Лиззи Пост - Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе

УДЕЛИТЕ ВНИМАНИЕ НОВЫМ СОТРУДНИКАМ

Руководители совершают две распространенные ошибки. Во-первых, они полагают, что подчиненные сами знают, в чем заключается их работа. Во-вторых, они не уделяют должного внимания обучению и обратной связи. Новому сотруднику необходимо вручить должностную инструкцию, в которой подробно описаны все его обязанности. Никто – ни руководитель, ни подчиненный – не должен гадать, в чем именно заключается та или иная работа. Даже если новый сотрудник на своем прежнем месте работы занимался той же работой, ему необходимы инструкции, так как ожидания в разных компаниях могут быть различны.

Не жалейте времени на подготовку сотрудников – так вы избавите себя от проблем в будущем, сэкономите время и силы. В течение первых двух недель руководитель должен каждый день (хотя бы три раза в неделю) общаться с новым сотрудником, чтобы оценить его работу и достигнутый прогресс, выявить какие-то трудности и оказать поддержку. Человек должен понимать, в чем заключается важность каждого задания, как его нужно выполнять и какой степени профессионализма вы от него ожидаете – сейчас и через полгода. После первых двух недель следите за прогрессом нового сотрудника реже – теперь достаточно будет встречаться с ним раз в неделю. Такие встречи дадут возможность подготовить сотрудника так, как это необходимо, закрепить желательные подходы и навыки. Благодаря этому сотрудник точно поймет, чего вы от него хотите, а вы узнаете его сильные и слабые стороны. Ваши советы должны быть практическими, конкретными и связанными с решаемой задачей.

Доступность руководителя означает, что он должен быть доступен для вышестоящего руководства, людей, занимающих аналогичное положение, и для своих подчиненных. Многим руководителям комфортнее всего обсуждать с равными себе общие интересы и общие тревоги. Немногие готовы отказаться от возможности пообщаться с собственным руководством. В результате подчиненные оказываются в этой очереди последними. Приложите все усилия к тому, чтобы – хотя бы раз в день – общаться с подчиненными. Вы должны знать, что происходит в умах тех, кто находится ниже вас на корпоративной лестнице.

Общение с подчиненными хорошо сказывается на моральном климате в коллективе. Кроме того, это очень полезно для бизнеса. Сотрудники низшего звена, которые редко бывают в начальственных кабинетах – продавцы, сотрудники, занимающиеся обслуживанием клиентов или телемаркетингом, – всегда первыми чувствуют, когда в компании что-то делается неправильно. Умный руководитель создает у этих людей ощущение доступа к тем, кто планирует и принимает решения. Они могут сказать неприукрашенную правду, какой видят и слышат ее каждый день. И не нужно пропускать эту правду через фильтр менеджеров среднего звена, которые могут сгладить дурные новости, чтобы не огорчать руководство.

ВОПРОС:У нас есть общая кухня, которой пользуются все, включая руководство. Сотрудники установили график уборки на кухне. Но руководители избавлены от этой обязанности. Следует ли требовать, чтобы они тоже были включены в график, раз уж пользуются кухней, как и все остальные?

ОТВЕТ:К сожалению, мы не устанавливаем правил в вашей компании. Если бы это делали мы, то руководители не были бы избавлены от обязанности убираться на кухне. Если они пользуются кухней, то должны принимать участие в подобных работах. Но каждая компания устанавливает собственные правила. Поскольку в вашей компании ситуация такова, значит, так тому и быть.

Единственный способ изменить эту ситуацию – поговорить с руководством. Делать это в одиночку не следует. Прежде чем «высунуться», вы и все те, кому не нравится существующее положение дел, должны подумать, действительно ли эта проблема стоит того, чтобы ради нее рисковать своей служебной репутацией. Если решите действовать, то не просто жалуйтесь. Действуйте, чтобы изменить корпоративную политику. Вы должны всем коллективом поговорить с руководителем о кухне. Выслушайте его доводы и объясните, почему вы считаете, что перемены пойдут на пользу компании.

Никогда не нарушайте своего обещания обратной связи. Если вы это сделаете, то покажете новому сотруднику, что четкость для вас не важна. Это плохой пример, и в будущем он может породить серьезные проблемы.

ОЖИДАНИЯ И ПРАВИЛА ОТНОСЯТСЯ И К ВАМ ТОЖЕ

Ничто так не раздражает сотрудников, как руководитель, который считает, что правила относятся только к подчиненным, но никак не к нему самому. Вот ряд правил, которые относятся и к подчиненным, и к руководителям.

• Соблюдение сроков

• Своевременный приход и уход с работы

• Мытье посуды на кухне

• Соблюдение правил одежды и поведения в офисе

• Ответ на звонки и сообщения в течение двадцати четырех часов (или в другой срок, установленный в компании)

Если вы не следуете правилам и ожиданиям компании, то ваши подчиненные наверняка задумаются, а почему им приходится жить по иным стандартам. И тогда они утратят уверенность в вас и доверие.

ПРИЗНАВАЙТЕ ЗАСЛУГИ И НЕ СКУПИТЕСЬ НА ПОХВАЛУ

Если работа выполнена по-настоящему хорошо, не скупитесь на похвалу. Если вы упомянете, что именно произвело на вас впечатление, ваша похвала прозвучит еще более убедительно. Покажите, что вы понимаете, насколько трудной была работа. И не тяните с похвалой. Отложите на несколько дней – и ваш подчиненный будет расстроен, а вы сами можете и забыть о том, что собирались сделать.

Если работа выполнена хорошо, но некоторые аспекты требуют конструктивной критики, начните с похвалы, отложив критику на потом. Сначала порадуйте подчиненного, а уж потом, при случае, можете сказать: «Это предложение звучит замечательно, но я думаю, что нам следовало бы использовать больше примеров внешней конкуренции. Вы не могли бы найти несколько таких примеров и добавить их?»

Сила похвалы

Похвала действует на людей гораздо сильнее, чем вам кажется. Похвала поднимает настроение – в таком состоянии у людей повышается производительность и качество работы. Хвалить людей легко и приятно – и полезно для бизнеса. Владелец небольшой фирмы, стесненный в средствах, зачастую может поощрять своих сотрудников только таким образом. В такой ситуации похвала приобретает особое значение. Цените хорошо сделанную работу, приложенные усилия и интересные идеи.

Ваши похвалы должны быть заслуженными. Хвалить сотрудников очень важно, но не следует хвалить их за каждую мелочь. Иначе ваша похвала попросту обесценится. Похвала должна быть искренней и заслуженной – это важно как для руководителя, так и для подчиненного.