Джозеф Маккормак - Короче: меньше слов – больше смысла

• Убедитесь, что все докладчики знают, сколько времени им отведено на выступление и какие вопросы они должны осветить. Будьте готовы отказаться от презентации в PowerPoint в пользу беседы: если вы хорошо подготовлены, присутствующие это оценят.

Коротко говоря,создавайте такие письма и публикации в соцсетях, которые показывают, что вы цените время руководства.

Заявляю официально: мы все связаны между собой интернетом.

В результате исследования интернет-тенденций, проведенного Мэри Микер и Лианг Ву в 2013 году, установлено: люди проверяют свои смартфоны в среднем 150 раз в день {24}. Электронные приборы всегда с нами: в аэропорту, офисе, перерывах между совещаниями, до, во время и после работы и даже за семейным ужином. Помимо этого, мы постоянно пользуемся смартфонами, планшетами и электронной почтой. В исследовании 2012 года, проведенном институтом McKinsey, говорится, что в среднем работа с электронной почтой занимает 28 процентов времени сотрудника. Огромная часть вашего времени уходит на обработку непрерывного потока сообщений, приходящих в течение дня {25}.

Параллельно с этим наплывом пустой информации люди бесконечно проверяют Twitter, надеясь найти что-то интересное в новостях, ограниченных 140 символами. Профессионалы обновляют статус на LinkedIn, просматривая, кто к ним заходил, кто сейчас на сайте и какими бизнес-новостями нужно поделиться. Зависимые от всего этого, мы добавляем потоки информации, которая часто теряется в массе новостей. Итак, что нужно и что не нужно для краткости в эпоху цифровых технологий?

Необходимо экономить каждое слово, иначе вы будете «отмечены» как очередной источник спама. Люди не приветствуют обновление длинных статусов. Ничто не раздражает пользователя Facebook больше, чем необходимость нажимать кнопку «Читать далее» на посте, который в итоге оказывается бессодержательным. Такие оплошности в социальных сетях сокращают число ваших подписчиков. И если вы не привыкнете к краткости, вам вскоре придется дискутировать с самим собой.

Важно не только сократить сообщение до разумной длины, но и бороться с излишними публикациями. Безусловно, в ваших контактах найдутся так называемые интернет-зависимые люди, мечтающие о постоянном внимании и одновременно сетующие на то, что их постоянно беспокоят. Не копируйте их вредные привычки. У этих пользователей отсутствует самоконтроль. Они злоупотребляют свободой, доступной в соцсетях, чтобы делиться первым, что взбредет в голову. Так ли уж важно для окружающих, что они пропустили стыковку рейсов или только что съели вкусный бутерброд с ветчиной?

• Забудьте о коммерческих предложениях. Это просто.

Злоупотребление многословием может стать ограничителем карьеры, поскольку эти люди учат своих читателей игнорировать их сообщения. Имея самые добрые намерения, они не способны выражать мысли лаконично. Им невдомек, что все, что ими публикуется, должно быть содержательным и кратким.

Есть и другая крайность, когда люди предъявляют к своему творчеству слишком высокие требования. Все, что они публикуют, достойно прочтения. Их электронные письма, обновления и рассылка – образец актуальности и сдержанности. Наверное, вы, как и я, подписаны на многие рассылки, поэтому папка с входящей почтой ежедневно заполняется ерундой. У вас нет времени читать все сообщения, поэтому вы либо оставляете их на потом, либо удаляете.

Что влияет на решение прочитать сообщение? Есть почта, которую вы просто обязаны читать каждую неделю, и эти письма привлекают неспроста. Они выделяются за счет убедительных заголовков, содержат только нужную, лаконично выраженную информацию. Это сильные аргументы, помогающие экономить время. Занятые руководители быстро принимают решение о том, что будут читать, а потому стиль интернет-общения должен быть предельно сжатым.

Обратимся к электронной почте. Я знаю руководителя, который добивается краткости писем, отправляя их с телефона, а размер посланий ограничивается маленьким экраном без прокрутки. Он знает, что, если бы писал с ноутбука, сообщения оказались бы безразмерными. «Мой босс читает письма в спешке, именно поэтому я должен быть кратким», – признается он.

В этой главе мы выясним, как оставлять меньше цифровой информации и при этом добиваться максимальных результатов.

Верн Харниш – мастер краткости. Он автор рубрики Growth Guy («Мастер роста») в Fortune Magazine и истинный последователь концепции BRIEF. Как основатель Организации предпринимателей, глава международных учебных программ и компании по коучингу Gazelles, Харниш стремится приучить всех руководителей высшего звена к тому, что каждое письмо, рассылка или пост должны иметь заголовок и четкую структуру. Любое его послание отражает желание автора сделать всё просто и лаконично. Его дисциплинированность заметна в любой переписке.

• Привлекающий внимание заголовок: эффектное обращение всегда выделено полужирным шрифтом.

• Предусмотренная длина: абзац никогда не превышает нескольких предложений.

• Четкий слог: он никогда не бывает многословен и всегда отражает суть дела.

• Экономия времени: в письме обычно присутствует прямой призыв к экономии времени, например «уделите три минуты на прочтение этого документа» или просьба к бизнес-лидерам потратить всего 15 минут в день.

Ни секунды не будет потеряно, если следовать рекомендациям Харниша, ведь он заботится о времени читателя. В каждой своей рассылке он использует идеальное соотношение между информацией, которую необходимо знать читателю, и вытекающими из нее выводами. В этом колоссальное отличие его стратегии. Он не только подсказывает основные правила составления заголовков, но и всегда объясняет, почему это важно.

Правила краткости соблюдаются и в его статьях. Колонка, которую он ведет в Fortune Magazine, всегда содержит ровно пять практических советов. Он утверждает: «Каждый совет состоит из семидесяти пяти слов, и всегда невероятно сложно объяснить, как добиться чего-то значимого и полезного, уложившись в такое количество слов. Но это отличный пример дисциплинированности. И это просто необходимо. В этом и заключается сущность бизнеса».

«Все мои читатели – руководители растущих компаний. На этих людей трудно воздействовать. У них почти нет свободного времени». Всякий раз, разрабатывая броские заголовки, чтобы обозначить свою рассылку, Харниш рассуждает как журналист. Медиасреда должна давать информацию мгновенно, хотя иногда нужно потратить время, чтобы уместить свои мысли в минимальное число слов.