Дэвид Аллен - Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD

Время от времени руководители, отвечающие за работу с персоналом, просят объяснить, как можно изменить корпоративные учебные планы профессионального и личностного развития, включив в них мою методику. И каждый раз, ознакомившись с их программами, я не могу органично внедрить туда свои приемы. Дело не в том, что их критерии эффективности неверны. К сожалению, они по-прежнему ставят во главу угла такие, без сомнения, важные, но стандартно обязательные качества, как лидерство, фокус на результате, коммуникации, креативность или планирование. Я же считаю, что свое законное место во всех подобных методиках должны занять критерии, которые пока не получили заслуженного широкого признания, – критические навыки анализа и обработки информации.

Когда происходят неприятности и дела идут плохо, всегда есть только один человек, который принимает решение и способен взять на себя руководство. Очень часто этот человек – сумасшедший.

Как насчет способности…

– контролировать без напряжения громадное количество вводных условий;

– выделять выполнимые проекты из туманных указаний, инициатив и распоряжений;

– определять необходимые плановые, а не «пожарные» действия;

– перегруппировываться, менять приоритеты и уметь балансировать в ситуациях, когда появляется новая информация или возникают неожиданные обстоятельства;

– действовать в одиночку, но сотрудничая со всеми остальными;

– пересматривать явные и подразумеваемые договоренности с собой и с окружающими;

– выражать, обсуждать и объективно оценивать любые собственные идеи, в том числе неудачные, в присутствии своих сотрудников;

– быстро фокусироваться на нужных результатах и следующих действиях при встрече с трудными обстоятельствами;

– последовательно фиксировать, прояснять, обновлять, пересматривать, переоценивать и менять взятые на себя обязательства в личной жизни и работе, чтобы вся ваша энергия была в любой момент направлена на решение текущей задачи?

Что-нибудь пропущено? Нет? Я редко сталкиваюсь с тем, что комплекс этих критериев формально используется для оценки навыков или производительности специалистов. Хотели бы вы принять на работу того, кто недостаточно владеет перечисленными качествами, или работать у такого человека? Если он не может управлять собой, сталкиваясь с большим объемом информации или быстро меняющейся ситуацией, то как, черт возьми, ему можно доверить руководство другими?

Ответственность за серьезные размышления о том, какими должны быть обязанности и вклад человека в процесс анализа и обработки информации, лежит на каждом сотруднике. В «умных» организациях это становится делом каждого, независимо от конкретной выполняемой им работы.

Я утверждаю, что личная и профессиональная конкурентоспособность обеспечивается умением человека реагировать на неожиданности. Лучше всего сила и масштаб личности проявляются под давлением непредвиденных изменений, бросающих вызов всей системе взглядов и поступков.

Перемены всегда вызывают в нас ощущение крушения и дискомфорта. Просто сейчас они происходят гораздо чаще. Подумайте, отразилась ли уже на вашей производительности эта «готовность ко всему».

– Существует ли ситуация, которую вы хотите изменить, но считаете, что ничего не можете сделать? А если бы могли, каким стало бы ваше следующее действие? Где и когда вы предприняли бы его?

– Подумайте о самых продуктивных людях из всех, кого вы знаете. Как вы считаете, какое внимание они уделяют анализу информации?

В гольфе и теннисе излишне крепкий захват может привести к неудачному удару. Чрезмерный контроль способен существенно ограничить продуктивность. Микроменеджмент (слишком высокая частота вращения на «шпинделе» [10]личной жизни и работы) может показаться привлекательным, но способен обернуться настоящей западней, если вы попытаетесь привести в порядок дела. Много очков – это прекрасно, если есть смысл их набирать.

Недавно я узнал много нового о «фанатах организованности» – людях, посвящающих непомерное количество времени и энергии экспериментам с теми организационными мелочами, которые мне кажутся довольно бесполезными. Возможно, это странно слышать от человека, который потратил годы на поиск лучших практических методов личной и групповой продуктивности. Я провел бесконечное количество часов за изучением систем, программного обеспечения, инструментов и техники, чтобы выявить оптимальные способы выполнения дел с минимально возможными усилиями. Но бо́льшая часть времени ушла на гонки по кроличьим норам, которые никуда не вели. Возможно, проблема заключалась в моих собственных приоритетах: я пытался освободить свой ум от дел и легко обеспечить их выполнение, а не просто стать организованным.

Так в чем же разница? Просто организованность позволяет упустить главное: необходимость размышлять и принимать интуитивные решения для того, чтобы действительно выполнять работу. Попадаясь в ловушку организованности как таковой, люди иногда заходят слишком далеко и пытаются выстроить все свои дела на микроуровне: «Давайте придумаем систему, чтобы вообще не думать!» Но это невозможно. Моя система успешно освобождает разум от необходимости помнить и напоминать, но она не устраняет потребности в регулярных размышлениях о делах с точки зрения их выполнения. В чистом виде всевозможные организующие системы являются лишь прочными хранилищами для целей и их важнейших составных частей. Вы по-прежнему на все сто процентов должны использовать свой ум, интеллект и ви́дение, чтобы интегрировать эти разрозненные части в единое целое собственного взаимодействия с миром. Неважно, насколько хорошо вам удается написание «макросов» для электронных таблиц или до какой степени совершенны приложения, установленные на вашем карманном компьютере, ведь простое нажатие на кнопку или проведение расчета не сможет обеспечить необходимый результат в деле «звонок Фреду». Но даже будь это возможно, вам пришлось бы учесть очень многое, не попавшее в электронную таблицу или карманный компьютер, чтобы довериться их суждению о необходимом действии.

Некоторые не организуют ничего. А некоторые организуют – и ничего.

Когда все под контролем, вы двигаетесь слишком медленно.

По электронной почте я получаю бесконечное количество вопросов о том, какие способы и средства организации проектного мышления являются наиболее эффективными. Люди хотят знать, как связывать воедино разрозненные части проекта друг с другом, с другими проектами или их частями. В 99 процентах случаев мой ответ одинаков: «Раз в неделю проводите тщательную ревизию всех своих проектов с необходимой их детализацией. Если вы это делаете – ваша система работает. Если не делаете – никакая система работать не будет». Такие еженедельные сознательные ревизии проектов и связанных с ними действий поддерживают вашу организованность с невероятной эффективностью, поскольку главное – не быть организованным, а стимулировать творческое мышление и мыслить творчески.