Карсон Тейт - Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности

Полезные советы:

• Проверяйте электронную почту и отвечайте на письма в периоды низкой продуктивности. Следуйте своему естественному ритму и избегайте заглядывать в ящик входящей почты в моменты, когда вы наиболее продуктивны и заняты выполнением важной работы.

• Обрубите связь с электронными устройствами: оставьте сотовый, ноутбук и/или планшет в своем офисе, портфеле или дамской сумочке, а не таскайте их с собой повсюду.

Полезные инструменты:

• Попробуйте использовать в работе программу для компьютеров и мобильных устройств RescueTime. Она умеет временно блокировать сайты, особенно сильно отвлекающие вас. Она также может отслеживать время, которое вы тратите на различные задачи, и предупреждать вас в случае, если вы слишком долго занимаетесь какой-то из них.

Полезные советы:

• Составьте план и выделите в нем определенное время (временные отрезки) на проверку электронной почты и работу с письмами. Например, вы можете принять решение проверять почту 5 раз в день: утром, перед обедом, после обеда, перед уходом из офиса и один раз вечером.

• Сообщите своим коллегам, руководителям и подчиненным о том, в какое именно время вы просматриваете почту, чтобы они знали, когда стоит ждать от вас ответа.

Полезные инструменты:

• Используйте AwayFind, приложение, работающее с различными почтовыми клиентами и платформами и позволяющее возвести «плотину» перед потоком входящих сообщений. Программа будет пропускать к вам только те письма, которые вы заранее определили как срочные – по отправителю или ключевым словам.

Полезные советы:

• Выключите звук у всех своих электронных устройств. Избавившись от звонков, щелчков и трелей, вы сможете внимательно изучать новые сообщения и отвечать на них, считаясь в первую очередь со своим графиком и собственными предпочтениями, а не чувствовать себя обязанным бросаться на новое дело по первому требованию умного гаджета.

• Объявите день свободы от электронной почты. Например, вы можете всем сообщить, что дали себе обет не смотреть почту по пятницам. В этот день, вместо того чтобы посылать электронные письма коллегам, снимите телефонную трубку и насладитесь живой беседой с ними.

Полезные инструменты:

• Используйте WriteRoom, приложение для Mac, которое работает в полноэкранном режиме и блокирует всех «похитителей» вашего внимания в компьютере, оставляя вас наедине с текстом.

• Если вы работаете не на Mac, а на устройстве другого типа, попробуйте JDarkRoom. Это бесплатное межплатформенное приложение, копирующее функции WriteRoom, позволяя работать в полноэкранном режиме, ни на что не отвлекаясь.

• Используйте Camouflage (под Mac) или Dropcloth (под Windows), чтобы спрятать за «ширмой» весь беспорядок на рабочем столе компьютера и таким образом отгородиться от всего, что вас отвлекает.

Полезные советы:

• Выключите монитор, закройте программу для работы с электронной почтой и/или интернет-браузер.

• Переверните мобильный так, чтобы не видеть его экрана. Устраняя или сокращая количество визуальных раздражителей, отвлекающих ваше внимание, вы облегчите себе задачу сосредоточиться на текущем проекте и никакие электронные устройства не будут вас прерывать.

Полезные инструменты:

• Используйте Think, приложение, работающее на Mac. После запуска оно спросит вас, на каком из окон вы хотите сфокусироваться, и выведет его на передний план, а остальную часть экрана затемнит так, чтобы вы могли сконцентрироваться на поставленной задаче.

• Попробуйте еще и Isolator, другое приложение, также написанное под Mac, которое способно полностью скрывать от вас остальные окна и затуманивать все, что находится за активным окном.

• Если вы имеете дело с Windows, используйте JediConcentrate. Эта программа действует так же, как Think. Когда вы выберете режим концентрации, окно, в котором работаете в настоящий момент, засветится, а остальная часть экрана останется темной.

У моего клиента Колина была запланирована встреча с одной семейной парой для обсуждения изменений в их документах о доверительном управлении. Буквально за два часа до назначенного времени, когда Колин уже вносил последние мелкие правки в договор, офисный сервер вышел из строя, погубив всю работу моего клиента за полдня.

Это форс-мажор. Свистать всех наверх! Сэнди, помощница Колина, быстро связалась с IT-компанией, занимающейся поддержкой их офисной техники, и попросила срочно прислать кого-нибудь, кто бы посмотрел, можно ли восстановить хоть какую-ту часть утерянной информации. Затем она позвонила клиентам и перенесла встречу на следующее утро. Всего за несколько часов IT-специалист совершил чудо, найдя копии документов, над которыми работал Колин, благодаря чему тот смог внести оставшиеся правки. Однако это непредвиденное событие отвлекло всех членов команды Колина от непосредственных обязанностей и отняло время у компьютерщика и Колина, помешав им всем выполнить работу, запланированную на день. Кризис был разрешен, клиент Колина – успокоен, но время было безнадежно потеряно.

Такой сценарий типичен для всех офисов мира. Подобные непредвиденные ситуации, увы, периодически возникают, и их не избежать. Но бывают и другого рода ЧП, которые происходят из-за плохого планирования, недооценки времени и ресурсов, необходимых для реализации проекта, или непринятых своевременно мер. Независимо от типа чрезвычайной ситуации, ее последствия будут одни и те же: отвлечение внимания, потеря времени, снижение продуктивности и повышение уровня стресса.

Итак, что можно сделать, чтобы непредвиденные обстоятельства не испортили ваш день? Давайте рассмотрим один из подходов, который многие находят для себя полезным.

Первым делом следует оценить форс-мажорную ситуацию и определить, действительно ли она из категории тех, что требуют немедленного решения. Какова ее природа? Угрожает ли она чьей-то безопасности? Как она может сказаться на ваших клиентах, вашем бизнесе и организации в целом? Требует ли проблема срочного принятия мер или «потерпит» до обеда или до завтрашнего утра, не причиняя никому особых неудобств? На основе полученной информации спланируйте свой ответ, расставив свои действия по приоритетности. Только остерегайтесь попадания в ловушку, когда повседневные дела начинают восприниматься как чрезвычайные события. Тушите пожары, угрожающие жизни и имуществу, – для всех остальных проблем, которые не дотягивают до статуса ЧП, выделите время в своем графике и занимайтесь ими тогда, когда вам будет удобно.