Карсон Тейт - Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности

• Инвестируйте время в выстраивание отношений, которые будут полезны для одобрения и выполнения проекта, в том числе отношений с клиентами и общественностью.

• Научитесь ценить чувства и относиться более спокойно к «подтверждениям» фактов, которые считаете спорными.

А также опробуйте следующие инструменты:

• Todoist – бесплатное веб-приложение для управления задачами и проектами, которое идеально подходит для индивидуальной работы. С его помощью вы легко рассортируете свои задачи по проектам и подэтапам проектов, сможете управлять задачами внутри проекта с их дальнейшей разбивкой на подзадачи и назначать крайние сроки по каждому пункту даже самого подробного перечня. Вдобавок еще один бонус: приложение можно интегрировать с Gmail, что позволит вам легким движением руки переходить из своего ящика входящей почты в ящик для сообщений по конкретному проекту.

• Basecamp – веб-приложение для управления проектами, имеющее предельно понятный дружественный интерфейс. Приложение можно интегрировать с электронной почтой. Оно доступно для iPhone, iPad и Android-устройств и позволяет отслеживать задачи в рамках различных проектов, загружать файлы по ним, просматривать графики и сроки.

Ваши сильные стороны:

• Способность составлять детальные планы со строгой последовательностью шагов.

• Умение в процессе планирования проектов учитывать и соблюдать все законы, установки, правила, нормы и требования к качеству и безопасности работ.

• Умение концентрироваться на достижении целей проекта.

Поэтому попробуйте следующие тактики:

• Думайте о том, как проект поддерживает стратегическое видение; фокусируйтесь на общей картине, логике процессов и рассматривайте их в широком организационном контексте.

• Научитесь ценить спонтанность и проще относиться к строгости форм и структур.

• Учитывайте то, что другим членам команды для выполнения задач по тому же проекту может потребоваться больше времени, чем вам.

А также опробуйте следующие инструменты:

• Tom’s Planner – бесплатное и интуитивно понятное веб-приложение для создания графиков Ганта, которое может работать и как индивидуальный инструмент для управления проектами. Простое в использовании. С его помощью можно вносить поправки в свои графики буквально на ходу.

• OpenProj – программа с открытым исходным кодом, бесплатная альтернатива Microsoft Project (к тому же свободно открывает «родные» Microsoft Project-файлы). Идеально подходит для управления проектами. Имеет очень динамичный движок, позволяющий легко строить не только временн ы е графики и планы работ на основе ресурсов, но и ленточные и столбчатые диаграммы, сетевые графики (сетевые логические диаграммы), графики структуры трудозатрат, а также производить расчеты издержек и прибавочной стоимости и тому подобное.

Ваши сильные стороны:

• Способность быть лидером команды.

• Умение строить партнерские отношения с людьми.

• Интуитивное понимание того, каким должен быть следующий шаг к выполнению проекта.

Поэтому попробуйте следующие тактики:

• Проявляйте осторожность в работе с цифрами, датами, финансовыми документами, любыми количественными данными, техническими требованиями и вообще с анализом осуществимости решений, так как любая ошибка в них может оказаться роковой для успеха проекта.

• Избегайте чрезмерного оптимизма по отношению ко времени, которое может потребоваться для выполнения задач. Убедитесь, что временн ы е рамки, которые вы фиксируете, реалистичны.

• Сведите к минимуму коммуникации в процессе реализации проекта, так как это может замедлить темпы его выполнения.

А также опробуйте следующие инструменты:

• Collabtive – бесплатное веб-приложение, позволяющее членам команды сотрудничать друг с другом в процессе планирования проекта, выполнения задач, определения этапов работ, а также обмениваться файлами и мгновенными сообщениями. С помощью функции экспорта задач iCal можно получать электронные письма с напоминаниями и предупреждениями о различных вопросах по проектам, а также синхронизировать свои графики.

• Asana – инструмент, сочетающий в себе возможности приложений для управления проектами, задачами и осуществления сотрудничества. Здесь все в одном месте – и переписка, и задачи, и файлы. Вы уже никогда ничего не потеряете. Письма и задачи можно группировать, так что вам больше не придется подолгу плутать в дебрях электронной почты.

Ваши сильные стороны:

• Способность стратегически мыслить.

• Умение выдвигать креативные, инновационные идеи и проекты.

• Способность высматривать и соединять несопоставимые на первый взгляд вещи в единое целое.

Поэтому попробуйте следующие тактики:

• Убедитесь, что планы проектов конкретны и ясны. В противном случае они могут показаться членам вашей команды нереалистичными и невыполнимыми, что будет вызывать у них стресс.

• Старайтесь концентрироваться на различных аспектах проекта по очереди, а не одновременно на всех.

• Учитывайте свою склонность избегать задач, которые кажутся вам неинтересными и рутинными. Боритесь с этим качеством, чередуя скучные задачи с увлекательными.

А также опробуйте следующие инструменты:

• Things – программа для управления задачами и проектами, которая работает под Mac OS X и iOS. У нее простой и симпатичный интерфейс, что предельно упрощает навигацию. Хорошо интегрируется во все основные Mac-приложения, такие как iCal. Так что вы легко сможете перетаскивать задачи, организовывать их по проектам и привязывать к своему календарю. И все это элементарно синхронизируется с вашим iPhone.

• Liquid Planner – мощное веб-приложение для управления проектами. Его гибкость позволит заниматься таск-менеджментом, расписывать графики проектов и сотрудничать с членами своей команды, буквально не сходя с места. Приложение позволяет завести ящик входящей почты для совместного использования и реагирования на поступающие по проекту запросы. Программа легко интегрируется с календарем и различными почтовыми клиентами, а также обеспечивает быстрый поиск и доступ к документам и комментариям.

Краткое руководство по стратегиям управления задачами и проектами вы можете также скачать, зайдя на сайт www.carsontate.com.

Эмили – одна из моих клиенток, с ней вы познакомились во второй главе книги. По стилю продуктивности она – визуализатор. Когда я начала с ней работать, она трудилась по 80–90 часов в неделю. Груз усталости давал о себе знать: качество работы Эмили постепенно ухудшалось. По оценке ее менеджера, она стала вести себя безответственно, постоянно увязала в текучке и не могла эффективно коммуницировать со своей командой.