Карсон Тейт - Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности

Может, вы расцените подобную перемену как слишком радикальную и рискованную? Или почувствуете потребность в чьей-то санкции, чтобы нарушить столь глубоко укоренившуюся традицию? Конечно, никакое разрешение вам не нужно, но если у вас возникает подобное чувство, извольте: я даю вам позволение отныне и во веки веков не начинать свой день с прочтения электронных писем.

Именно так я и сказала Эмили, когда она поделилась со мной своей историей о горе-злосчастии по имени электронная почта.

Эмили соглашалась с тем, что начинать день действительно нужно как-то по-другому и что такие перемены должны стать первым шагом на пути к возвращению себе контроля над рабочим временем, но при этом понимала, что сделать это будет нелегко. Ей придется плыть против течения: бороться не только с корпоративной культурой компании, но и с культурой труда в более широком контексте – культурой, в которой мы все воспитаны и живем. Ведь у каждого человека утро начинается с электронной почты. Многие привыкли, что ответ на письмо, отправленное после обеда или вечером, придет не позднее раннего утра следующего дня, вместе с восьмичасовой электронной лавиной, сход которой большинство людей воспринимают как абсолютную норму.

Эмили немного побаивалась бросить вызов столь прочно прижившейся норме, а потому решила в первый месяц начинать день с самой важной задачи (а не с почты) только два раза в неделю. После нескольких фальстартов Эмили заметила, что в тех случаях, когда она заглядывает в ящик не с самого утра, рабочий день складывается несколько иначе и протекает более размеренно и спокойно. И что еще важнее: в такие дни она успевает завершить часть самых значимых для нее дел, которые в другие дни остаются выполненными лишь наполовину, поскольку время уходит на разгребание очередного почтового завала. Через шесть недель Эмили уже не нужно было сознательно подавлять в себе желание заглянуть в почтовый ящик, как только загорится экран компьютера. Теперь она без проблем сразу приступала к выполнению самой важной работы, в наибольшей степени отвечающей ее главным приоритетам.

«Первым делом – почта» – не единственная деструктивная норма, от которой необходимо отказаться. Многие люди и организации свыклись с мыслью, что их сотрудники должны проводить день, постоянно находясь на связи и проверяя электронную почту чуть ли не каждые пять минут. Подобная практика подрывает продуктивность и приводит к совершенно неэффективному использованию самого ценного ресурса – времени.

Прислушайтесь к совету предпринимателя Ричарда Брэнсона, основателя корпорации Virgin: «Вы должны научиться управлять своим смартфоном. Не позволяйте ему управлять вами. Многие топ-менеджеры постоянно заглядывают в него – и во время заседаний, и после них. Это плохая привычка, и она негативно сказывается на концентрации внимания и принятии решений. Используйте смартфон только урывками: проверяйте электронную почту раз в час или около того, после чего откладывайте устройство в сторону и фокусируйтесь на текущей задаче» {36}.

Возьмите бразды правления в свои руки: проверяйте электронную почту через равные промежутки времени в заранее определенные часы: скажем, в середине утра, после обеда и за пару часов до окончания работы. После чего выходите из почтового ящика и возвращайтесь к основной работе.

Помните: мы сами приучаем людей относиться к нам тем или иным образом. Если вы чувствуете, что становитесь жертвой культурно обусловленной сверхзанятости, источник которого электронная почта, заведите новые правила и привычки. Уведомьте коллег, подчиненных, своего менеджера и всех, с кем переписываетесь, что ответ от вас может прийти не сразу, а спустя несколько часов. В случаях же, когда дело не терпит отлагательств, они всегда могут дозвониться до вас по телефону. Отучите их от мысли, что на каждое свое письмо они незамедлительно будут получать уведомление о доставке и отклик. Не беспокойтесь – они вряд ли огорчатся. В конце концов, количество имейлов, действительно требующих срочного ответа, невелико. На самом деле многие из ваших адресатов наверняка будут благодарны вам за то, что вы избавили их от деспотичного требования отвечать на письма немедленно, и, глядя на вас, сами начнут менять свои привычки в отношении электронной почты.

После того как вы изменили схему работы с почтой, восстановив контроль над почтовым ящиком, нужно сделать еще один шаг: сократить количество времени на обработку входящих сообщений. Но для этого придется овладеть наукой принятия решений .

Когда мы с Эмили пытались продраться сквозь 13 000 сообщений, скопившихся у нее в папке «Входящие», я начала задавать ей следующие вопросы: «Требует ли это сообщение от тебя каких-либо действий?», «А вот то письмо – оно тебе действительно нужно?», «Ты уже ответила на данное послание?» и так далее. И в каждом случае Эмили останавливалась, перечитывала сообщение и думала над тем, что мне ответить. Она поступала так даже с письмами, которые уже неоднократно перечитала. Стало очевидно: при просмотре входящей почты Эмили старается избегать принятия решений относительно того, что делать с сообщениями дальше. Результат не заставил себя ждать – переполненный и неуправляемый ящик входящей корреспонденции.

Все эти «пылящиеся» послания просто загромождали его, создавая нестерпимый хаос, а все потому, что моя клиентка боялась что-то решить. Говоря словами эксперта в области организации труда Барбары Хэмпхилл: «Хаос = отложенные решения». Иными словами, ключ к более эффективной и оперативной обработке входящей почты лежит в умении быстро принимать решения . И лучший метод здесь – мой «Алгоритм имейл-проворности». Я называю его так потому, что его предназначение – сделать нас проворнее в отношении содержимого нашего почтового ящика. То есть чем быстрее вы определитесь с ним, тем больше времени у вас останется на другие дела в течение дня.

«Алгоритм имейл-проворности» – это четырехшаговый процесс: прочтение, решение, действие, хранение. Придерживаясь его, вы сможете максимально быстро просматривать свой почтовый ящик, молниеносно принимая решения, причем от этого они не станут менее точными и выверенными (рис. 9.1).

Рис. 9.1.«Алгоритм имейл-проворности»

Первый шаг алгоритма – прочтение. Шаг вполне очевидный, не так ли?! Скорее всего, вы действительно читаете полученные письма и даже, подобно Эмили, перечитываете их по несколько раз. Но нередко проблема состоит в том, что мы открываем почтовый ящик тогда, когда на самом деле не в состоянии полноценно воспринимать информацию, содержащуюся в посланиях. Например, когда параллельно беседуем с кем-то по телефону, или когда до очередной встречи остается всего несколько минут, или пока стоим в очереди за кофе, или за пять минут до конца рабочего дня. Иными словами, когда мы не в состоянии вникнуть в их суть. А потому впоследствии мы вынуждены тратить драгоценное время на их перечитывание.