Ирина Козлова - Информатика: конспект лекций

Обеспечение наибольшей экономической эффективности от применения информационных технологий в сфере организационного управления возможно достигнуть в случае создания автоматизированных информационных систем.

Для того чтобы раскрыть понятие «информационная система», следует исходить из двух аспектов:

1) цель создания и деятельности информационной системы. Здесь каждая информационная система должна поставлять сведения, способствующие снятию неопределенности у руководства и других заинтересованных сторон при утверждении управленческих и других решений в отношении объекта;

2) учет реальных условий, в которых достигается поставленная цель, т. е. всех внешних и внутренних факторов, обусловливающих специфические особенности, индивидуальность объекта.

Информационная система объекта является комплексом взаимосвязанных компонентов. Данные компоненты описывают различные стороны информационной деятельности объекта при реализации функций управления в рамках его организационно-управленческой структуры.

Для разделения информационных систем раньше были приняты критерии классификации по степени автоматизации функций:

• информационно-справочные (фактографические);

• информационно-советующие (документальные);

• информационно-управляющие.

В настоящий момент данное деление воспринимается несколько упрощенным. Это вызвано целым рядом причин.

1. Основой функционирования современных фактографических систем могут быть принципы ассоциативного поиска с применением семантических карт. Главным, что объединяет подобные системы с элементарными фактографическими системами, является то, что они обеспечивают выдачу только имеющейся информации.

2. Документальные системы, основанные на имеющейся информации, формируют один или несколько вариантов возможных решений, а окончательный выбор остается за человеком-пользователем. Выбор таких систем крайне широк: от решения элементарных задач прямого счета и многовариантных оптимизационных задач до экспертных систем.

3. Информационно-управляющие системы считаются наивысшим уровнем автоматизации и могут использовать довольно простые в реализации алгоритмы, например автоматическое уведомление поставщиков (плательщиков, дебиторов) через сопоставление текущей даты и всех фактических поступлений на текущий момент времени с запланированными на этот момент.

Реально такие системы могут функционировать не только самостоятельно, но и совместно, дополняя друг друга.

Основополагающую классификацию информационных систем в сфере организационного управления можно дополнить следующей классификацией:

1) по способу автоматизации органов управления:

• автономные автоматизированные рабочие места специалистов управления;

• автономные локальные сети, объединяющие функционально взаимосвязанные автоматизированные рабочие места управленцев;

• единая сеть организации, включая ее головные структуры и территориально удаленные филиалы;

2) по видам автоматизируемых управленческих функций:

• функциональные (автоматизирующие бухгалтерские, кадровые, плановые функции управления и т. п.);

• административные (автоматизирующие делопроизводство, документооборот и т. п.);

• комплексные (охватывающие все виды управленческой деятельности);

3) по уровню специализации:

• специализированные;

• адаптивные универсальные;

• общеуправленческие;

4) по характеру взаимосвязи с внешней информационной средой:

• закрытые (без автоматизированного взаимодействия с внешними информационными системами);

• открытые (с выходом в общедоступные информационные системы);

• экстрасистемы (полноценно функционально взаимодействующие с некоторым кругом внешних информационных систем).

Понятие офиса включает в себя материальный и организационный аспекты, при этом в первом случае имеются в виду помещения и оборудование, а во втором – формы и структура управления. Офис чаще всего представляет собой или самостоятельное учреждение, или может входить в более крупную организационную структуру. Особенность работы офиса состоит в том, что он является источником не только конечных информационных услуг, но и решений, которые ограничивают поведение людей или распределение материальных ресурсов. Основная задача офиса заключается в выработке решений, имеющих ценность для клиента. Кроме того, офис является информационным предприятием, преобразующим информационные ресурсы в информационные продукты.

Процесс использования компьютерной и другой организационной техники в офисе включает в себя несколько стадий: традиционный офис, производственный офис, электронный офис.

Традиционный офис состоит из сравнительно небольшого коллектива людей с достаточно широким диапазоном обязанностей. В типовой состав рабочих операций в офисе входит: подготовка материалов, печать, ведение картотек, выверка документов, работа с почтой, поиск информации, поддержание информационных фондов, выполнение расчетов, ведение деловых разговоров по телефону, работа за терминалом.

Производственный офис характеризуется большими объемами однотипной работы, ее четкой формализацией, жестким распределением функций сотрудников. В таком офисе суть автоматизации заключается в формировании и поддержании крупных информационных фондов, их систематизации, производстве выборок данных.

Электронный офис представляет собой реализацию концепции всестороннего использования в офисной деятельности компьютерных средств и средств связи при развитии традиций предшествующих форм деятельности. Основными функциями и средствами электронного офиса являются: обеспечение доступа к документам без их дублирования на бумаге; прием документов, их контроль и оформление; дистанционная и совместная работа служащих над документом, электронная почта; персональная обработка данных; составление документов и их размножение; обмен информацией между базами данных; автоматизация контроля за документоведением; организация электронного документооборота; информационная поддержка принятия решения; участие в совещаниях с использованием средств удаленного доступа; работа с автоматизированными информационными системами и пр. С помощью электронной почты, ПК и компьютерных сетей электронный офис способен расширить диапазон прямого взаимодействия людей, не требуя при этом их фактического нахождения в одном помещении.