Александр Днепров - Microsoft Access 2007

Запросы на изменение

Создание таблиц с помощью запроса

Создание запросов на добавление данных

Создание запросов на обновление таблиц

Создание запросов на удаление записей

Анализ данных с помощью запросов

Удаление повторяющихся записей с помощью запросов

Резюме

В предыдущей главе мы рассмотрели, как создавать и выполнять запросы на выборку данных из таблиц. На самом деле запросы позволяют автоматизировать практически все необходимые операции с данными. В этой главе будет рассмотрено создание запросов на добавление, удаление, обновление, анализ данных, создание таблиц.

Запросы на изменение дают возможность корректировать данные, содержащиеся в таблицах.

Существует четыре вида запросов на изменение:

• запрос на создание таблицы – создает новую таблицу на основе данных, которые уже размещены в одной или нескольких таблицах;

• запрос на удаление – удаляет записи из одной или нескольких таблиц на основании критериев, заданных в запросе;

• запрос на добавление – добавляет записи целиком или только указанные поля в одну или несколько таблиц;

• запрос на обновление – изменяет данные в существующих таблицах, обновляя записи с использованием критериев.

Запросы на изменение, как и запросы на выборку, создаются с помощью конструктора запросов и могут редактироваться с использованием языка SQL.

Для любого типа запроса на изменение сначала создается запрос на выборку, в котором разрабатываются критерии выбора записей, участвующих в запросе. Далее запрос на выборку преобразуется в один из запросов на изменение.

При составлении запросов могут использоваться объединение таблиц, параметры, функции, рассмотренные для создания запросов в предыдущей главе.

Необходимо помнить, что если открывается база данных, которая находится не в надежном расположении, и при этом ей не предоставлено состояние доверенной, то приложение Access по умолчанию не допускает выполнения запросов на изменение, то есть запросов на добавление, обновление, удаление или на создание таблицы.

Если при попытке выполнения запроса на изменение ничего не происходит, проверьте, не появляется ли в строке состояния следующее сообщение: Данное действие или событие заблокировано в режиме отключения(рис. 6.1).

Рис. 6.1.Строка состояния при заблокированном содержимом

Если оно отображается, необходимо включить заблокированное содержимое. Для этого выполните следующие действия.

1. На панели сообщений нажмите кнопку Параметры. Откроется окно Параметры безопасности Microsoft Office(рис. 6.2).

2. Установите переключатель в положение Включить это содержимое.

3. Нажмите кнопку ОК.

4. Перезапустите запрос.

Источником данных при создании новой таблицы являются уже существующие одна или несколько таблиц. Новая таблица может находиться в той же базе данных, где находится источник, или в любой другой.

Для чего нужно создание таблиц с помощью запроса? В основном для архивации данных. Предположим, у вас есть запрос на выборку, использующий несколько таблиц. При этом запрос используется часто, а данные в таблицах остаются неизменными. В таком случае проще и быстрее один раз поместить результаты выборки в новую таблицу и использовать ее вместо сложного запроса на выборку.

Запрос на создание таблицы создается путем преобразования запроса на выборку. Добавьте новую таблицу в учебную базу данных Отдел продаж.

1. Откройте базу данных Отдел продаж.

2. На вкладке Созданиев группе Другиенажмите кнопку Конструктор запросов.

3. В окне Добавление таблицы(рис. 6.3) дважды щелкните кнопкой мыши на названиях таблиц, из которых нужно получить данные: Клиентыи Заказы. Нажмите кнопку Закрыть.

Рис. 6.3.Окно Добавление таблицы

4. В каждой таблице дважды щелкните кнопкой мыши на полях, которые необходимо добавить в выборку. Выберите поля Номери Имяиз таблицы Клиентыи поля Дата, Товар, Количество, Суммаиз таблицы Заказы.

5. Добавьте условие отбора =1 в строку Условия отборабланка запроса, чтобы выбирались сделанные заказы для первого клиента.

6. Теперь перейдите на вкладку Конструктори выберите команду Выполнить(рис. 6.4).

Рис. 6.4.Результат выполнения запроса на выборку

Был создан запрос на выборку из двух таблиц. До сих пор использовались знания, полученные из предыдущей главы. Чтобы преобразовать запрос, выполните следующие действия.

1. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке вкладки запроса. Выберите команду Конструктор.

2. На вкладке Конструкторв группе Тип запросавыберите команду Создание таблицы. Откроется окно Создание таблицы(рис. 6.5).

3. В раскрывающемся списке имя таблицывыберите название новой таблицы – Заказы клиента 1. Установите переключатель в положение в текущей базе данных. Нажмите кнопку ОК. Текст запроса приведен в листинге 6.2.

4. Нажмите кнопку Выполнить. Откроется окно подтверждения операции.

5. Нажмите кнопку Да.

В структуре базы данных появилась новая таблица Заказы клиента 1, содержащая те же поля и данные в них, которые содержала выборка.