Роберт Поузен - На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов

Начните с мозгового штурма {80}. Запишите все свои идеи, не стараясь связать их друг с другом. Сколько пунктов в вашем списке? Вот неполный список моих идей для служебной записки по экологическому проекту.

Этап 1: мозговой штурм

Имидж компании

Утилизация отходов

Новые окна

Термостат с регулируемой температурой

Энергозатраты

Налоговые льготы

Оплата проезда на общественном транспорте

Затраты на реставрацию

Меры по предотвращению выбросов углерода

Запрет на пластиковые стаканы

Новый дизайн упаковки

Новые лампочки

Гибридные автомобили

Работа на дому

Правильная стратегия

Распределите свои идеи по категориям (можете добавить мои). Вот какие группы идей получились у меня. Я расставил их в логическом порядке. Некоторые идеи из моего списка не попали ни в одну из категорий. Отсеивание несущественных идей – важный этап написания текста.

Этап 2: распределение по категориям

Энергия

Новые окна

Термостат с регулируемой температурой

Новые лампочки

Отходы

Утилизация отходов

Новый дизайн упаковки

Прибыль и убытки

Энергозатраты

Налоговые льготы

Затраты на реставрацию

Транспорт

Оплата проезда на общественном транспорте

Работа на дому

Нематериальные блага

Правильная стратегия

Имидж компании

Теперь нужно написать план текста. Подумайте о целевой аудитории – топ-менеджерах вашей компании. Что больше всего их волнует? Какие аргументы будут для них наиболее убедительными и логичными?

Ниже показан план написания служебной записки. Учтите, что в начало плана я добавил введение, а в конец – заключение. Я сгруппировал категории по двум общим темам – как организация будет заботиться об окружающей среде и почему это важно. Наконец, я поменял местами разделы о прибылях и убытках и о нематериальных благах. Возможно, руководству компаний будет интересен только конкретный финансовый результат.

Этап 3: план

Введение

Как

Энергия

Термостат с регулируемой температурой

Новые окна

Новые лампочки

Отходы

Утилизация отходов

Новый дизайн упаковки

Транспорт

Оплата проезда на общественном транспорте

Работа на дому

Почему

Прибыль и убытки

Энергозатраты

Налоговые льготы

Затраты на реставрацию

Нематериальные блага

Правильная стратегия

Имидж компании

Заключение

Когда план составлен, можете начинать писать текст. Три ключевых элемента любого текста – введение, основная часть и заключение. Мы обсуждали их в предыдущей главе. Это не случайно: писать нужно так, чтобы читателям был понятен ход ваших мыслей.

Я считаю, что в хорошем введении должны быть отражены:

• контекст;

• основная мысль текста;

• структура текста.

Читателю понадобится информация справочного характера, чтобы понять, зачем изучать текст. В служебной записке ее можно изложить так:

Исполнительный комитет рассматривает комплекс реформ, благодаря которым компания будет бережнее относиться к окружающей среде. В служебной записке объясняется, какие меры могла бы предпринять компания и почему они принесут пользу.

Затем нужно подчеркнуть основную мысль служебной записки. Сообщите читателю суть ваших аргументов. Вот пример изложения основной мысли:

Здесь приводятся аргументы в пользу реализации экологического проекта для улучшения финансовых показателей компании. Расходы на проект окупятся за счет снижения энергетических затрат, экономии на налогах и улучшения имиджа компании.

В заключительной части нужно пояснить, о чем говорится в служебной записке и какова ее структура (заголовки, подзаголовки). Это поможет читателю следить за ходом ваших рассуждений.

Структуру текста нужно описать в одном абзаце. Вот хороший пример:

Во-первых, здесь описаны способы охраны окружающей среды: снижение энергозатрат, количества личных автомобилей и отходов. Во-вторых, представлены аргументы, доказывающие, что такие изменения принесут компании пользу в виде налоговых льгот, снижения энергозатрат и появления перспективных маркетинговых возможностей.

Есть много мнений по поводу различий между правильными резюме и заключением. Резюме – сжатое изложение основных мыслей статьи или служебной записки. Заключение должно быть исчерпывающим: нужно дать советы читателям, объяснить особенности государственной политики или указать области дальнейшего исследования проблемы.

Я не против резюме. Они играют важную роль – особенно «сводные резюме» для руководства, у которого часто нет времени изучать длинные и сложные документы. Если служебная записка или статья слишком длинная или содержит много информации, нужно сначала дать сводное резюме, а потом переходить к введению, чтобы за несколько минут читатель мог понять ключевые идеи. Эта часть документа крайне важна, потому что именно ее обычно и читают! Это правда: многие сотрудники изучают только сводное резюме.

Кроме резюме, в статье и служебной записке должно быть заключение – более подробное, чем обычное резюме. Умный читатель, добравшийся до заключения, уже знает все ключевые идеи и ищет в нем чего-то нового. Я не люблю заключений, в которых повторяются положения основной части текста, – это признак лени. Я об этом читал уже дважды: в сводном резюме (или во введении) и в основной части статьи или служебной записки.

Далее приведены два абзаца с выдержками из одной и той же статьи о медицинском исследовании. Один из них – резюме, а другой – заключение.

Какая информация есть в заключении, но отсутствует в резюме? Можете ли вы определить, где резюме, а где заключение? {81}

Как говорилось выше, благотворительные фонды должны использовать семь показателей эффективности для анализа успешности прикладного медицинского исследования (ПМИ). В рамках исследований необходимо оценить объем и разнообразие источников финансирования, уровень привлечения квалифицированных работников, успешность препаратов на стадии разработки, количество публикаций и ссылок в рецензируемых научных журналах, доступность информации для других компаний, объем идей, используемых сторонними организациями, и желание сотрудничать с другими компаниями. Эти показатели – основа для определения эффективности ПМИ.

Поскольку благотворительные фонды и правительства увеличивают финансирование прикладных медицинских исследований (ПМИ), очень важно сотрудничать с исследователями для разработки действенной системы показателей эффективности. Должностные лица, ответственные за финансирование, должны взаимодействовать с активными участниками ПМИ. Их задача – озвучить цели программ и показатели прогресса по семи параметрам, которые обсуждались выше. Тогда и спонсоры, и получатели платежей будут лучше понимать приоритеты и предоставлять информацию для оценки эффективности этих программ, чтобы достичь поставленных целей.