Дэвид Перл - Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

В искусстве проводится четкая грань между внешними поступками и невидимой внутренней жизнью человека. В бизнесе разделение не столь строго.

Внешне Гладиатор – солдат и только, но внутри это любящий муж и отец. Под внешней оболочкой профессионального воина таится столь же профессиональный земледелец, который ждет не дождется последней битвы, после которой он сможет вернуться на любимую родину и заняться своим полем.

Ницше утверждал: «Было бы “ зачем ”, а “ как ” найдется». Фильм Скотта неплохо иллюстрирует эту мысль. Сделать Гладиатору предстоит очень много: разбить германцев, проскакать всю Европу в тщетной надежде спасти своих близких, пережить рабство, добиться всеобщей популярности уже в качестве гладиатора, проложить себе путь в Рим и отомстить, покончив с тираном-императором. Внушительный список дел.

Все эти «что» отнимают силы. А откуда же берется неисчерпаемая энергия? От « зачем ». Хотя это ни разу не оговаривается специально, пролог уже объяснил нам: главный герой движим не яростью, не воинственным задором, не кровожадностью и местью, но любовью.

Собрание, конечно, не кинофильм. Но основной принцип кинорежиссера – завладеть аудиторией с самого начала – обязательно нужно применять и на собраниях.

Кстати говоря, оглянитесь на пролог этой книги и оцените, как я постарался сразу же привлечь ваше внимание. Последуйте моему примеру на следующем собрании: сразу после того, как я вас поприветствовал, я обозначил намерение: сделать этот мир лучше, не более, не менее . Затем я нарисовал более подробную картину, постарался как можно привлекательнее расписать открывающиеся перед нами возможности, показать, к чему мы стремимся и почему дело того стоит.

Хорошие технологии не грех позаимствовать и пускать в ход в начале собрания. Начните хорошо – и у вас появится шанс хорошо и закончить.

«Зачем мы собрались?» – спрашиваете вы, и вам обычно называют тему собрания, повестку дня. Знать, что именно будет обсуждаться, важно, однако недостаточно. Этого мало, если у вас нет подлинного желания общаться. Бывает так, что повестка дня – самая что ни на есть правильная, а встреча все равно обернулась потерей времени. Выяснив тему, добейтесь все же ответа на ключевой вопрос: почему это важно, полезно, имеет смысл, стоит обсуждать?

Иными словами: каковы ваши намерения? Какова цель?

Допустим, тема встречи – данные продаж. Но ведь цель встречи не сводится к тому, чтобы обсудить эти цифры. Вы хотите принять существенные решения, благополучно войти в следующий день, защитить свои вложения или…

Мы так привыкли сваливать в одну кучу ближайшую задачу и цель, что забываем разницу между ними. Вот вы купили лотерейный билет. Задача у вас какая? Выиграть. А цель? А целью , или намерением, будет ваша мечта о том, как вы распорядитесь выигрышем.

Чтобы выявить подлинное намерение собравшихся, я советую клиентам повторять вопрос: «И это затем, чтобы…?» до тех пор, пока под слоями тем и задач не обнаружится это самое намерение. То, что я называю «цель цели».

Потренируемся на вымышленном примере.

Представим себе еженедельное собрание команды. Скажем, задача – поделиться информацией . Чтобы выявить цель, я добиваюсь от вас ответа: какая вам польза от этой информации.

Я: Вы делитесь информацией затем, чтобы…?

Вы: …все члены команды располагали этой информацией.

Я: О’кей. И что произойдет, если у всех будет эта информация?

Вы: Мы все будем в курсе.

Я: Хмм… И в результате…?

Вы: Мы сможем избежать ошибок, будем поддерживать связь, принимать более удачные решения…

Я: И если вы добьетесь всего этого, что это вам даст? Это все затем, чтобы…

И так мы спускаемся по лесенке, состоящей из ступенек « затем, чтобы , затем, чтобы», пока не убедимся, что достигли дна, того « зачем », которое передает суть вашего дела, а главное, удовлетворяет вас.

Вы: Чтобы учиться быстрее. Опережать конкурентов!

Я: Отличная цель! Почему бы не сформулировать ее в начале следующего еженедельного собрания? Прежде чем перейти к повестке дня, напомните коллегам, что вы собрались затем, чтобы учиться быстрее и опережать конкурентов. Думаю, это сработает лучше, чем тарелка овсяного печенья.

А вот пример из жизни. Я работал с клиентом, аудитором крупного банка, и этот человек жаловался на скуку во время ежемесячных аудиторских встреч. Его коллеги, похоже, скучали не меньше, чем он сам. Мы пытались извлечь смысл из этих встреч, но без особого успеха. Клиент застрял на одной из первых ступенек лестницы «затем, чтобы», я тоже не знал, куда двигаться. Потом я припомнил, как он рассказывал о сыне-подростке, и по наитию спросил его, ездит ли парень на мотоцикле. Антон побледнел. Да, ездит, и его это беспокоит. Почему?

– Потому что в мире полно опасностей, – эмоционально ответил он.

Антон изо всех сил старался быть хорошим отцом – и хорошим аудитором.

– А это зачем?…

– Чтобы уберечь тех, за кого я отвечаю!

И мы кружным путем пришли к основной цели этих собраний, а может быть, и всей жизни Антона.

Что бы вы предпочли? Скучное собрание по аудиту – или такое, которое поможет вашей компании устоять в полном опасностей мире ?

Проделав это упражнение, вы убедитесь, что по лестнице «затем, чтобы» можно спуститься множеством способов и при этом обнаружить разные цели одного и того же собрания. Я бы советовал вам обновлять и разнообразить цели, чтобы поддерживать живой интерес в коллегах. Главное – откинуть крышку люка и начать спуск к такой цели, которую вы сможете признать как свою и черпать в ней силы.

«Знать зачем» – это ключ к успеху для команды и для отдельного человека.

Зачастую собрание проходит вяло оттого, что команда толком не видит цель своего существования. Команда не понимает, для чего она собралась. Если в этом заключается проблема, будет чрезвычайно полезно задать группе вопрос: « Какую работу способны выполнить только мы ?» Проведите разговор о том уникальном вкладе, который эта и только эта группа людей может привнести в компанию или в отрасль в целом. Если такой уникальной задачи не найдется, то, возможно, пора менять не формат встреч, но состав команды.

Этот же принцип действует и в отношении отдельных людей. В стремительном, многомерном, постоянно перестраивающемся мире все чаще наталкиваешься на людей, которые знают, чем они заняты, но не знают, чем бы им следовало заняться. Роли уже не так отчетливо распределяются, как во времена пекаря, кузнеца и сапожника. Гендиректор, директор по инвестициям, операционный директор, просто директор, менеджер, ассистент – ныне принято обозначать должность столь расплывчато, что многие люди не вполне уверены в составе своих обязанностей и тем более целей. Я бы посоветовал вам задать себе три вопроса, сформулированных Питером Друкером: