Томас Лимончелли - Тайм-менеджмент для системных администраторов

• Сократить задачу (уменьшить время на ее выполнение).Иногда удается найти способ сокращения времени, отпущенного на выполнение задачи. Например, устанавливая компьютер для Боба, вы обнаружили, что он не прочь поболтать и что работа идет вдвое быстрее, если его нет поблизости. Или, наоборот, Боб технически достаточно грамотен, чтобы самостоятельно установить на компьютере дополнительное программное обеспечение. Возможно, он даже не прочь сделать все сам, если вы разрешите. Если ему потребуются пакеты, он попросит у вас диски, или вы можете сказать ему, что именно не установлено, пообещав зайти позже и все доустановить. Боб сможет немедленно приступить к работе за компьютером, а вы — перейти к другим делам. И, конечно, чтобы не забыть, включите в завтрашний список дел пункт «Закончить установку ПО для Боба».

• Изменить оценку трудоемкости.Оценивая время, необходимое для выполнения задачи, нужно всегда преувеличивать ее трудоемкость. Так безопаснее. Однако если вы переусердствовали в этом, то обнаружите, что задачу вполне можно выполнить и за меньшее время.

• Делегировать.Иногда удается перепоручить работу другому сотруднику. Начинающие сисадмины с нетерпением ждут сложных заданий, чтобы приобрести новые навыки. Конечно, у вас не всегда есть полномочия делегировать работу, поэтому читайте следующий совет.

• Попросить шефа помочь вам с расстановкой приоритетов.Составив список дел и определив приоритеты и примерное время, можно обратиться к шефу за помощью в расстановке приоритетов. Если вы никогда этого не делали, то, возможно, сочтете этот совет чересчур фантастичным, но в действительности менеджерам часто кажется, что они слабо влияют на работу подчиненных, и вопрос «Правильно ли я расставил приоритеты?» заставляет их приободриться. (Конечно, задавая этот вопрос каждый день, вы заработаете жирный минус в графе «Умение работать самостоятельно» на ежегодной аттестации.) В моей практике был случай, когда мой шеф очень четко расставил приоритеты в моей работе, и это помогло мне лучше выполнять свои обязанности в целом. В другой раз шеф обнаружил в моем списке дела, переданные другому отделу, и вычеркнул их (со словами: «Джо Шмоу должен научиться делать это самостоятельно. Я поговорю с его начальником».) Иногда с меня снимали целые категории обязанностей («Передайте Джо, что мы больше этим не занимаемся, а если у него возникнут проблемы, пусть выходит на меня!»), а иногда шеф перепоручал мои задачи другим. Я вижу, что многие системные администраторы и не догадываются о такой возможности, а ведь она при разумном подходе является мощнейшим инструментом тайм-менеджмента.

• Отложить встречу.Это, конечно, может быть плохим решением. Перекраивание расписания — сплошной кошмар, многих оно раздражает и может сорвать сроки проекта. Как вариант вы можете не явиться на встречу или послать своего представителя. Если намечается двухчасовое собрание, а по поводу нового сервера от вас требуется только сказать, что он поставляется в синем корпусе, а не в красном, то отправьте кого-нибудь вместо себя. (А когда начнут обсуждать серьезные вопросы, ваш представитель сможет вызвать вас на собрание по телефону.) Отложить встречу лучше, чем не явиться на нее. Я заметил: когда я договариваюсь о переносе встречи лично или по телефону (поскольку электронная почта недостаточно интерактивна), собеседник часто готов сократить встречу (и обсуждать лишь самые важные вопросы). Например, выясняется, что его интересовал лишь цвет корпуса сервера. Так вот, сервер будет синий.

• Задержаться на работе.Я привожу этот вариант исключительно для полноты картины. Это наихудшее решение. Большинство людей способно продуктивно работать лишь четыре-пять часов в день. Все остальное — бег на месте. Поэтому такие книги, как «Extreme Programming» (Экстремальное программирование), O'Reilly, или «PeopleWare» (Человеческий фактор), Dorset House, рекомендуют исключить сверхурочную работу. Конечно, системному администратору иногда приходится работать допоздна. Как сказано в разделе «Делегируйте, регистрируйте или действуйте» главы 2, если случилась серьезная авария, клиенты надеются, что на ликвидацию последствий брошены все силы, и вы работаете, пока проблема не будет решена.

Вернемся к нашему примеру со списком дел.

Попробуем перенести низкоприоритетные дела на следующий день. У нас есть дело с приоритетом С — «Исследование программы мониторинга». Его и перенесем.

Если вы пользуетесь портативным компьютером, перенести запись в другой список не составляет труда. Если у вас бумажный органайзер, пометьте пункт списка черточкой, чтобы обозначить, что он перенесен, и впишите его в завтрашний список.

Вы уменьшили объем работы на час. Вам остается разобраться еще с двумя часами.

Рис. 5.6. Полностью загруженный понедельник. Часть дел перенесена на вторник

К счастью, имеется дело с приоритетом В (модернизация GCC), которое тоже можно перенести. Повторите ту же операцию (переместите запись в портативном компьютере или поставьте черточку и перепишите на другую страницу в органайзере). Теперь список выглядит, как показано на рис. 5.6, и соответствует количеству часов, имеющихся в вашем распоряжении.

Работа над долгосрочными проектами

Как вы работаете над длительными проектами? Как определить сегодняшние дела, если список дел растянут на полгода?

Важно разбить большой проект на отдельные этапы. У очень больших проектов обычно есть менеджеры, которые сделают это за вас. В своем проекте вы должны все делать самостоятельно. Найдите время, чтобы разбить проект над подзадачи и оценить трудоемкость каждой. Сделайте запись о каждом этапе на страничке того дня, в который вы собираетесь приступить к данному этапу, или сделайте пометку в календаре, если этот день достаточно далек. Подобный подход к планированию сильно впечатляет менеджеров.

В моем ежедневном списке дел я записываю название проекта и текущий этап. Так я напоминаю себе об отдаленной цели, пока работаю над повседневными задачами. Например: «Реорганизация сети: карта текущей сети».

Весь день придерживайтесь плана как можно точнее. Вначале занимайтесь делами с приоритетом А, затем делами с приоритетом В, а если останется время, то делами с приоритетом С.

Полезно иметь какой-нибудь таймер или другой механизм напоминания о намеченных совещаниях и встречах, чтобы не приходилось постоянно отрываться от работы и смотреть на часы.