Александр Днепров - Microsoft Access 2007

• Только структура– из выбранных ранее таблиц исходной базы импортируется, как вы уже поняли, только структура таблиц без данных.

12. Для полноценного импорта данных установите переключатель в положение Структура и данные. В группе Импорт запросовустановите переключатель в одно из следующих положений:

• Как запросов– происходит импорт запросов в виде запросов из исходной базы, но нужны таблицы, связанные с запросом исходной базы данных;

• Как таблиц– происходит импорт запросов в виде таблиц, без импорта связанных с запросом таблиц исходной базы.

13. Чтобы запросы импортировались как запросы, установите переключатель в положение Как запросов.

14. Для импорта выбранных объектов из исходной базы с настройками параметров необходимо нажать кнопку OК. Окно Импорт объектовзакроется, и появится окно мастера импорта, которое отобразит результаты импорта и выведет сообщения об ошибках, если таковые имеются (рис. 4.5). Если вы копируете из исходной базы данных объект с именем, аналогичным имени, существующему в настоящей базе, то Microsoft Access 2007 не заменяет этот объект, а копирует с добавлением числа в конце имени. Например, к имеющемуся объекту Товарыдобавляется объект Товары1.

15. Вы можете установить флажок Сохранить шаги импорта, чтобы в следующий раз не вызывать мастер импорта, а быстро провести повтор операции импорта. После выполнения указанных процедур нажмите кнопку Закрыть– окно мастера импорта закроется, и вы в области перехода сможете увидеть импортированные вами объекты. Импорт данных из книги Microsoft Excel в базу данных Microsoft Access 2007 мы рассмотрим ниже.

Импорт данных из книги Excel

Для импорта данных и связей из книги Microsoft Excel в базу данных Access 2007 нужно выполнить следующее.

1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для импорта в нее данных из книги Excel. При выполнении импорта в новую базу данных нажмите кнопку Office, выберите пункт Создатьи для создания новой базы данных нажмите кнопку Новая база данных. Новая база данных не содержит форм, таблиц, отчетов.

2. Выберите вкладку Внешние данные.

3. На вкладке показаны группы Импорт, Экспорт, Сбор данных. Наведите указатель мыши на кнопку Excelв группе Импорти нажмите ее. В результате появится окно мастера импорта.

4. Укажите в текстовом поле Имя файланазвание файла Excel и его путь или воспользуйтесь кнопкой Обзор, чтобы найти необходимый файл Excel с помощью проводника. Выберите нужный файл, нажмите кнопку Открыть(рис. 4.6).

Рис. 4.6.Окно Открытие файла

5. Для связывания с выбранной книгой Excel установите переключатель в положение Создать связанную таблицу для связи с источником данных.

6. Выберите одно из положений переключателя: Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных(создается новая таблица с импортированными данными из книги Excel) или Добавить копию записей в конец таблицы(данные из книги Excel импортируются в существующую таблицу). Допустим, вы хотите получить новую таблицу, поэтому установите переключатель в положение Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данныхи нажмите кнопку OК. На экране появится окно мастера импорта (рис. 4.7).

7. Вам предложено выбрать лист из импортируемой книги Excel. В поле Образцы данных для листабудут показаны данные, которые вы хотите импортировать. Причем импортировать можно только данный лист рабочей книги, для импорта других листов операцию следует повторить. Для выбора листов щелкните на их названиях кнопкой мыши.

8. Если вы хотите импортировать данные из именованного диапазона, установите переключатель в положение Именованные диапазоныи выберите название нужного диапазона.

9. Затем нажмите кнопку Далее, на экране появится следующий шаг мастера импорта.

10. Чтобы использовать заголовки из первой строки таблицы Excel (если они есть) в качестве имен полей таблицы, установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов. Нажмите кнопку Далее, на экране появится следующий шаг мастера (рис. 4.8).

В группе Описание полявы можете настроить параметры каждого столбца, последовательно выбирая в таблице, расположенной в нижней части окна мастера:

• Имя поля– следует ввести название выбранного столбца;

• Тип данных– выберите тип данных для выделенного столбца, раскрыв список;

• Индекс– выберите следующие параметры индексации поля: Нет– поле не индексируется; Да (Допускаются совпадения)– поле индексируется с допуском на совпадения; Да (Совпадения не допускаются)– поле индексируется без допуска на совпадения;

• Не импортировать (пропустить) поле– нажмите для пропуска к импорту выделенного поля.

11. В качестве примера выполните следующее: в поле имя полявведите Код, в раскрывающемся списке индексвыберите пункт Да (Совпадения не допускаются), а в открывающемся списке тип данныхукажите параметр Числовой.

12. Повторите операцию для всех полей, которые вы хотите импортировать. Если вы не хотите импортировать какое-либо поле в базу данных, установите флажок не импортировать поле.

13. При нажатии кнопки Далеепоявляется следующий шаг мастера импорта (рис. 4.9).

В окне вам предлагается выбрать варианты задания ключа в новой таблице.

• Автоматически создать ключ– ключ таблицы, создается автоматически.

• Определить ключ– ключом будет поле таблицы указанное вами, то есть выделенное в данный момент. Для выбора другого поля откройте список и выберите нужный вариант.

• Не создавать ключ– ключевое поле не будет создаваться в импортируемой таблице.

14. Установите переключатель в положение определить ключи укажите поле Кодв качестве ключевого, воспользовавшись раскрывающимся списком.

15. Снова нажмите кнопку Далее, и на экране появится следующий шаг мастера импорта (рис. 4.10).

16. В поле Импорт в таблицувы можете ввести название вашей таблицы для импорта, по умолчанию используется имя листа электронной таблицы.