Александр Днепров - Microsoft Access 2007

18. Для завершения работы мастера вам осталось нажать кнопку Закрыть.

Импортировать можно не только данные из текстовых форматов. Вы также можете импортировать информацию из других распространенных форматов хранения баз данных. О том, какие форматы поддерживаются программой Microsoft Access 2007, вы узнаете в следующем разделе.

Импорт данных других распространенных форматов

Данные других форматов можно связать или, как сказано выше, импортировать. Для этого применяются следующие действия.

1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для импорта в нее данных из текстового файла. При выполнении импорта в новую базу данных нажмите кнопку Office, из появившегося списка выберите пункт Создатьи для создания новой базы данных нажмите кнопку Новая база данных. Новая база данных не содержит форм, таблиц, отчетов.

2. Перейдите на вкладку Внешние данные(см. рис. 4.1).

3. Если вы хотите связать или импортировать данные определенного формата, следует нажать соответствующую кнопку в группе Импорт: XML-файл; Список SharePoint; Дополнительно– для импортирования или связывания с данными других форматов (рис. 4.13).

Выберите нужный формат в меню:

• База данных ODBC– импортирует базу данных в формате ODBC (например, базу SQL Server) или связывается с этой базой данных;

• Документ HTML– импортирует веб-страницу или другой документ в формате HTML или связывается с файлом этого формата;

• Папка Outlook– импортирует почтовую папку программы Microsoft Outlook или связывается с этой папкой;

• Файл dBase– импортирует базу данных в формате dBase или связывается с этой базой данных;

• Файл Paradox– импортирует базу данных в формате Paradox или связывается с этой базой данных;

• Файл Lotus 1-2-3– импортирует базу данных в формате Lotus или связывается с этой базой данных.

4. Затем импортируйте данные с помощью уже знакомого вам мастера импорта.

В Microsoft Access 2007 можно экспортировать те форматы данных таблиц, которые здесь же можно импортировать. Иными словами, экспортироваться могут таблицы Excel, текстовые файлы, веб-страницы и данные других форматов. Практически всегда возможен экспорт параметров форматирования выбранных объектов. Это все будет описано далее. Рассмотрим экспорт баз данных Access 2007 из одной в другую.

Экспорт данных из одной базы Access в другую

Экспортировать можно структуру таблицы с данными либо просто структуру таблицы без данных, отчеты, макросы, формы, запросы, модули. При этом создается копия экспортируемого объекта в той базе данных, куда выполняется экспорт. Учтите, что нельзя экспортировать часть объекта (выделенные поля, записи), запросы в виде таблиц, спецификации импорта и экспорта, строки меню и панели инструментов, отношения между таблицами. Если вы экспортируете несколько объектов в другую базу данных, откройте конечную базу данных и импортируйте эти объекты.

Для экспорта объекта из одной базы данных Access 2007 в другую необходимо выполнить следующее.

1. Откройте желаемую для экспорта исходную базу данных Microsoft Access 2007. При выполнении экспорта в новую базу данных выберите нужный объект в области переходов.

2. Щелкните кнопкой мыши на вкладке Внешние данные(см. рис. 4.1).

3. Нажмите кнопку Дополнительнов группе Экспорти в раскрывшемся меню выберите пункт База данных Access(рис. 4.14).

Рис. 4.14.Меню выбора формата экспорта

4. Появится окно мастера экспорта, в котором вы можете выбрать целевой файл сохранения объекта базы данных, который будете экспортировать (рис. 4.15).

5. В поле Имя файлапо умолчанию указано, что база данных находится в папке Мои документы. Введите полное имя файла исходной базы или выберите базу вручную. Нажмите кнопку Обзори в появившемся окне Сохранение файлавыберите папку, в которой находится база данных. Выберите нужный файл искомой базы и нажмите кнопку Сохранить.

6. Затем в окне мастера экспорта нажмите кнопку ОК, чтобы перейти на следующий шаг (рис. 4.16).

7. Если вы хотите сохранить объект экспорта под другим именем, поменяйте название в текстовом. Также установите переключатель в одно из положений: Структура и данные(экспортировать структуру и данные таблицы) или Только структура(экспортировать только структуру).

8. Далее можете нажать кнопку ОКдля выполнения экспорта. Однако если имя экспортируемого объекта будет совпадать с объектом конечной базы, то вам предложат либо заменить объект (нажмите на кнопку Да), либо возвратиться в окно мастера экспорта, то есть изменить имя объекта (нажмите кнопку Нет, а после изменения имени нажмите кнопку ОК). В случае проблем на экран выведется сообщение об ошибках. Если все завершилось без ошибок, то появится следующее окно мастера экспорта (рис. 4.17).

9. Вы можете установить флажок Сохранить шаги экспорта, чтобы в следующий раз не вызывать мастер экспорта, а быстро повторить операцию. После выполнения указанных действий нажмите кнопку Закрыть.

В следующем разделе будет сделан акцент на детальное изучение экспорта объектов базы данных Access 2007 в рабочую книгу Microsoft Excel.

Экспорт объектов базы данных Access 2007 в книгу Excel

Для экспорта данных в книгу Microsoft Excel из базы данных Access 2007 нужно выполнить следующее.

1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для экспорта из нее данных в рабочую книгу Excel. Щелкните кнопкой мыши на вкладке Внешние данные(см. рис. 4.1).

2. На вкладке показаны группы Импорт, Экспорт, Сбор данных. Нажмите кнопку Excelв группе Экспорт. В результате появится окно мастера экспорта (рис. 4.18).

3. В поле Имя файлавведите полное имя файла объекта исходной базы или выберите объект вручную. Нажмите кнопку Обзори в появившемся окне Сохранение файлавыберите папку, в которой находится объект базы данных (рис. 4.19).

В раскрывающемся списке Тип файлавы можете выбрать любой из следующих форматов сохранения объекта: