Джозеф Маккормак - Короче: меньше слов – больше смысла

• Перед тем как говорить, составьте план. Так сообщение станет понятным, убедительным и осмысленным. Ваши усилия не останутся незамеченными, это всем понравится.

TL; DR – аббревиатуры английской идиомы too long; didn’t read, то есть «слишком длинно, не читал». Такова реакция современного поколения на недостаточно лаконичные сообщения. Это касается электронных писем, постов и даже книг. Есть несколько способов сократить письменные сообщения и усилить их привлекательность.

• Создавайте заманчивые сообщения. Броский заголовок или сюжетная линия призывают к чтению.

• Сократите электронное письмо до размеров стандартной страницы. Если получателю приходится прокручивать страницу, чтобы прочитать ваше сообщение, оно считается слишком длинным.

• Добавьте в текст свободное пространство. Сделайте так, чтобы в тексте были интервалы. Вместо блоков из 8–10 предложений разделите текст на абзацы из 3–4 предложений с отступами.

• Выделяйте полужирным шрифтом. Если в вашем документе есть ключевые идеи, выделите их полужирным.

• Используйте маркированные списки и перечни. Каждый пункт начинайте броским словом (фразой).

• Убирайте «воду». Откажитесь от лишнего, сохраняя разумный размер и выразительность сообщения.

Формат, объем и оформление могут многое рассказать о качестве вашего текста. Вопрос, который волнует сейчас каждого, звучит так: «А показать можете?» Рисунки, анимация и инфографика делают сложные и пространные идеи доступными. Не обманите ожидания потребителей и сделайте так, чтобы клиенты возвращались к вам снова и снова.

Коротко говоря,зрительное восприятие воздействует гораздо сильнее слов. Освойте простые и эффективные способы, которые доказывают, что изображение стоит тысячи слов.

Коротко говоря,компания W. W. Grainger нашла в себе смелость измениться, решив составить карту будущих перемен, рассказать, обсудить и показать свое пятилетнее в и дение в форме стратегического повествования, которым могут воспользоваться все ее сотрудники.

То, как W. W. Grainger (генеральный офис компании расположен в пригороде Чикаго), промышленный дистрибьютор из списка Fortune 500, превратила сложную стратегию в простую историю, – один из самых показательных случаев того, как можно объединить составление карт, рассказ, беседу и демонстрацию.

Во время встречи с директором по стратегическому планированию Джоном Бортой я рассказал о возможности применения повествования для упрощения сложных бизнес-стратегий его компании. «Когда мы начали говорить о том, как наше высшее руководство может использовать нарративную карту, чтобы создать стратегическое видение на следующие пять лет, я внезапно прозрел, – сказал Джон. – Мысль о стратегическом повествовании привлекательна, потому что поможет нам обратиться с ним к большему числу менеджеров и сотрудников».

До этого два года Grainger потратила на интенсивное изучение динамики рынка, ключевых предпочтений потребителей и на то, как можно использовать открывающиеся перед ней новые возможности. «У нас имелись груды исследований, сообщений из внутренних источников, данных и рекомендаций, которые превращались в длинные презентации и детальную документацию, – рассказывал Борта. – План казался верным, но мы искали более простой способ рассказать о нашем видении, при этом никого не лишившись в ходе этого процесса. Ставки были высоки».

Джон пригласил меня на встречу с высшим руководством Grainger, где 12 руководителей высшего звена должны были согласовать окончательную версию пятилетнего стратегического видения. Я координировал процесс построения нарративной карты, которая должна была объяснить этот план в виде четкой, последовательной и убедительной истории. В ходе четырехчасового процесса составления карты я задавал им вопросы о процессе планирования, рынке и о том, как они понимают ключевые проблемы.

«Кто ваши потребители?» – спросил я.

Мне ответили: «Мы полагаем, что у нас два типа потребителей: сторож и специалист по финансам». Я нарисовал на доске таблицу из двух столбцов.

«Хорошо, для упрощения давайте назовем сторожа потребителем А, а бухгалтера – потребителем Б», – предложил я. Но позднее заменил эти буквы именами Элл и Бетти. Такие имена носят более индивидуализированный характер. Присутствующие быстро назвали описания характеристик каждого типа потребителя, а я кратко записал их в соответствующих столбцах. Мы обсудили, что важно для этих типов потребителей и чем они отличаются.

«Элл – сторож, который купил бы товар в Grainger по каталогу, в сети магазинов или через интернет. У него масса работы, и ему нужно экономить время, в случае если понадобится важная запасная часть либо инструмент для технического обслуживания, например отвертка, лампочка, насос или какая-то деталь для бесперебойной работы и безопасности инструмента». В списке, характеризующем потребности Элла, появляются слова: время, удобство и качество.

«Бетти скорее бухгалтер или специалист по финансам. Она составляет и одобряет заказы на покупки. Она живет таблицами и планирует бюджет, – рассказали мне. – Работает в операционном отделе и старается экономить деньги компании». Ниже имени Бетти мы записываем слова: полезность и цена .

За несколько последующих месяцев руководство разработало историю вокруг этих персонажей, чтобы объяснить пятилетнее стратегическое видение компании. Когда они закончили составление нарративной карты на большой доске, всё было логически представлено в виде простой и последовательной схемы. «Все разделяли общую точку зрения, и всем хотелось поделиться историей», – рассказал мне Джон.

Первостепенной задачей стала презентация этой истории 200 топ-менеджерам компании. Следующей было простое объяснение истории этой группе. Руководство решило отказаться от традиционной презентации в PowerPoint. Вместо этого предполагалось нарисовать картинки и провести беседу с менеджерами. Президент компании Майк Пулик, выступивший перед 200 менеджерами, сказал: «Мы хотим рассказать вам одну историю, многообещающую и увлекательную. Наша история объясняет, что важно для наших покупателей и как мы можем им помочь. Давайте начнем с того, что лежит в основе нашей стратегии».

Пулик достал чистый лист бумаги и поместил его в старенький проектор (такой, какой вы наверняка видели на уроках биологии в школе). Маркером он нарисовал круг, который представлял собой основной фокус нарративной карты. Внутри круга он изобразил ленту победителя: главное, что должен отразить рисунок, – стремление компании стать выбором номер один среди потребителей.