Карсон Тейт - Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности

Плановики, как правило, любят порядок во всем. Если вы – из их числа, создайте собственную систему упорядочивания электронной почты. Используя различные цифры и символы, вы можете легко адаптировать под себя встроенный в почтовую программу алфавитный принцип организации папок. Посмотрим, как это делается. Представим себе, что в данный момент у вас запущены три очень важных проекта под кодовыми наименованиями «Хендерсон», «Фигуэра» и «Бернстайн» и по каждому у вас создана папка с таким же именем. Вы можете позволить папкам «упасть» туда, куда их закинет алфавитная система сортировки документов в соответствии с их начальными буквами – Б, Ф и Х. А можете вставить цифру перед каждым названием: «1Хендерсон», «2Фигуэра» и «3Бернстайн». В таком случае эти три папки окажутся в самом начале списка папок в вашем архиве электронных сообщений, и уже за ними последуют остальные, не нумерованные папки, выстроенные в традиционном алфавитном порядке. (При этом – заметьте! – как только проект «Хендерсон» будет завершен или по какой-либо другой причине выпадет из вашего перечня приоритетов, вы можете просто убрать цифру перед названием и папка разместится по алфавиту.) Если вставить перед названием папки специальный символ типа «собачки», «решетки», «звездочки» и так далее, то эта папка продвинется еще выше и встанет перед всеми пронумерованными папками. Например, вы захотели создать отдельную папку «Проконтролировать» и складывать туда все сообщения с описанием дальнейших шагов, за выполнением которых вы хотите проследить. Если вы назовете эту папку «@Проконтролировать», то она поднимется на самый верх списка папок в вашем архиве.

Если вы – организатор, то склонны к более экспрессивному и эмоциональному языку и стилю мышления, которые помогают людям чувствовать вашу поддержку. Чтобы выбранные вами стратегии управления электронной почтой соответствовали вашему стилю, они должны увлекать вас, сокращать или минимизировать отвлечение внимания и оставлять время для общения с коллегами. Вот несколько идей, к которым вам стоит присмотреться.

Внимательно подумайте, прежде чем добавить кого-то еще в строку получателей копии письма.

Как организатор, вы любите командную работу. Такая инклюзивная манера действия часто приводит к чрезмерно активной коммуникации с коллегами, продиктованной стремлением поддерживать с ними связь. Помните об этой предрасположенности при составлении черновиков писем и внимательно обдумывайте, кого стоит включить в круг получателей сообщения. Старайтесь не загружать строку «Копия» адресами партнеров, для которых информация, содержащаяся в письме, попадает в категорию «приятно узнать». Вносите только тех, кому действительно «нужно узнать», тем самым вы избежите лишнего захламления почтовых ящиков других людей, как, впрочем, и своего собственного.

Попробуйте во время обработки почты включить себе музыку – веселее будет!

Организатору, который получает удовольствие от общения с людьми, работа с электронной почтой может казаться скучной и неэффективной. Многие люди этого типа вообще сомневаются в ценности электронной коммуникации, потому что она не способна в полной мере удовлетворять их сильно выраженную потребность в межличностном общении. Возьмем, к примеру, одну мою клиентку – классического организатора Эйвори. Она буквально утопала в электронной почте и при этом получала от шефа и торговых партнеров обвинения в черствости, забывчивости и нежелании делиться важной информацией. В чем проблема? Да в том, что электронная почта воспринималась Эйвори как нечто холодное, безликое, обусловливающее колоссальные потери времени. Вот мы с ней и нашли решение, позволяющее сыграть на двух слабостях моей клиентки – к музыке и шоколаду. Теперь каждый раз, когда Эйвори берется за обработку электронной почты, она включает музыку, а после расчистки ящика вознаграждает себя небольшой долькой шоколада. Как видите, довольно просто сделать процесс работы с почтой более приятным и увлекательным.

Создайте и используйте шаблоны для рутинных запросов и задач.

Досадная монотонная работа способна выжать из организатора все соки. Чтобы минимизировать проблему, обзаведитесь серией шаблонов, используя функцию «автотекст» почтовой программы или создав письмо и сохранив его как шаблон с помощью соответствующей функции Outlook и Lotus Notes. (К сожалению, пользователи Gmail пока лишены такой возможности.) И в том и в другом случае, получив сообщение, требующее стандартного ответа, вы сможете быстро отправить шаблонное письмо и избежите необходимости снова и снова набирать один и тот же текст. Внедрение данной системы облегчит и ускорит выполнение ваших обязанностей, чтобы вы могли вернуться к более интересной и увлекательной работе, не игнорируя при этом важные сообщения, заслуживающие развернутого ответа.

Если вы – визуализатор, то ваш стиль мышления отличается холистичностью и интуитивностью. Вы сильны в синтезе и интеграции идей, а также в осмыслении общей картины. Поэтому вам нужны имейл-стратегии, которые позволят отслеживать важные сообщения и синтезировать входящую информацию быстро и легко. Ниже описаны приемы, которые вам стоит опробовать.

Введите цветовую маркировку входящих сообщений по отправителю или по теме.

Подумайте, как сгруппировать письма в вашем почтовом ящике по категориям, и задайте для каждого типа сообщений конкретный цвет. Например, вы можете создать правило, по которому письма от вашего шефа будут помечаться красным флажком, сообщения от ключевых клиентов – зеленым, а от основных поставщиков – желтым. (Заглядывая в почтовый ящик, вы будете сразу видеть, какого «цвета» письмо.) Или правило, по которому, скажем, синим будут помечаться сообщения, отправленные только вам, чтобы вы с первого взгляда могли выделить их на фоне сотен других, в которых вы значитесь просто одним из получателей копии письма. Цвет – ваш друг. Позовите его, и он поможет вам быстро отыскивать письма, требующие незамедлительного или своевременного ответа.

Отключите функцию уведомления о поступлении электронной почты.

Какие только звуки не нарушают и не отвлекают наше внимание в офисе! Но самый коварный из них – звук, оповещающий о приходе очередного письма. И особенно он пагубен для визуализаторов, которые легко откликаются на всякого рода раздражители. Не позволяйте техническим устройствам завладеть вашим вниманием. Выключите их, и пусть электронная почта подождет, пока вы не будете готовы почитать ее и ответить на поступившие сообщения. (На самом деле данный прием принесет пользу всем, но особенно важно его применять визуализаторам – от этого их эффективность существенно возрастет.)