Дэвид Перл - Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные

• Какие из моих дел вообще не стоит делать?

• Какие из моих дел мог бы выполнить кто-то другой?

• Какие из моих дел могу сделать только я?

А после того как вам удалось разложить свою работу по этим полочкам, прошу вас задать четвертый вопрос: « И это затем, чтобы…?» Только после того как вы проясните цель своих действий, в ваших действиях появится смысл и сила. Смысл и сила появятся также в ваших встречах.

Чтобы придать вашей цели динамику, нужно выбрать достаточно энергичный глагол. «Собрание, посвященное новому бизнесу», – это просто существительное с определением, сама по себе такая конструкция неподвижна. Если же вы заговорите о «собрании с целью стимулировать новый бизнес», конструкция оживет. Глагол – это движение. Чем динамичнее глагол, тем динамичнее пройдет и встреча.

Если вы остановились и не продвигаетесь, вот вам список самых подходящих для бизнеса глаголов вместе с существительными, которые вы могли бы добавить к ним – да чего там, берите для украшения и прилагательные.

Если вы не сумели прояснить цель или эта цель не так уж важна, прикончите встречу. Бейте ее насмерть. Многие собрания засыхают прямо на корню. Если вы честно выполните приведенное выше упражнение и, задавая вопросы « затем, чтобы…? », вытащите пустышку, значит, эта встреча либо не нужна, либо ее можно провести как-то иначе. Смысл ориентированного на цель подхода в том и состоит, что он выявляет лишние собрания и позволяет вовремя обрезать сухие ветки.

Также, если вы всмотритесь в собрания, которые происходят в вашей организации и в других сферах вашей жизни, обнаружится немало встреч с одними и теми же целями, а значит, стоит попытаться объединить некоторые из этих собраний и таким образом выиграть время.

Обозначив цель, вы сами поймете и поможете собравшимся понять, для чего они собрались или – что важнее – почему им не так уж нужно собираться. Одна клиентка рассказывала мне, что в ее прежней компании было правило: если кому-то прислали приглашение на собрание без указания темы, следует отклонить это приглашение. Вполне разумно, однако одной только темы, на мой взгляд, недостаточно.

Я бы посоветовал вам, получив приглашение, отозваться вежливым письмом по электронной почте с просьбой ответить на два вопроса:

• Какова цель этого собрания?

• Какая конкретно польза будет от моего присутствия?

Нет ответа – не ходите. Если вместо цели собрания вам сообщат его тему, проведите своих корреспондентов через процесс «затем, чтобы» или удобный вам вариант этого процесса. И если в итоге обе стороны придут к выводу, что ваше присутствие целесообразно, уточните время, когда вы там действительно нужны (с такого-то часа по такой-то), чтобы не высиживать на всем собрании, из которого к вам отношение имеет только определенная часть.

Кстати, этот же метод помогает скорректировать продолжительность встречи. Все жалуются на излишне затянутые собрания, а происходит это оттого, что мы толком не знаем, зачем собрались.

Давайте разберемся.

Если вы не знаете, чем вы заняты, как вы узнаете, что уже справились с делом?

Итак: если вы взялись вести собрание, первым делом определите цель, а не только тему. Если же вы идете на чужое собрание, обязательно спросите организаторов о цели и, если не получите ответа, не ходите. Если у собрания нет конкретного организатора или оно принадлежит к категории: «А мы всегда проводим такие встречи», то поработайте вместе над тем, чтобы выявить смысл этого мероприятия или придать ему новый.

Прежде, чем мы перейдем в реальный мир и по-настоящему встретимся с людьми, я подскажу вам ту «сверхцель», которую я обнаружил, сотрудничая с различными компаниями по всему миру. Эта цель применима к любому собранию, она пойдет на пользу вашему делу и вашим сотрудникам независимо от того, в какой сфере вы трудитесь и куда намерены продвигаться.

Цель простая: создавать ценности.

Я всегда задаю клиентам этот вопрос и прошу их задавать его самим себе: какую пользу принесет это собрание всем участникам? Причем собрание должно порождать не просто ценность, а особую, экстраординарную ценность не только для меня, но в первую очередь для других участников.

Об этом мы еще поговорим, а пока достаточно сказать, что, если вы искренне нацелены на создание ценностей – денежных, культурных, личных, интеллектуальных, социальных, коммерческих, общественных или духовных, вы находитесь на верном пути к организации Настоящей Встречи. Если тут порождаются экстраординарные ценности, сотрудники в очередь за ними выстроятся. Когда люди будут стоят в очереди, чтобы попасть на ваши собрания, будут ночевать под дверью в спальных мешках, лишь бы оказаться первыми, мы увидим: тут создаются суперценности. И привести нас к этому сумеет только ясное осознание цели.

Теперь вы готовы к личной встрече кое с кем из участников.

Принцип, как это обычно бывает с фундаментальными принципами, прост. Нужно собрать на встречу правильных людей по правильным причинам и правильно определить время.

Но простые вещи по большей части даются непросто. Слишком часто на собрании оказываются не те люди или слишком мало «тех». Слишком часто повестка дня интересна лишь для части присутствующих. А в результате участники практически не участвуют в собрании, да что там, они отключаются и почти что перестают соображать.

В этом разделе нам предстоит рассмотреть три вопроса:

• Какие люди нужны на собрании?

• Как заманить их на собрание?

• Каким образом удержать их внимание, стимулировать активность и заинтересованность, когда вы привлечете их на собрание?

Используя аналогию из мира кино, скажем: нужно провести «кастинг». С плохим составом хорошее кино не снимешь. И даже звезда погубит хороший сюжет, если он ей не соответствует.

Поместите Кевина Костнера на бейсбольное поле, где обитают призраки («Поле чудес»), и успех обеспечен. Оденьте его в рейтузы («Робин Гуд, принц воров») – и не факт, что вы преуспеете. Помните ли вы Мела Гибсона в роли Гамлета, Джона Уэйна – Чингисхана или героиню боевиков Анджелину Джоли в роли замученной домохозяйки из «Доброго пастыря»? Не помните? То-то и оно. Даже гении допускают промахи по части кастинга. Выбрав Марлона Брандо на роль Вито Корлеоне («Крестный отец»), режиссер Фрэнсис Форд Коппола вытянул выигрышный билет, когда же он пристроил свою дочь Софию, тоже прекрасного режиссера, но деревянную актрису, в «Крестного отца – 3», он чуть было не загубил прекрасный фильм.