Александр Днепров - Microsoft Access 2007

5. Например, модифицируйте запрос с именем Клиенты Запрос. В этом запросе отображались поля Имена, Телефоны, Адресатаблицы Клиенты. Модифицируйте его, добавляя колонку Рейтинги выполняя сортировку строк по последнему.

6. В строке Полещелкните кнопкой мыши на незаполненной ячейке после названия Адрес, выберите в списке название Рейтинг.

7. Снимите флажок Вывод на экрандля поля Рейтинг.

8. Щелкните кнопкой мыши на параметре Сортировкаполя Рейтинг. На экране появится список доступных вариантов сортировки. Выберите вариант По возрастанию, бланк запроса изменится (рис. 5.14).

9. Для сохранения запроса нажмите кнопку Сохранить. Чтобы увидеть сохраненное, щелкните кнопкой мыши на вкладке Конструктор, а затем нажмите кнопку Выполнить. Отобразится измененный запрос (рис. 5.15).

Далее будет рассмотрено изменение исходного запроса способом правки запроса в SQL-редакторе.

Правка в режиме SQL

Правка текста в режиме SQL – это один их самых сложных вариантов, с какими приходится сталкиваться пользователю, но он дает самые широкие возможности, которые недоступны в других режимах. В качестве примера осуществим правку SQL-запроса с именем Клиенты Запрос.

Выполните следующее.

1. Откройте базу данных Access 2007, которая содержит нужный запрос.

2. Запрос, который вы выбрали, откроется в режиме таблицы, если вы щелкнете кнопкой мыши на имени запроса в области переходов.

3. Далее нужно переключиться режим SQL. Для этого перейдите на вкладку Главная, после чего в группе Режимыщелкните кнопкой мыши на стрелке под кнопкой Режим, где вы сможете выбрать Режим SQL(см. рис. 5.13). После этого в SQL-редакторе откроется текст запроса, который вы сформировали ранее (листинг 5.1).

4. Теперь вы можете изменить текст запроса вручную.

• Если вы хотите в результате набора данных скрыть или отобразить поле таблицы, то в строке SELECT удалите или же добавьте название данного поля. Значение какого-либо поля не отображается при условии, что название этого поля таблицы отсутствует в строке SELECT.

• Сортировку данных по одному или нескольким полям таблицы можно выполнить, указав эти поля в строке под название ORDER BY. Если же вы хотите отсортировать данные поля по убыванию, то вам придется подставить слово DESC после названия поля.

• Иногда задают условия отбора для одного или нескольких полей таблицы. Чтобы это сделать, необходимо ввести условия в строке WHERE. Как и в примере с конструктором, когда вы хотите задать несколько взаимоисключающих условий, вам нужно использовать оператор OR. Если же нужно обозначить отрицание, введите оператор NOT. Используя логический оператор AND, вы можете сделать так, чтобы условия выполнялись одновременно.

5. Теперь внесите некоторые изменения в выбранный запрос. Пусть поле Имявыводится первым, а Телефоны– вторым. Поменяем местами имена полей Имяи Телефоныв строке SELECT.

6. Чтобы сохранить выполненное изменение, на панели быстрого доступа нажмите кнопку Сохранить.

7. Щелкните кнопкой мыши на вкладке Конструктор, а затем нажмите кнопку Выполнить. Вы можете увидеть результат измененного запроса (рис. 5.16).

Рис. 5.16.Результат измененного запроса

Ниже будут рассмотрены методы создания сложных запросов.

С помощью сложных запросов можно выполнить следующее.

• Представить данные из нескольких связанных таблиц в виде одной.

• Выбрать данные по заданному пользователем условию.

• Создать пользовательские поля запроса, значения которых будут основываться на нескольких полях таблицы.

• Отобрать некоторые записи из таблиц с помощью какого-либо условия.

Запросы с вычисляемыми полями

В таблицах сведений об учениках какой-либо школы можно хранить фамилии, имена, адреса, но не их возраст, так как он меняется с каждым годом. В таком случае достаточно хранить их дату рождения. Возраст школьников можно будет легко получить через запрос, создаваемый пользователем. При создании запроса у вас есть возможность создавать дополнительные поля запроса, значения которых будут основываться на вычислениях значений из других полей таблицы. Такое поле имеет название вычисляемое.

Если вы хотите создать такое поле, вам придется ввести в строку Полеопределенное выражение, которое будет вычислять данное значение. В таком выражении придется использовать некоторые ссылки на поля таблицы, их имена заключаются в квадратные скобки. Имя вычисляемого поля следует написать перед выражением, отделив его двоеточием от самого выражения.

Теперь создайте запрос с вычисляемым полем.

1. Откройте желаемую базу данных Microsoft Access 2007 ( Отдел продаж).

2. Перейдя на вкладку Созданиев группе Другие,нажмите кнопку Конструктор запросов. Будет создан новый запрос, и на экране вы увидите окно Добавление таблицы(см. рис. 5.7).

3. Перейдите на вкладку Таблицыи выберите нужную таблицу (например, Клиенты). Затем нажмите кнопку Добавить, а после этого – кнопку Закрыть. Пустой бланк запроса отобразится на экране.

4. Чтобы создать вычисляемое поле с названием Данные, нажмите на ячейке Полев столбце бланка запроса и введите следующее: Данные: [Телефон]+” “+[Адрес].

5. Если вы установите флажок Вывод на экранв столбце бланка запроса, то в результате отобразится данное поле запроса.

6. Вы также можете установить сортировку, щелкнув кнопкой мыши на параметре Сортировкав столбце бланка запроса и выбрав вариант По возрастаниюв раскрывающемся списке. Измененный бланк запроса будет таким, как показано на рис. 5.17.

Рис. 5.17.Готовый бланк запроса

7. Нажмите кнопку Сохранитьна панели быстрого доступа, чтобы сохранить запрос. На экране появится окно ввода имени нового запроса.

8. В поле Имя запросавы можете ввести название нового запроса. Затем нажмите кнопку ОК.

9. Перейдите на вкладку Конструктор, а затем нажмите кнопку Выполнить. После этого вы можете увидеть результат измененного запроса (рис. 5.18).