Дэвид Аллен - Приводим жизнь в порядок. Экспресс-курс по методике GTD

Стремление к опыту определенного уровня (отдыху, развлечениям, продуктивности «в зоне ожидания») или желание создать что-то действительно значимое для вас (рисунок, стихотворение, новую компанию, успешный продукт) может оказаться отличным стимулом для того, чтобы стать организованным и добиться своего. Но не позволяйте форме (организованности) поработить содержание (результат).

– Нет ли в вашей системе перегибов? Можете ли вы вспомнить созданные, но не используемые вами средства или процедуры? От чего вы готовы отказаться?

– Чувствуете ли вы, что нужно больше заниматься управлением проектами? Достаточно ли последовательно и тщательно вы изучаете необходимые детали и статус всех своих проектов? Что еще можно предпринять, чтобы процесс пересмотра стал более регулярным?

Если вы попали в «поток» и научились выполнять больше дел с меньшими усилиями, это автоматически увеличивает вашу ответственность, стремление решать более серьезные задачи и желание использовать новые возможности. Наберитесь терпения. Повышение эффективности – нелегкий путь, но до сих пор он был самым благодатным.

Каждое решение, которое мы принимаем относительно любого очередного действия, является достаточно рискованным. До следующей встречи у меня есть двадцать минут. Что мне лучше сделать за это время: позвонить Бобу, поработать над восьмой главой или узнать, что Сьюзан думает о моей новой программе?

Маленькие дети говорят глупости, а взрослые дети – нет?

Слишком упрощенный метод расстановки акцентов по системе ABC или ежедневные списки дел, к сожалению, не помогут ответить на этот вопрос. Неважно, насколько мы организованны, насколько отлажена наша система и процессы, насколько актуальны наши стратегические и тактические планы. В конце концов, мы все равно вынуждены доверять своей интуиции, решая, чем лучше заняться сегодня в 10:43 или 15:32.

В большинстве случаев, проводя обучение и тренинги, я оказываю помощь в организации мыслительного процесса, в создании хорошей системы для очистки психической «карты памяти» и выявления перспективы. Все это позволяет принимать качественные решения, но ни одна система никогда не даст ответ на вопрос «Чем мне лучше всего сейчас заняться?».

Люди обычно радуются возможности снять с себя ответственность за свои интуитивные суждения о ежеминутном распределении собственных ресурсов. Вот почему приоритеты АВС или списки дел кажутся таким привлекательным способом вернуть себе контроль. Но у реальности есть один действенный способ потребовать от нас более серьезного участия в своей жизни. По мере того как мы взрослеем и приобретаем опыт, сложность, переменчивость и непрозрачность ситуаций возрастают невероятно. Простые ответы в большинстве случаев слишком упрощают дело.

Вам придется оставить город комфорта и углубиться в джунгли интуиции. Вы обнаружите чудесные вещи. Вы обнаружите себя.

Так как же действительно мы можем понять, каким должно быть следующее действие? Приготовьтесь к худшему, представьте лучшее и цельтесь в середину. Услышав команду «приготовьтесь к худшему», будьте готовы зафиксировать все незавершенные дела и не подставляйте себя под удар неизвестных и не пересмотренных обязательств. Команда «представьте лучшее» потребует от вас продолжать фокусироваться на самом позитивном результате и направить на него всю свою энергию. Услышав слова «цельтесь в середину», прыгайте. Да-да, просто прыгайте.

Использование метода «ум как вода» не исключает потребности думать и осознавать в этот момент. Но позволяет стартовать с прочной платформы доверия вместо скользкого пола надежды.

– Как вы думаете, где легче, а где труднее принимать важные решения: в личной жизни или в работе? Какие выводы можно из этого сделать?

– Со стороны какого интуитивного решения вы ощущаете в данный момент опасность? В чем вы рискуете? Что самое плохое может произойти, если вы примете это решение? А самое хорошее?

– О чем вы больше всего сожалеете в своей жизни – о сделанном или об упущенном?

Чтобы максимально сфокусировать свою энергию на деталях работы и личной жизни, недостаточно наличия даже самых ясных долгосрочных целей. И четкая организация этих деталей не гарантирует, что деятельность будет действительно продуктивной. Правильное использование случайного пятиминутного «окна», когда выполняешь какое-то незначительное действие, предотвращая возможные неприятности в будущем, может стать настолько же эффективным решением с точки зрения «исполнительского мастерства», как и отказ от разбора утренней корзины для входящих документов в пользу размышления о том, как двигаться к стратегическим целям.

Чем лучше всего заняться прямо сейчас, в этот самый момент? Я продолжаю работать над правильным ответом на этот вопрос. Если честно, думаю, что знающие простую формулу на самом деле всего лишь пытаются вам что-то продать. В данном уравнении много сложных переменных – в каждом случае своих, – но окончательный ответ может быть таким: доверяйте своей интуиции. И всякий, кто уверяет вас, что есть простой способ получить доступ к точной интуитивной информации, понять и проанализировать ее, тоже пытается вам что-то продать.

Идеалист верит в то, что краткосрочная перспектива ничего не значит. Циник верит в то, что в долгосрочной перспективе все неважно. Реалист верит в то, что все сделанное или оставшееся несделанным в краткосрочной перспективе определяет перспективу долгосрочную.

Для специалиста в области анализа и обработки информации при выборе дела в определенный момент времени имеют значение как минимум три набора динамических факторов, которые я расположил бы примерно в таком порядке.

1. Контекст. Что я могу сделать в этот момент?

2. Тип работы. Я занимаюсь задачей, которую наметил заранее; я выполняю неожиданную срочную задачу или обновляю список дел?

3. Уровень работы. На чем мне следует сфокусироваться? Ответ на полученное по электронной почте письмо; проект, требующий завершения; область ответственности, с которой необходимо что-то сделать; цель, о достижении которой я мечтаю, или предназначение, которому я должен следовать?

Игнорирование любого из этих факторов рискованно. Улучшение управления любым из них означает всплеск энергии.

Совершенство складывается из мелочей, а совершенство – не мелочь.