Питер Нортон - Полное руководство по Microsoft Windows XP

• доступ к документам. Я уже говорил, как можно использовать удаленный доступ для обеспечения совместной работы группы людей. Все, что вам нужно сделать, – разместить папку с ярлыками документов группы в сетевой папке. Когда кто-нибудь подключится к сети, он сможет открыть папку и увидеть все части проекта, не утруждая себя их поиском. Я часто располагаю такую папку в основном каталоге пользователя в сети. Таким образом, легко персонализировать каждую папку в соответствии с требованиями, и пользователю не придется запоминать еще одно место в сети;

• доступ к приложениям. Наверняка вам нечасто требуется доступ к приложениям (например, для работы с текстом или электронными таблицами) из удаленного места. Но что делать с пользовательской базой данных, которая играет роль диспетчера контактов? Пока вы не решите, распечатать всю базу данных или создать ее копию на жестком диске ноутбука, вам понадобится удаленный доступ к ней. В действительности, скорее всего это единственно возможный способ использования такого централизованного приложения, если оно содержит данные по продажам или информацию о товаре, которую затем понадобится обновить (см. раздел «Отключенные приложения» в этой главе);

• электронная почта. Поразительно, насколько компания зависит от электронной почты, чтобы держать служащих в курсе событий. Вспомните об электронных сообщениях, которые вы получаете, например о новом коде доступа к системе безопасности или обновлении базы данных. Потеря этого способа связи означает, что вы выпадете из среды, когда вернетесь из поездки. Несколько минут в интерактивном режиме – и вы знаете все новости вашей компании. Кроме того, это помогает избавиться от «синдрома отпуска», который возникает у многих людей после поездок;

• принятие решения в экстремальных условиях. Что делать, если вы путешествуете по Европе, а ваша фирма находится в Калифорнии? Как выбрать подходящее время, чтобы позвонить в компанию и принять решение, на изменение которого требуются сутки? Отправив электронное сообщение и затем проверив получение ответа, вы сможете, по крайней мере, на несколько часов продлить свой сон ночью;

• синдром потери файлов. Почти всегда ноутбукам требуется в два раза больше дискового пространства, чем у них есть. Как часто вы избавляетесь от файлов на вашем ноутбуке только ради того, чтобы понять, что позднее они все вам понадобятся? Удаленное подключение позволяет восполнить потерю файлов, которые вы удалили. Размещение копии жесткого диска вашего настольного компьютера или, по меньшей мере, отдельных данных там, где вы сможете подключиться к ним с помощью удаленного доступа, поможет избежать неприятностей, но прежде чем сделать это, посоветуйтесь с системным администратором.

Я перечислил типичные способы использования удаленного доступа для ноутбука. Важно определить, какие методы можно применить в вашем конкретном случае. Например, лично мне удаленный доступ удобен для просмотра презентаций. На моем ноутбуке места хватает только для одной или двух презентаций, но может понадобиться дополнительно несколько презентаций, пока я нахожусь в дороге. Это средство позволяет мне подключиться и получить следующую презентацию. В результате каждая презентация оказывается свежей и разработанной специально для группы моих коллег, даже если у меня нет жесткого диска гигантских размеров или других средств хранения информации.

Пользователи удаленного доступа

Работа в сети – неотъемлемая часть любого современного бизнеса. Однако использовать удаленный доступ – это одно, а использовать его эффективно – совсем другое.

Я бы хотел начать с рассмотрения одной из сложностей удаленного доступа. Телефонная компания США за первые три минуты разговора с междугородним абонентом берет дороже, чем за последующее время. Люди стараются говорить кратко и по существу. Телефонная компания наживается на этом, взимая с вас больше денег, когда вы делаете несколько коротких звонков вместо одного длительного.

Учитывая такие обстоятельства, представьте разницу в цене между одним длительным звонком и серией из нескольких коротких обращений компьютера. Довольно просто привыкнуть к обращению в компанию каждый раз, когда вам нужна информация. Сведения лучше получать за одно подключение, чем за несколько. Вы также сэкономите деньги, работая с почтой в льготное время.

Бывает, что решить все проблемы в течение одного сеанса связи невозможно. Вам понадобится несколько коротких сеансов связи в течение дня для сбора информации. Но вам не придется делать это для отправки сообщений. Отправка электронной почты и выполнение других рутинных операций может подождать до окончания часа пик, особенно когда вы по ту сторону океана и получатель в любом случае увидит их только тогда, когда вы уже будете спать.

В следующем разделе описываются иные методы, полезные для снижения затрат на удаленный доступ, хотя они не срабатывают, когда вам нужно срочно обменяться данными с другой стороной.

Локальное подключение

Существует множество форм передачи данных на большое расстояние; некоторые из них являются локальными. Вот один из сценариев: вы находитесь в Детройте, а ваша компания – в Лос-Анджелесе. Вы хотите отправить файл, содержащий новую информацию о клиенте, на обработку одному из помощников. Вам также требуется дополнительная информация о другом клиенте, которая хранится в базе данных фирмы. Имеется доступ как к удаленному подключению, так и к Internet. Какой из них вы выберете? Некоторые люди прибегнут к удаленному доступу, так как он быстрее и удобнее. Тем не менее в данном случае менее дорогим решением будет Internet.

Иногда очевидный выбор не подходит для использования. Представьте, что вам нужно переслать вышеупомянутые файлы и получить ответную информацию. Однако на этот раз вы находитесь в другой части штата, а не в другой части страны. Можно обратиться к Internet-провайдеру, но это повлечет за собой оплату междугородного соединения и, возможно, большее время ожидания, если обычно возникают задержки с Internet. Тем не менее, если вы установите прямую междугородную связь с вашей компанией, а через некоторое время получите доступ к высокоскоростному модему, удаленный доступ – правильный выбор.

Если ваша компания имеет собственный адрес в Internet, вы сможете войти для передачи информации через локальное соединение. В любом случае следует обратиться к локальному провайдеру для создания учетной записи. Кроме того, сравните затраты на подключение к Internet с затратами на междугородное соединение.

Динамическая работа в сети

Иногда необходимо выполнить «живую» работу с базой данных или программами компании: не каждую проблему можно решить с помощью электронной почты или пересылки файлов. Вы должны свести количество таких случаев к минимуму, но поддержание в актуальном состоянии локальной системы управления базой данных (DataBase Management System – DBMS, СУБД) может перекрыть все другие затраты. Даже если ваша компания находится в подобной ситуации, вы не обязаны переплачивать, чтобы получить необходимое обслуживание: у ноутбука есть в запасе несколько хитрых приемов. Далее представлен список разных идей, которые пришли мне в голову, но вы наверняка сможете придумать что-нибудь еще: