты Access вам на этом этапе нужны. Таким образом, вы постепенно освоите все те средства, которые потребуются для создания именно вашей базы данных, и вам не придется изучать лишнюю информацию.

Итак, если вы создаете базу данных «с нуля», вам предстоит выполнить следующие операции.

1. Создание базы данных или открытие уже созданной (см. разд. «Приступим к работе»).

2. Создание таблиц, настройка полей таблиц и связей между таблицами. Об этом описывается в гл. 2.

3. Заполнение таблиц информацией. Вы можете вводить данные вручную в режиме редактирования таблицы (см. гл. 2), создать форму для ввода данных (см. гл. 3) или импортировать данные из внешних источников (см. гл. 4).

4. И, наконец, получение информации из базы данных – то, ради чего она и создавалась. Для поиска, отбора, сортировки и агрегации данных вы можете создать запросы (см. гл. 5), для наглядного представления данных – отчеты (см. гл. 7).

Теперь перейдем к практическим действиям и рассмотрим первый этап работы с базой данных – ее открытие или создание.

В этом разделе вы узнаете, как запустить программу Microsoft Access, а затем открыть или создать базу данных.

Запуск Access

Для запуска программы Microsoft Access 2007 можно использовать любой из стандартных для Windows способов.

• Нажмите кнопку Пуск, в меню выберите последовательно пункты Все программы? Microsoft Office? Microsoft Office Access 2007.

• Дважды щелкните кнопкой мыши на ярлыке программы на рабочем столе или в панели быстрого запуска.

• Дважды щелкните кнопкой мыши на файле существующей базы данных. Сразу после запуска эта база данных будет открыта для работы.

При запуске появляется начальное окно Access (рис. 1.2), которое позволяет быстро перейти к работе с конкретной базой данных.

Рис. 1.2.Начальное окно Microsoft Access 2007

Теперь необходимо определиться, с какой базой данных вы будете работать. Каждая база данных хранится в файле с расширением ACCDB. В этом файле также хранятся все отчеты, запросы, формы ввода данных и другие документы, созданные для этой базы.

Открытие существующей базы данных

Если база данных уже была создана, то ее можно открыть, щелкнув кнопкой мыши на ее названии в области Открыть последнюю базу данных(эта область расположена в правой части начального окна Access, как показано на рис. 1.2).

Если нужной базы данных нет в списке, щелкните на ссылке Другие. На экране появится стандартное окно Windows для открытия файла. В этом окне выберите файл базы данных и нажмите кнопку Открыть.

Кроме того, вы можете воспользоваться кнопкой

в левом верхнем углу окна, в появившемся меню выбрать пункт Открыть, а затем выбрать файл в стандартном окне Windows.

Если в открываемой базе данных программа Access обнаружит потенциально опасное содержимое, то под лентой (кнопочным меню) возникнет панель сообщений с предупреждением: Часть содержимого базы данных отключена. Чтобы открыть содержимое базы данных полностью, в том числе заблокированную часть, нажмите кнопку Параметрыпанели сообщений. В появившемся окне Параметры безопасности Microsoft Officeустановите переключатель в положение Включить это содержимоеи нажмите кнопку ОК.