Вивек Кале - Внедрение SAP R/3: Руководство для менеджеров и инженеров

Цель этой деятельности — анализ потенциальных рисков, которые могут вызвать проблемы в будущем. Обзор должен охватывать следующие вопросы:

• Управление проектом

• Техническое управление проектом

• IT-инфраструктура

• Процесс управления изменениями

• Приверженность персонала своему делу.

В обзоре рассматриваются различные риски, ставящие под вопрос успешное завершение проекта.

Система запускается и начинают выполнять все соответствующие функции.

Цель этой деятельности — поддержка пользователей системы SAP. План работы поддержки составляется на стадии окончательной подготовки к запуску, причем работа Справочной системы также отслеживается и отлаживается, в зависимости от результатов обратной связи с пользователями и анализа задокументированных проблем и вариантов их решения. Также проводится обучение ключевых пользователей работе с онлайновой сервисной системой SAP (Online Support System, OSS).

Эта задача нацелена на получение подтверждения того, что на реальных данных система SAP работает корректно. Одобряется правильность внесенных настроек и основных данных. Эта задача подразумевает следующее:

• Ежедневное отслеживание транзакций

• Решение спорных проблем, подтверждение того, что все проблемы разрешены эффективно с применением всех необходимых корректирующих мер.

Корректирующие меры могут включать следующие действия:

• Изменение бизнес-процесса

• Модификация кода (в среде АВАР)

• Изменение конфигурации

• Повторные обучающие курсы для персонала

• Дополнительные обучающие курсы по другим модулям и функциональным возможностям.

Конечной целью этой задачи является получение официального одобрения по рабочей среде системы, то есть официального подтверждения успешного завершения проекта.

Эта задача подразумевает официальное закрытие проекта, а также рассмотрение и окончательное решение любых оставшихся вопросов.

Эта задача означает начало оценки преимуществ, которые дает предприятию внедрение SAP:

1. Обзор и решение всех оставшихся вопросов. Все позиции базы данных по проблемам идентифицируются, рассматриваются, решаются и закрываются.

2. Обзор бизнес-преимуществ. Результаты внедрения SAP сравниваются с целями и задачами, намеченными в начале реализации проекта. Это также подразумевает создание процедуры оценки полученных преимуществ, которая может использоваться в дальнейшем на постоянной основе.

3. Оценка процесса передачи знаний персоналу. Это подразумевает рассмотрение и документирование ключевых вопросов и выводов по результатам проекта с использованием созданной в процессе реализации проекта базы данных «Вопросы и Ответы» (Q&Adb). Эта информация имеет особую ценность, так как она максимально объективно отображает внутренние процессы, протекающие в недрах организации или предприятия.

4. Завершение процесса управления организационными изменениями. Ключевые преимущества, полученные в результате управления организационными изменениями, подвергаются тщательной оценке, любые оставшиеся нерешенными вопросы рассматриваются и закрываются.

Эта задача подразумевает официальное одобрение результатов проекта и закрытие проекта.

Первоначально концепцию «путей к успеху» изобрел Кристофер Александер во второй половине 70-х годов применительно к архитектуре. Эта концепция представляет собой совокупность часто используемых на практике решений, которые неизменно приводят к максимально успешному результату.

На этой стадии логично суммировать опыт, полученный от предыдущих проектов внедрения SAP в форме списка контрольных вопросов, к которому в дальнейшем следует обращаться за информацией. Необходимо отметить, что концепция «путей к успеху» в наибольшей степени применима к внедрению SAP на средних и малых предприятиях с годовым оборотом в пределах 50 млн. — 1 млрд. долларов. Ниже приведен список путей к успеху для проектов внедрения SAP:

• Залог успеха 1: Прямое участие менеджеров высшего звена на всех стадиях реализации проекта.

• Залог успеха 2: Ясная, стройная организационная структура и эффективное управление проектом

• Залог успеха 3: Достаточная степень прозрачности и простота обмена информацией на всех участках проекта

• Залог успеха 4: План управления изменениями, охватывающий всю организацию.

• Залог успеха 5: Выделение достаточных бюджетных и других ресурсов для проекта

• Залог успеха 6: Делегирование опытных, успешных сотрудников и ключевых менеджеров для участия в проекте, но ни в коем случае не тех сотрудников, которые не играют важной роли в деятельности того или иного подразделения организации

• Залог успеха 7: Движущей силой проекта должны являться все подразделения организации, а не только отдел информационных технологий

• Залог успеха 8: Внедрение системы на пилотном участке с последующим разворачиванием проекта на остальные участки

• Залог успеха 9: Внедрение по принципу «Большого взрыва» как минимум, основных модулей

• Залог успеха 10: Четкость рамок проекта и предотвращение расползания рамок проекта в процессе работы

• Залог успеха 11: Полноценное обучение всех участников проекта SAP

• Залог успеха 12: Стандартизация бизнес-процессов и рекомендуемое внедрение стандартной функциональности SAP

• Залог успех 13: Использование внешних консультантов только для обучения собственной команды проекта, а не для выполнения всего проекта в целом

• Залог успеха 14: Планирование, мониторинг и управление расписанием проекта на всем протяжении проекта

• Залог успеха 15: Создание интерфейсов для взаимодействия с существующими (унаследованными) системами в низкоприоритетных или узкоспециальных областях функциональности

• Залог успеха 16: Готовая инфраструктура поддержки системы согласно расписанию проекта

• Залог успеха 17: Поддержка и управление инфраструктурой в масштабе всего проекта, доступная всем участникам проекта

• Залог успеха 18: Обучение всех конечных пользователей незадолго до фактического запуска системы.

В этой главе будут рассмотрены аспекты поддержки системы SAP после завершения проекта внедрения в организации. Как известно, при работе с традиционными информационными системами стоимость текущей технической поддержки составляет до 50 % итоговой стоимости всей системы. Производить изменения и поддерживать имеющуюся функциональность в системе SAP R/3 гораздо проще по следующим причинам: