Питер Нортон - Полное руководство по Microsoft Windows XP

• кнопка Отменить(Undo). Данная кнопка отменяет предшествующую операцию. Так, например, если вы создали копию файла и нажали эту кнопку, Проводник удалит копию файла. При отмене операции удаления файл возвратится в исходный каталог. Однако использовать эту кнопку после окончательного удаления файла, например с помощью комбинации клавиш Shift+Delete,нельзя.

Одна из проблем, связанная с применением в контекстном меню на Рабочем столе опции Создать,состоит в обеспечении создания объектов заданного типа. Например, при использовании графических приложений, скажем программы Paint Shop Pro, предварительно установленной на компьютере пользователя, указанная опция скорее позволит создать новое изображение в формате ВМР, а не новый файл в формате TIF. Несмотря на тот факт, что программа Paint Shop Pro позволяет работать с файлами обоих типов, по умолчанию будут создаваться только файлы определенного формата.

Некоторые приложения позволяют обходить эту проблему путем выбора требуемого расширения при выполнении команды Создать.Так, например, если вы создаете новый объект Документ Microsoft Word(Word for Windows) с помощью контекстного меню, откроется новый документ, выполненный на основе шаблона Обычный(Normal). Если же вы хотите создать новый документ на основе шаблона, например, почтового письма, то для обращения к подобному документу нет быстрого способа при выполнении команд контекстного меню Создать→ Документ Microsoft Word(New → Microsoft Word Document). В этом случае выберите пункт Другие документы Office(Other Office Documents). В результате отобразится диалоговое окно, которое содержит на вкладках все шаблоны, используемые в пакете Microsoft Office.

К сожалению, офисный пакет Microsoft Office является практически единственным, позволяющим обойти проблему создания по умолчанию нового документа, поэтому вам придется поискать иные подходы для ее решения. Я создаю папку Templates(Шаблоны) на Рабочем столе. Так, при написании большого числа писем одного и того же формата можно воспользоваться текстовым процессором Word для создания документа, содержащего все необходимые компоненты. Копия шаблона письма помещается в папку Templates,а каждый раз при желании написать письмо достаточно нажать кнопку для соответствующего шаблона папки Templatesи перенести его в нужное место, например в папку проекта. При появлении контекстного меню следует воспользоваться опцией Копироватьдля создания рабочей копии шаблона.

Описанный подход для создания новых документов позволяет сократить время на выполнение всей операции. На практике разрешается формировать большое число копий шаблона для каждого проекта, причем на это требуется не более нескольких секунд. Применение шаблона, в частности, гарантирует, что все параметры при формировании окончательного варианта документа будут задаваться корректно.

Теперь, когда вы познакомились с приемами перемещения объектов и копирования данных, можно перейти к рассказу о более эффективном способе организации данных. Я предпочитаю сразу рассмотреть новый способ организации, поскольку принципы работы Windows XP имеют свои особенности. Обычно при подготовке проекта нужно выполнить ряд несложных действий:

1. Создать главную папку проекта на Рабочем столе.

2. Открыть эту папку и создать в ней вложенные папки, соответствующие разным типам данных, с которыми планируется работать. При написании данной главы я, например, немного поэкспериментировал и создал одну папку для текстовых документов, другую для информации по исследованиям в электронной области и третью для графических файлов.

3. Открыть первую папку данных, создать копию шаблона, а затем – множество копий шаблона, которые будут использоваться в этой папке.

4. Переименовать файлы данных для того, чтобы их имена соответствовали содержащейся информации.

5. Закрыть папку данных и повторить пп. 3–4 для каждой используемой папки.

6. Завершить подготовку к проекту путем заполнения каждой папки соответствующими данными.

Вы можете, конечно, поинтересоваться теми преимуществами, которые вам дает применение принципа централизованной организации данных (datacentric approach) в операционной системе Windows. На первый взгляд кажется, что давно знакомый способ, опирающийся на применение соответствующих приложений, обеспечивает не самые плохие результаты. Тем не менее предложенный подход имеет целый ряд преимуществ по отношению к прежнему:

• улучшение режима передачи данных. Предоставление другим пользователям доступа к объекту предполагает пересылку им соответствующей папки, а не просто группы отдельных файлов. На практике пользователям приходится часто задумываться над тем, все ли файлы они подготовили для работы над проектом, и не раз убеждаться в том, что какой-то из необходимых файлов не был своевременно передан адресату. Предлагаемый подход организации данных позволяет практически полностью устранить подобные проблемы;

• независимость используемых приложений. На практике не важно, какое приложение планируется применять для модификации файла. Если все сотрудники офиса задействуют одно и то же приложение, для модификации файла достаточно дважды щелкнуть по значку данного файла. После этого уже не требуется размышлять о том, которое из приложений следует открыть, сосредоточив внимание на самих данных;

• корректный выбор местоположения. Наверняка вы не раз задумывались над тем, где располагаются ваши файлы данных, и не раз проводили по несколько часов в поиске нужного файла, который считался потерянным. Предложенный подход позволяет помещать все данные, касающиеся определенного проекта, в одно и то же место (например, в папку). Физическое местоположение данных теперь не играет практически никакой роли, поскольку все объекты данных упорядочены внутри соответствующей структуры. Конечно, вам по-прежнему необходимо знать о местоположении файлов данных при организации папки проекта, однако теперь достаточно проверить наличие одного из файлов и больше не обращаться к этой проблеме. Применение папок на Рабочем столе гарантирует, что после первого размещения данных в этих папках они уже никогда не будут вами потеряны;