Роман Кравцов - Домашний компьютер

Рис. 3.14

2. В зависимости от ситуации щелкните на одной из трех кнопок:

• Да (Yes) – сохраняет новый вариант документа и закрывает его.

• Нет (No) – отменяет изменения, выполненные с момента последнего сохранения файла, и закрывает документ.

• Отмена (Cancel) – отменяет закрытие документа.

3. Для завершения работы с приложением выберите команду Файл > Выход (File > Exit) или щелкните на кнопке с косым крестом в правом верхнем углу окна приложения. В результате будут закрыты все открытые документы приложения, а затем и само приложение.

Печать документа

Часто целью работы с программами Office является создание твердой копии документа. Это могут быть напечатанный текст Word, отчет Access, таблица Excel, записки докладчика PowerPoint и другие материалы. Управление принтерами осуществляется операционной системой Windows, поэтому все локальные и сетевые принтеры, установленные на компьютере, доступны для приложений Office, а приемы печати документов из разных программ Office сходны между собой.

Печать на стандартный принтер

Вывод информации на принтер, особенно в случае многостраничных документов, связан с большими затратами времени и средств. Чтобы не портить бумагу попусту, многие приложения Office предлагают специальный режим отображения документов, который называется предварительным просмотром. В этом режиме на экране отображается точная копия страниц, которые будут выведены на принтер, что позволяет обнаружить и устранить ошибки размещения текста, не делая пробных отпечатков.

1. Выбором команды Пуск > Программы > Microsoft Excel (Start > Programs > Microsoft Excel) запустите приложение Excel.

2. Щелкните на кнопке Открыть (Open) панели инструментов Стандартная (Standard) и откройте файл, который нужно распечатать.

3. Выберите команду Файл > Предварительный просмотр (File > Print Preview). Окно документа переключится в режим предварительного просмотра, показанный на рисунке 3.15.

Рис. 3.15

4. Щелкните в той точке страницы, которую хочется изучить внимательнее. Excel изменит увеличение и выведет на экран ту область, в которой был выполнен щелчок.

5. Повторным щелчком в окне документа верните прежнее увеличение. Продолжая щелкать в разных точках, внимательно исследуйте всю страницу.

6. Нажатием клавиши Page Down перейдите ко второй странице и изучите ее. Нажимая клавишу Page Down для перехода к последующим страницам и увеличивая критические области, просмотрите весь документ. Для возврата к предыдущим страницам пользуйтесь клавишей Page Up.

7. Щелчком на кнопке Закрыть (Close) панели инструментов вернитесь к обычному виду документа.

8. Щелкните на кнопке Печать (Print) панели инструментов Стандартная (Standard). Все страницы активного документа будут распечатаны на принтере, выбираемом в Windows по умолчанию.

Настройка параметров печати

Иногда черновой экземпляр печатается на одном принтере, а чистовой – на другом, высококачественном принтере. Часть страниц может содержать цветные элементы, и их придется выводить на цветной принтер, обычно подключенный к одному из компьютеров локальной сети. Чтобы вывести определенные страницы на другой принтер, выполните следующие шаги.

1. Выберите в программе Excel команду Файл > Печать (File > Print). Откроется окно диалога Печать (Print), показанное на рисунке 3.16.

Рис. 3.16

2. Чтобы напечатать только некоторые страницы, выберите положение переключателя Страницы (Pages).

3. В счетчики с (From) и по (То) введите номера первой и последней страницы печатаемого диапазона.

4. В поле Число копий (Number Of Copies) укажите необходимое число экземпляров.

5. В раскрывающемся списке Имя (Name) выберите принтер.

6. Чтобы настроить принтер, щелкните на кнопке Свойства (Properties) и укажите необходимые величины в окне диалога параметров принтера.

7. Если в данный момент нужный принтер недоступен или находится в другом помещении, установите флажок Печать в файл (Print То File). Это позволит записать команды управления принтером в файл, который затем можно скопировать на гибкий диск и переслать в принтер на том компьютере, к которому подключено устройство нужной модели.

В пакет Microsoft Office ХР входит шесть основных приложений, каждое из которых может рассматриваться как самостоятельная программа Windows. В этом разделе вы познакомитесь со структурой окон приложений Office, узнаете о назначении и приемах работы с основными типами документов Office, которые перечислены ниже:

• документ Word;

• лист Excel;

• презентация PowerPoint;

• база данных Access;

• папки Outlook;

• web-узел Frontpage.

Пакет Microsoft Office XP, как и предыдущие версии – это не просто совокупность равноправных программ, выполняющих различные функции, например, управление базой данных или расчеты в электронных таблицах. Шесть основных приложений тесно связаны друг с другом. Это наделяет программы некоторыми полезными свойствами.

• Все программы имеют сходный интерфейс.

• Документы, созданные в одной программе, легко переносятся в другие. Для этого достаточно просто перетащить фрагмент данных из окна одной программы в окно другой.

• Пакет Office содержит множество дополнительных модулей, доступных в любом приложении пакета. Эти модули позволяют вставлять определенные структуры (например, организационные диаграммы) и приукрашивать документы.

• Вы можете организовать связь файлов. Если в процессе вставки данных одного документа в другой создать связь, то при изменении первого документа содержимое второго будет обновляться автоматически.

• Программы Office обеспечивают доступ к Интернету, что позволяет обновлять пакет и получать справочную информацию непосредственно с web-узла Microsoft.

Читать дальше