Карсон Тейт - Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности

Может показаться, что проблема не стоит выеденного яйца, но на самом деле она становится причиной огромных потерь времени и сил. Допустим, к примеру, что вы получаете по 100 писем в день, и на прочтение каждого у вас уходит приблизительно по одной минуте. Стало быть, в целом вам понадобится 1 час 40 минут. Но если у вас не было возможности вникнуть в содержание писем с первого раза, вам придется перечитать их еще раз, израсходовав в сумме уже 3 часа 20 минут.

У вас есть лишние полтора часа в день, которые можно позволить себе потратить впустую? Если нет, то заведите привычку открывать почтовый ящик только при наличии времени и сил на полноценный просмотр корреспонденции, и тогда вам не придется перечитывать ее дважды.

Второй шаг в «Алгоритме имейл-проворности» – собственно принятие решения. Как уже отмечалось, хаос = отложенные решения. Это как раз тот самый этап, когда вы можете предпринять активные действия для предотвращения хаоса, а именно: принять решение по каждому электронному сообщению. Спросите себя: «Это важное письмо? Оно требует от меня каких-нибудь действий?». Как видите, вопросы очень простые и позволяют определиться относительно каждого послания.

На третьем этапе «Алгоритма имейл-проворности» вам предстоит предпринять некие конкретные шаги. Возможно, полученное письмо потребует осуществления определенных действий, например составления ответа на запрос, передачи информации третьим лицам, выделения времени на мероприятие или поиск решения простой проблемы. Если да, тогда у вас есть на выбор три варианта, как поступить (рис. 9.2).

Рис. 9.2.Этапы принятия решения о действиях по конкретному посланию

Первый вариант – последовать девизу компании Nike: «Просто сделай это!». Выберите его, если сможете выполнить поставленную задачу или ответить на заданный вопрос в течение трех-пяти минут, а то и меньше. В конце концов, если вы решите вернуться к письму еще раз чуть позже, то потеряете еще больше времени, так что просто сделайте сейчас то, о чем вас просят, и удалите сообщение из своего ящика и сознания навсегда.

Второй вариант – переслать письмо кому-нибудь другому и делегировать ему полномочия ответить на него. Но тогда понадобится принять решение: кто тот «правильный» человек, которому следовало бы адресовать данное послание. Если это вы, то хорошо, а если нет, тогда передайте письмо далее, причем немедленно. Вы можете переслать его «правильному» человеку (добавив от себя пару слов и объяснив ситуацию) или же написать краткий ответ отправителю, посоветовав ему обратиться к более компетентному в данном вопросе лицу, указав его адрес. В любом случае вы снимете с себя ответственность и сможете с чистой совестью удалить письмо из своего ящика.

И последний вариант, который наверняка подойдет для большинства писем в вашем почтовом ящике, – превратить письмо в задачу. Проще говоря, прочитать послание, решить, какие конкретные шаги следует предпринять по нему, и добавить их в перечень своих задач. Реализуется это просто: достаточно «перетащить» строчку с темой письма в календарь, используя специальную функцию почтовой программы, или сделать соответствующие пометки в своем графике, не выходя из компьютерного приложения. Таким образом вы превращаете письмо в задачу и выделяете под ее выполнение подходящее время. (На сайте www.carsontate.com [26]размещен видеоролик, демонстрирующий, как превращать электронные письма в задачи. Там же можно скачать и краткое руководство, в котором описаны шаги, запечатленные на видео.)

Но как быть, если электронное письмо не требует от вас никаких действий? В таком случае у вас есть два варианта: или сохранить его в архиве, или удалить.

Как же решить, какой вариант выбрать? Я убедилась в том, что известное правило «20/80» [27]вполне применимо и к электронной корреспонденции: большинство людей обращаются только к 20 процентам писем из тех, которые они сохраняют. Остальные 80 процентов остаются в «облаке», продолжая занимать место, хотя никогда не бывают востребованы. А посему, прежде чем заархивировать письмо, спросите себя: может ли оно понадобиться вам снова? Возможно, оно пригодится в каких-нибудь административных или юридических целях? Или в нем содержатся некие конкретные детали по текущему проекту, которых больше нигде не найти? Если да, то сохраните письмо, если нет – удалите.

И наконец, четвертый шаг в «Алгоритме имейл-проворности» – хранение электронных сообщений. По сути, это не какое-то отдельное действие, а завершающий этап алгоритма. Само слово «хранение» должно подсказать вам, что ящик входящей почты не место для скопления кучи ненужной корреспонденции. Лучше держать ее в другом месте. А потому перемещайте письма в один из следующих «ангаров»: в соответствующие папки с файлами, в мусорную корзину, в рабочий календарь или перечень задач.

Применение «Алгоритма имейл-проворности» позволит вам избавиться от хаоса в ящике входящих сообщений и существенно сократит количество времени, уходящего на обработку почты.

Когда мы добрались до этой стадии работы с электронной почтой, Эмили уже чувствовала себя гораздо спокойнее. Она поверила, что ситуацию можно контролировать. Но еще не все проблемы были решены. Моя клиентка продолжала получать множество дополнительных вопросов по ранее написанным письмам. Нередко одно-единственное письмо, отправленное нескольким членам команды, работающей по определенному проекту, генерировало полудюжину посланий с уточняющими вопросами, каждое из которых требовало ответа, после чего возникала еще череда вопросов, и так в течение недели, а то и больше.

Возможно, вы тоже не раз сталкивались с подобным явлением. Не исключено, что настолько часто, что уже привыкли считать его неотъемлемым побочным эффектом электронной почты. Если вдуматься, то за этим явно что-то кроется. Но что конкретно? Что происходит? Почему ваше простое письмо вызывает такую волну имейлов от его получателей? И почему именно тогда, когда, как вам казалось, вы еще в первом послании сообщили всю необходимую информацию?

Для Эмили данная проблема была постоянным источником разочарования. Она испытывала все более острое чувство раздражения в адрес партнеров по переписке, которые явно были или слишком тупы, чтобы понять ее простые и понятные послания, или чересчур ленивы, чтобы прочитать их и вникнуть в суть.

На самом же деле мучительная ситуация, из-за которой так страдала моя клиентка (как и многие из нас), не столь однозначна. Коммуникация между Эмили и ее сослуживцами действительно проходила негладко, но помехой были вовсе не невежество или леность ее коллег.