Карсон Тейт - Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности

А теперь почитайте отредактированный вариант письма:

Тема: Конференция, посвященная развитию связей с инвесторами. Договор

От: Эмили Мэтьюс

Кому: Сью Андерсон

Копия: sstevens@wlc.com; dmengers@wlc.com; pstowe@wlc.com; kmayfield@wlc.com; bwlc@business.com

Дорогая Сью,

Мы с нетерпением ждем Ваше выступление на Конференции по развитию связей с инвесторами, которая состоится 15 июня. Так как в мероприятии будут принимать участие руководители самого высокого уровня, я решила привлечь юридический отдел к оформлению официального договора на оказываемые Вами услуги. Договор защит Вас и других руководителей высшего звена, которые приедут на конференцию, от любых возможных претензий материального характера, а также прояснит все вопросы, связанные с покрытием издержек. Для окончательного согласования Вашего участия, пожалуйста, посмотрите приложенный договор, подпишите его и отправьте мне до 30 мая. Если у Вас возникнут какие-либо вопросы по договору, вы можете написать мне или связаться напрямую с сотрудником нашего юридического отдела Дональдом Менгерсом по адресу dmengers@wlc.com.

Спасибо за внимание,

Обратите внимание на то, как в тексте второго письма нашли отражение ответы на четыре ключевых вопроса: «кто?», «почему?», «что?» и «как?». Такой подход позволил сделать новый вариант письма предельно понятным. Вопрос «кто?» помог определиться с именами, которые будут указаны в строчках «Кому» и «Копия», а также с приветствием («Дорогая Сью»). Ответ на вопрос «что?» нашел непосредственное отражение и в самой теме письма, и в первом предложении («Мы с нетерпением ждем Ваше выступление…»). Следующее предложение отвечает на вопрос «почему» («Так как в мероприятии будут принимать участие руководители самого высокого уровня…»). А последние два (начиная со слов «Для окончательного согласования Вашего участия…») разъясняют вопрос, «как» именно получателю письма следует поступить далее.

Конечно, на планирование и написание второй версии письма наверняка потребовалось на пару минут больше, чем на составление первой. Однако тем самым вы сэкономили себе гораздо больше времени и сил, которые в противном случае ушли бы на неоднократные возвращения к теме и написание ответов на уточняющие вопросы.

Когда я училась в пятом классе, наша преподавательница миссис Лич была ярой поборницей составления тематических предложений, обобщающих содержание последующих абзацев текста. Целый год на ее уроках мы только тем и занимались, что сочиняли такие предложения. Даже сегодня, когда я сажусь за написание речи, статьи или главы книги, я слышу голос миссис Лич, вопрошающей: «Карсон, где твое тематическое предложение?!». Я знаю, что, если бы миссис Лич заглянула в мой почтовый ящик и прочитала некоторые из полученных мною писем, она бы открыла рот от удивления, затем бы достала свой красный карандаш и написала на полях: «Тематическое предложение непонятно!».

Конечно, миссис Лич никогда не слышала о существовании электронной почты. Но ее мудрые наставления вполне применимы и в современном мире цифровых технологий. Только формат посланий немного изменился. Сегодня строка темы электронного письма и есть ваше тематическое предложение. От того, насколько четко и ясно она сформулирована, зависит, насколько эффективно вы будете коммуницировать. Если тема понятна, то и качество самих писем, и скорость отклика на них будут выше.

Поэтому, пожалуйста, никогда не позволяйте себе нажимать кнопку «Отправить», если в строке «Тема» вашего письма значится что-нибудь типа «Re: Re:», «Fwd: Fwd:» или какая-то другая ничего не значащая фраза, относящаяся к более ранней переписке. Тема или цель таких писем останется неясной, и вашему адресату придется тратить драгоценные минуты на попытки расшифровать, отсортировать и приоритизировать входящие послания, в процессе чего ваше важное сообщение может затеряться и о нем так больше и не вспомнят.

Убедитесь, что тема вашего электронного письма отражает непосредственный предмет коммуникации, ее цель или желаемый результат. Отвечая на полученное ранее письмо, можете в случае необходимости изменить его тему, чтобы оно стало более понятным и адекватным текущему моменту. Или подумайте об использовании в теме сообщения одного из следующих стандартных выражений:

• Требует принятия мер: ДАТА;

• К сведению: третий параграф, на который ссылался клиент Х;

• Уточнение: ТЕМА;

• Ответить до: ДАТА;

• Не требует ответа;

• Конец сообщения.

В некоторых случаях последний вариант – «Конец сообщения» (или английская аббревиатура EOM) – бывает особенно уместен, например, когда нужно передать очень короткое сообщение. В такой ситуации вы можете вставить его все целиком в строку темы письма и добавить после точки: «Конец сообщения». (Например: «Заседание по вопросам маркетинга переносится на 14 часов вторника. Конец сообщения».) Тогда получателю не придется открывать письмо, и вы сэкономите ему драгоценные минуты.

Когда передовой опыт грамотного заполнения строки «Тема» в электронных письмах распространяется по всей организации, получается значительная суммарная экономия времени и сил. Несколько месяцев назад именно из-за проблем, связанных с огромными объемами входящей корреспонденции, ко мне обратились руководители группы сбыта одной крупной компании по производству потребительских товаров. Я предложила им применить стратегию согласования и стандартизации тем электронных сообщений, что позволило бы сотрудникам быстрее приоритизировать входящие послания и эффективнее использовать свое время. Через три месяца после введения в практику этой рекомендации торговые представители компании стали экономить на административных вопросах по несколько часов в неделю, а скорость отклика на письма клиентов повысилась на 20 процентов.

Перестаньте относиться с пренебрежением к строке темы в электронных письмах и увидите, как взлетит ваша продуктивность.

Свойственный Эмили стиль продуктивности препятствовал эффективному ведению электронной переписки и в еще одном аспекте: как визуализатор, моя клиентка никак не могла проявить необходимую решительность для «списания» электронных сообщений в архив. «С глаз долой – из сердца вон», – гласит пословица. И Эмили боялась, что если письма перестанут каждый раз попадаться ей на глаза, то она забудет о них. А если забудет о них, то может забыть и о людях, их приславших, или о проектах, которых они касались.

Вместе с тем моя клиентка понимала, что не способна эффективно выполнять свою работу и своевременно отвечать на новые письма при наличии в почтовом ящике более 13 тысяч сообщений.