Карсон Тейт - Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности

Во-первых, подумайте о времени, которое имеется в вашем в распоряжении – 15 минут. Затем о главном ресурсе или инструменте, находящемся под рукой, – о своем компьютере.

Когда я предлагаю клиентам придумать финал этого сценария, они чаще всего дают один и тот же ответ, который им кажется наиболее очевидным: проверить ящик входящих сообщений. Однако я настойчиво прошу вас не поддаваться магнетическому притяжению электронной почты, разве что по какому-то стечению обстоятельств ответить на электронное письмо нужно безотлагательно. Вместо того чтобы заглянуть в почтовый ящик, посмотрите лучше свой список дел и решите: работа над какой задачей в течение 15 минут с использованием компьютера способна приблизить вас к вашим R.E.A.D.Y.-целям.

Если вы уже сгруппировали свои дела в TASK-перечне по времени и/или орудию труда, то на определение подходящей задачи у вас уйдет всего пара секунд. Если вы классифицировали их по другим параметрам, тогда вы потратите на эту операцию минуту или около того.

Допустим, вы нашли в своем TASK-перечне четыре задачи, которые можно выполнить в указанный временной интервал с помощью компьютера.

• Посмотреть документ, присланный вашим коллегой Тедом, где он описывает проблемы, возникшие с важным клиентом, и написать ему ответ, посоветовав, что делать.

• Сравнить меню трех кейтеринговых компаний, услугами одной из которых вы намереваетесь воспользоваться при организации выездного заседания в следующем месяце, и попросить своего ассистента сообщить им о вашем выборе.

• Вычитать текст презентации, с которой собираетесь выступить через шесть дней на конференции вашей отраслевой ассоциации.

• Посмотреть ежеквартальный отчет о доходах и расходах вашего отдела, поскольку его необходимо подготовить к заседанию у вице-президента компании, запланированному на следующую неделю.

А теперь подумайте о третьей переменной – запасе энергии, который у вас остался. Уже 15:00, и вы чувствуете первые признаки усталости. Глядя на четыре задачи, решите: какую из них вы сможете выполнить с минимальными усилиями?

Первая – дать Теду совет о том, как устранить трения с важным клиентом, – может потребовать от вас проявления дальновидности и креативного мышления. Если ситуация не предполагает экстренной реакции, наверное, лучше отложить ее до утра, чтобы обдумать на свежую голову.

Третья и четвертая задачи в равной степени требуют повышенного внимания к деталям. В обоих случаях малейший недосмотр может привести к тому, что вы попадете в очень неловкое положение. (Представьте себе, если заголовок на вашем первом слайде будет гласить: «Привет учасникам отраслевой конхеренции!». Или в отчете вашего отдела о доходах и расходах по одному из пунктов получится внушительное отрицательное сальдо, а вы не будете в состоянии объяснить своему боссу, откуда оно взялось.) Раз у вас еще имеется в запасе несколько дней на решение этих задач, отложите их на тот момент, когда энергии у вас будет больше, и на всякий случай попросите кого-нибудь из коллег подстраховать вас.

В итоге у вас остается только одна важная, но довольно приземленная задача – выбрать хороший ресторан для встречи, запланированной на следующий месяц. Выполните ее и вычеркните из своего перечня дел.

Учитывая при определении дальнейших действий три указанные переменные, вы сможете рационально использовать каждую минуту рабочего дня, взвешенно расходовать свою энергию и реализовать самые важные и значимые дела.

А теперь переходим ко второму шагу – эффективному выполнению работы. Прежде всего я расскажу, какие методы и тактики помогут вам повысить свою эффективность независимо от того, какой стиль продуктивности вам ближе. Я делю их на две группы: тактики выполнения задач и тактики управления проектами . Лучшие из них коротко описаны в следующих двух врезках.

Ваши сильные стороны:

• Способность безошибочно выполнять значительные объемы работы.

• Умение точно определять приоритетность задач.

Поэтому попробуйте следующие тактики:

• Оцените свои успехи с точки зрения качества работы, а затем и ее количества. Подумайте: что вам стоило бы изменить, чтобы оба эти показателя выросли.

• Объедините или сгруппируйте схожие задачи – так вы еще больше повысите свою результативность и эффективность.

Ваши сильные стороны:

• Умение составлять точные и детальные перечни задач.

• Способность выполнять работу досрочно.

Поэтому попробуйте следующие тактики:

• Эффективно используйте имеющиеся в ваших электронных устройствах системы напоминания, чтобы не упускать из виду наиболее срочные и важные дела из вашего перечня.

• Заранее определяйте, сколько времени и сил вы готовы потратить на ту или иную задачу, и строго придерживайтесь отпущенного лимита.

Ваши сильные стороны:

Способность изготавливать и использовать визуальные, кинетические перечни. Четкое интуитивное понимание того, какую именно задачу необходимо выполнять в каждый конкретный момент времени.

Поэтому попробуйте следующие тактики:

• Чтобы лучше концентрироваться и настраиваться на работу, слушайте инструментальную музыку.

• Не позволяйте коллегам, электронным письмам или телефонным звонкам прерывать ход ваших мыслей.

Ваши сильные стороны:

Способность эффективно решать несколько задач одновременно.

Умение рационально выполнять задачи.

Поэтому попробуйте следующие тактики:

• Просто действуйте! Начните со срочных дел, требующих прежде всего скорости, а не безупречности реализации, чтобы избежать скатывания в «черную дыру» постоянных отсрочек.

• Оставайтесь сконцентрированным на текущей задаче, для чего уберите с поверхности своего стола все, что может вас отвлекать.

Ваши сильные стороны:

• Нацеленность на достижение намеченного результата.

• Логическое мышление и умение анализировать цели проекта.

• Способность быстро принимать правильные решения.

Поэтому попробуйте следующие тактики:

• Помните о необходимости считаться с эмоциональными потребностями членов команды и тем, как удовлетворение или неудовлетворение этих потребностей может сказаться на реализации проекта.