Александр Днепров - Microsoft Access 2007

9. Нажмите кнопку ОК. Для просмотра запроса нажмите кнопку Выполнитьна вкладке Конструктор. Вы увидите следующее (рис. 5.11).

В окне представлен результат выполнения запроса – поле Адресиз таблицы Клиенты. Поле Телефонна экране не выводится, так как вы сняли флажок Вывод на экран. Создание запроса с помощью конструктора занимает больше времени, но предоставляет значительно больше возможностей.

Создание запроса из фильтра

Фильтр является набором условий, позволяющих отбирать подмножество записей или сортировать их. Как и в запросах на выборку, фильтры извлекают подмножества записей из базовой таблицы или запроса. Между фильтрами и запросами на выборку существуют некоторая связь, то есть запрос можно сохранить в виде фильтра, а фильтр использовать для создания нового запроса.

Попробуем разобраться с созданием запроса на основе фильтра.

1. Откройте нужную базу данных. В области переходов щелкните кнопкой мыши на нужной таблице.

2. Перейдите на вкладку Главная.

3. В группе элементов Сортировка и фильтрнажмите кнопку Параметры расширенного фильтра, чтобы открыть список доступных пунктов. Выберите пункт Расширенный фильтр. Измените существующий или создайте новый фильтр.

4. На вкладке Главнаяв группе Сортировка и фильтрнажмите кнопку Применить фильтр.

5. Вы можете изменить условия фильтра, если вас не устраивают записи таблицы. После выполнения процедуры вы можете сохранить фильтр в виде запроса, возвратившись в окно Конструктора фильтра. Перейдите на вкладку Главная. Нажмите кнопку Параметры расширенного фильтра, расположенную в группе Сортировка и фильтр. В открывшемся меню выберите команду Сохранить как запрос. На экране появится окно, в котором вы можете ввести имя нового запроса (рис. 5.12).

6. Введите имя запроса в поле Имя запросаи нажмите кнопку ОК. В результате вы получите запрос к базе данных. Как видите, создание запросов в Microsoft Access 2007 проходит довольно быстро и не вызывает сложностей. Но это еще не все: созданные запросы можно модифицировать, о чем и будет рассказано в следующем разделе.

Запрос, сохраненный в базе данных Microsoft Access 2007, можно изменять. У вас есть возможность корректировать имя запроса, править его текст в формате SQL, а также редактировать запрос в конструкторе запросов. Ниже представлены несколько наиболее распространенных действий, производимых над запросами.

Переименование запроса

Переименовать запрос можно, выполнив следующие команды.

1. Откройте запрос, сохраненный в базе данных Microsoft Access 2007.

2. Правой кнопкой мыши щелкните на имени запроса в области переходов и в появившемся контекстном меню выберите команду Переименовать.

3. Теперь переименуйте имя запроса и затем нажмите клавишу Enter.

Правка запроса в конструкторе

Используя бланк запроса в режиме конструктора, модифицировать существующий запрос можно следующими способами.

• Удалить таблицу из запроса можно, если выделить ее в запросе и нажать клавишу Delete.

• Удалить поле таблицы можно, выделив желаемый столбец с помощью области выделения столбцов (серая полоска над столбцами) и затем нажав клавишу Delete.

• Изменить порядок следования полей можно следующим образом: выделите поле или несколько полей и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите их на нужное место, затем отпустите кнопку мыши.

• Условия отбора записей из базовой таблицы указываются в строках Условие отбораи Или. Данными условиями могут являться любые логические выражения. Существуют условия, которые находятся в одной строке, но в разных столбцах бланка, такие условия объединяются по логическому оператору AND (И). Чтобы объединить условия по логическому оператору OR (ИЛИ), нужно объединить данные условия в разных строках бланка запроса.

Строка Сортировкапомогает установить порядок сортировки записей в запросе. Для поля, записи которого вы хотите сортировать, выберите из списка порядок сортировки: По убываниюили По возрастанию. Если в запросе вам нужно отсортировать записи по нескольким полям, разместите эти поля слева направо.

Если вы хотите изменить имена полей запроса, то это можно сделать в режиме конструктора. Чтобы переименовать поле, вам нужно в бланке запроса установить текстовый курсор перед первой буквой его имени, после чего ввести новое имя, а также символ двоеточия. Если вы измените имя поля в бланке запроса, в отчете оно также изменится.

В бланке запросов вы также можете изменить ширину столбцов. Это можно сделать, перетаскивая границу столбца или два раза щелкнув кнопкой мыши на линии границы. Причем данное изменение производится только в бланке запросов.

Теперь рассмотрим вышесказанное на примере. Выполните следующие действия, чтобы модифицировать запрос с помощью конструктора.

1. Откройте базу данных, которая содержит нужный запрос.

2. Выбранный запрос откроется в режиме таблицы, если вы щелкнете кнопкой мыши на имени запроса в области переходов.

3. Перейдите на вкладку Главнаяи в группе Режимыщелкните кнопкой мыши на стрелке под кнопкой Режимы. После этого появится меню, в котором нужно выбрать команду Конструктор(рис. 5.13).

Рис. 5.13.Меню для выбора режима

4. На экране появится бланк запроса.

Теперь осталось изменить запрос. Вы можете выполнить любые действия.

• Добавить в бланк запроса как минимум одно поле таблицы, нажав при этом в строке Полесвободную ячейку. Раскрыв список полей таблицы, выберите необходимое имя поля. Данную операцию следует повторить для всех полей таблицы, которые вы желали бы добавить в бланк запроса.

• В результате набора данных при необходимости скрыть или отобразить значение поля таблицы (флажок в строке Вывод на экраннеобходимо снять или установить соответственно). Значение поля не отображается, если флажок под названием поля в бланке запроса снят.

• Сортировку данных поля таблицы можно выполнить следующим образом: щелкните кнопкой мыши на ячейке строки Сортировкапод названием необходимого вам поля, раскройте список сортировок, после чего выберите нужный вариант: по возрастанию, по убыванию, отсутствует.

• Задать условие для нужных полей таблицы. Для этого в ячейках строки Условиевведите требуемые значения. Используя строки без подписи или строку Или, можно создать для одного поля таблицы друг друга исключающие условия.