Карсон Тейт - Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности

Я сняла трубку и перезвонила клиенту:

– Мне очень жаль, но я только сейчас вспомнила, что уже пообещала 31‑го быть в другом месте, и не смогу нарушить данное слово. Нельзя ли нам перенести совещание?

– Вы действительно не может отменить ту договоренность? – переспросил мой клиент, и его голос звучал несколько раздраженно.

– Боюсь, никак, – ответила я. – Может, мы могли бы встретиться первого или второго?

Через несколько минут нам удалось определить альтернативную дату.

Сегодня наши графики настолько перегружены, что время от времени мы вынуждены кого-нибудь разочаровывать своим отказом. Но если бы я приняла приглашение поехать в Чикаго 31 октября, я разочаровала бы самого дорогого мне человека. Вот почему я не могла допустить, чтобы это случилось.

Конечно, каждому приходится принимать подобные решения исходя из собственного набора ценностей и целей. У большинства людей выпрашивание сладостей в Хеллоуин не входит в число нерасторжимых обязательств. Для вас самым важным мероприятием может оказаться ближайший семинар, где вы обретете ценнейшее умение, что послужит вам трамплином к следующей должности. Или же день, который вы собирались посвятить упражнениям и медитации и который запланировали еще несколько недель назад, рассчитывая таким образом подзарядить свои «батарейки» после года напряженной работы. Просто нужно сфокусироваться на своей главнейшей цели, какой бы она ни была, и набраться мужества говорить «нет» приглашениям на совещания, которые не помогут вам к ней приблизиться.

Не менее важно также помнить и о стиле продуктивности, своем и своих коллег, потому что для различных типов людей совещания имеют разную ценность. Вот какую историю поведала мне коллега по работе Николь:

«Несколько лет назад у меня был сослуживец, буквально одержимый идеей “держать людей в курсе дел” и добиться того, чтобы все члены команды присутствовали на всех собраниях. Столь неэффективный подход сводил меня с ума, и у нас несколько раз возникали стычки с этим человеком. Теперь я понимаю, что причиной его поведения, которое мне казалось иррациональным и контрпродуктивным, было вовсе не отсутствие заботы и уважения к людям и их времени. Все объяснялось его острой потребностью в контакте с окружающими и внимании с их стороны. Он гордился нашей компанией и ничего так страстно не желал, как производить впечатление ценного сотрудника, вносящего значительный вклад в ее успех».

Вероятнее всего, сослуживец Николь был по стилю продуктивности организатором. Этим можно объяснить его повышенную потребность в личном контакте с людьми, которую совещания удовлетворяли. В отличие от организатора приоритетчик видит в заседаниях исключительно возможность быстро собрать и изложить факты и данные. Плановик ценит совещания только тогда, когда те помогают ему вникнуть в процесс, в процедуру. Визуализатор же использует собрания для изучения, обдумывания и интеграции идей. Каждый стиль продуктивности имеет свои цели и потребности, а также ожидания от совещаний. Учитывайте эти различия, когда зададитесь вопросом: так ли уж необходима вам конкретная встреча?

Пора произвести революцию в практике проведения совещаний. Объявите ее сегодня. Начните подвергать сомнению ценность каждого собрания, учитывать ожидания свои и своих коллег от подобного рода встреч, и если окажетесь перед выбором, то определитесь, кого можно позволить себе разочаровать, а кого ни в коем случае нельзя .

Все встречи можно поделить на шесть типов в зависимости от того, чему они посвящены: донесению информации, принятию резолюции, разрешению проблемы, проведению мозгового штурма, сплочению команды или инструктажу и развитию практических навыков. Понимание различий между этими типами – важный шаг на пути к повышению эффективности их планирования и вашего участия в них.

• Информационные встречи . Во время их проведения до присутствующих доносится некая новая информация, причем от них не требуется предпринимать каких-либо действий, достаточно просто осмыслить и усвоить ее.

• Собрания в целях принятия резолюции . Как правило, в них участвуют ключевые руководители организации и другие заинтересованные лица, которые располагают необходимыми знаниями и полномочиями и в итоге приходят к некоему заключению.

• Собрания в целях решения проблемы . Такие встречи посвящены обсуждению конкретных трудностей ведения бизнеса. На них обычно излагаются факты и предыстория вопроса, обсуждаются возможные выходы из ситуации и в идеале принимается согласованное решение о конкретных действиях – будь то по устранению проблемы или сбору дополнительной информации о ней.

• Мозговые штурмы – это собрания, проводимые в целях выдвижения, изучения и осмысления инновационных, креативных идей, связанных с вызовами, с которыми сталкивается компания, или возможностями, открывающимися перед ней. Такие встречи обычно длятся долго (нередко с участием различных заинтересованных лиц, например клиентов), и по их итогам, как правило, появляется перечень идей, которые предстоит реализовывать другой команде или группе людей.

• Тимбилдинговые встречи проводятся в целях укрепления взаимоотношений внутри команды. Они могут проходить вне стен офисного здания и включать в себе такие не связанные с бизнесом виды деятельности, как добровольное участие в коллективном строительстве дома, веревочном курсе [34]или праздновании важного для отдельной личности события, скажем, юбилея или рождения ребенка.

• Инструктаж, или встречи в целях совершенствования умений проводятся в случае необходимости научить присутствующих новым приемам и умениям. К их числу могут относиться как навыки межличностного общения, коммуникации и проведения презентаций, так и технические навыки, например по заполнению заявок на получение кредита или по использованию новой программы работы с базами данных клиентов.

Чтобы произвести свою революцию, вам прежде всего следует четко уяснить для себя смысл различных типов собраний, на которых вы намереваетесь присутствовать в качестве участника или ведущего, а затем оценить, какие у вас есть альтернативы. Так вы сэкономите себе и своей команде массу времени.

Наверное, самые бесполезные – информационные встречи. Донести до сотрудников нужные сведения можно множеством разных способов. Например, вместо того чтобы созывать весь персонал в понедельник утром на летучку, подумайте о варианте замены таких собраний новостной рассылкой по электронной почте. Когда я работала на Bristol-Myers Squibb, наша команда еженедельно получала сообщения по голосовой почте от Дэвида, нашего менеджера, с информацией о том, что нам предстоит сделать в течение недели. Эти послания были лаконичными, своевременными и очень полезными. Поинтересуйтесь у своих знакомых из других компаний, как у них принято информировать сотрудников. Можно, например, размещать новости на корпоративной доске объявлений и/или интранет-сайте компании. Вы можете даже прибегнуть к таким «старорежимным» методам, как расклейка сообщений на дверях кабинок в туалете, или на холодильнике в комнате отдыха для персонала, или же на доске объявлений в холле. Проявите креативность – вам нечего терять, кроме еженедельного обязательства, которое напрасно съедает по часу и более бесценного времени у вас и вашей команды.