Лиззи Пост - Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе

ЕЩЕ О МАНЕРАХ ПОВЕДЕНИЯ НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ

Деловой этикет регулирует и другие правила поведения на рабочем месте. Не все знают, нужно ли вставать, когда кто-то входит, как быть хорошим хозяином для посетителей, как пользоваться громкой связью в офисе и есть на рабочем месте.

Как есть за рабочим столом

Порой нам всем приходится есть прямо на рабочем месте – особенно когда много работы, а в здании нет кафетерия. Еда на рабочем месте позволяет уйти немного пораньше, но все же перерыв необходим. Если отвлечься от работы и немного развеяться (возможно, даже прогуляться), ваша продуктивность во второй половине дня не снизится, а даже повысится.

Если вам приходится есть на рабочем месте (и в компании нет правил, это запрещающих), старайтесь есть тихо (особенно в отсеке). Подумайте о запахе вашей еды. Оставшийся после обеда мусор следует выбрасывать в корзину на кухне. Если ваш мусор забудут выбросить, то остатки еды начнут неприятно пахнуть. Тщательно очистите стол от крошек. (См. также разделы «Главное правило относительно еды в холодильнике», стр. 120, и «Готовка и разогрев в микроволновой печи», стр. 120.)

Использование громкой связи

Некоторые люди не любят брать трубку телефона – они предпочитают разговаривать и прослушивать сообщения по громкой связи. Это создает шум, который мешает окружающим. Особенно неприятно это в открытом офисе или в помещении с тонкими стенами. Громкую связь можно использовать только в закрытых кабинетах.

Старайтесь проводить конференции с использованием громкой связи в специальных помещениях. Даже закрытые двери не всегда приглушают голоса, поскольку по громкой связи люди обычно говорят более громко, чем обычно. (См. также раздел «Громкая связь», стр. 281.)

Хотя бизнес уверенно движется к безбумажным технологиям, но до успеха в этой области еще очень далеко. Заваленный бумагами стол все еще остается злейшим врагом эффективного работника. Вот четыре совета, которые помогут вам избавиться от мусора.

1. Держите у телефона блокнот для записей.Даже если вам придется приколотить его к столу, сделайте это. Рядом с телефоном всегда должен лежать блокнот для записей.

2. Ежедневно разбирайте бумаги на столе.Разборка стола в конце рабочего дня имеет два преимущества. Во-первых, вы можете найти нечто такое, что считали потерянным. А во-вторых, на следующее утро вам будет приятно сесть за чистый, не заваленный бумагами стол.

3. Пользуйтесь папками.Отведите часть шкафа для всяких мелочей: журналов, внутренних документов, графиков производственного отдела, открыток от путешествующих друзей. Снабдите папки ярлыками и поставьте в шкаф, чтобы лишние бумаги не скапливались на вашем столе.

4. Спросите себя, а действительно ли все это вам нужно.Если вы не можете понять, зачем хранить ту или иную бумагу, просто выбросьте ее.

Как нужно здороваться

Атмосфера вежливости в офисе вовсе не означает, что вы должны здороваться с коллегами каждый раз, когда будете проходить мимо в коридоре. Если вы не поздоровались, потому что заняты своей работой, никто не должен на это обижаться. Конечно, при первой встрече вы всегда должны здороваться с коллегами: «Доброе утро!», «Как дела?». Но в течение дня вполне достаточно будет легкой улыбки и кивка. Гораздо важнее то, как не следует себя вести при встрече с людьми в коридоре: не следует смотреть в пол и идти с мрачным выражением лица. Конечно, вряд ли подобную хмурость кто-то примет на свой счет, но игнорирование коллег не способствует созданию гармоничной атмосферы в офисе.

ВОПРОС:Я работаю в отделе, где организовано более пятидесяти отсеков. Стен у нас нет, только перегородки. Как мне поступать, когда нужно обратиться к коллеге? Достаточно ли просто подойти, встать позади или сбоку и ждать, когда меня заметят? Или нужно осторожно постучать по перегородке?

ОТВЕТ:Лучше осторожно постучать. Если вы будете просто стоять и ждать, когда коллега вас заметит, то можете прождать очень долго. Коллега может вас попросту не заметить, особенно если увлечен телефонным разговором или с головой ушел в работу. Вы окажетесь в неловкой ситуации. С другой стороны, не стоит просто начинать разговор, не давая знать о том, что вы собираетесь это сделать. Так вы ошарашите коллегу, прервете важный телефонный разговор или отвлечете от серьезного дела.

Сколь бы безликими и публичными ни казались отсеки, для сотрудника они являются таким же личным рабочим пространством, как и кабинет со стенами и дверью. Очень важно уважать невидимые границы. Осторожно постучите, чтобы коллега вас заметил, но не считал себя обязанным немедленно бросать то, чем занимался. Даже в открытом офисе нужно проявлять уважение к коллегам, каждый раз спрашивая, можно ли к ним обратиться с каким-то вопросом или замечанием.

Общение в коридоре

Разговаривая с коллегами в коридоре, стойте ближе к стене, чтобы не мешать проходящим – это обычная вежливость, но на удивление много людей ею пренебрегают. Если вы относитесь к их числу, помните, что никому не нравится обходить группу, болтающую прямо посреди коридора. Один-два раза никто не заметит, но на третий-четвертый раз это уже будет вызывать раздражение. Менее очевидно то, что подумают окружающие, если ваша беседа затянется более чем на десять минут. Ваш разговор мешает людям, работающим поблизости. Кроме того, если вы частенько болтаетесь в коридорах, вас могут счесть лентяем.

НАЗНАЧЕННЫЕ ВСТРЕЧИ И СОВЕЩАНИЯ

Совещания за рабочим столом могут быть высокоэффективными, если соблюдать правила вежливости. Но сначала вы должны оценить свое личное пространство:

• Подходит ли ваше рабочее место для дискуссий с коллегой или клиентом?

• Удобно ли ваше рабочее место в физическом и психологическом плане?

• Обеспечивается ли необходимая степень приватности, чтобы посетитель почувствовал себя комфортно?

Если вы ответили «нет» на какой-то из этих вопросов, то зарезервируйте для разговора с посетителем комнату для совещаний.

Ранний приход.Если посетитель пришел раньше более чем на десять минут и вы не готовы к встрече, постарайтесь сделать так, чтобы он не испытывал неловкости. Если в офисе есть секретарь, попросите его устроить посетителя поудобнее и сказать, что вы подойдете, как только освободитесь. Если вы работаете в маленьком офисе и секретаря в нем нет, выйдите из-за стола и поздоровайтесь с посетителем. Примите его извинения, предложите свободный стул, спросите, не выпьет ли он чая или кофе, и скажите, что освободитесь через несколько минут.