Роберт Поузен - На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов

9. Не старайтесь увеличить объем статьи: ваша задача – раскрыть тему, а не поставить рекорд по количеству слов.

10. Не пытайтесь написать длинный текст с первого раза. Лучше работать над ним постепенно, пару часов в день в комфортной обстановке.

Многих пугает мысль о выступлении перед аудиторией. Джерри Сайнфелд [43]однажды язвительно заметил: «Среднестатистический человек на похоронах предпочтет скорее оказаться в гробу, чем произносить траурную речь» {85}. Институт Гэллапа [44](Gallup) выяснил, что 40 % американцев боятся публичных выступлений. Более распространена только боязнь змей {86}.

Но специалисты должны уметь выступать перед аудиторией [45]. Часто им приходится проводить устные презентации перед коллегами в компании, а иногда и другими слушателями. Многих этому не учили, и они делают предсказуемые ошибки. Но если вы воспользуетесь моими советами и научитесь планировать, то сможете эффективно выступать на публике.

Для начала поймите основные различия между письменной и устной речью. Выступающие могут сразу почувствовать реакцию аудитории на сказанное и при необходимости быстро скорректировать свою речь. В отличие от авторов письменных текстов, они могут использовать жесты, интонацию и другие средства выражения эмоций.

Однако у выступлений есть два серьезных недостатка . Если речь вам не нравится, вы не можете ее смять, выбросить и начать заново. И вам придется приложить больше усилий, чтобы привести убедительные аргументы; вы не можете разбить речь на абзацы и вставить в нее подзаголовки.

Я научу вас быть эффективными до, во время и после выступления. В основном я рассуждаю с точки зрения топ-менеджера, который часто выступает перед незнакомой аудиторией, но многие мои советы помогут проводить эффективные презентации для коллег.

Ключ к эффективному выступлению – подготовка. Предварительные мероприятия можно разделить на три основные категории: знакомство с аудиторией, определение структуры текста и репетиция.

Подготовку нужно начать с трех вопросов о вашей аудитории: кто эти люди, каковы их цели и что их волнует. Если вы выступаете перед коллегами, руководством или подчиненными, задача облегчается. Если же публика посторонняя, то вы не можете знать ее лично. Однако это не помешает собрать о ней информацию. У организатора встречи (внутренней или внешней) есть предварительный список участников. Изучите его. Благодаря этому приему я избежал многих проблем (например, неудачных шуток, которые могли обидеть кого-то).

Подумайте, каковы цели слушателей. Начните с анализа повестки дня совещания или конференции, чтобы понять основные темы обсуждения. Если совещание внутреннее, вы должны знать, придут ли ваши коллеги по своей воле или мероприятие обязательное. Во втором случае потребуется больше усилий, чтобы привлечь их внимание. Уточните у организатора, чего ждет аудитория: новую информацию или стимул к действию? Возможно, вам придется выступать в перерыве между мероприятиями по созданию сети полезных деловых связей на прибрежном курорте.

Сложнее спрогнозировать, что именно заинтересует аудиторию. На внутренних совещаниях вы должны четко понимать приоритеты руководства и коллег. Чего они хотят: снизить затраты или повысить эффективность работы отдела? Если вы выступаете перед посторонними, задумайтесь о том, что интересно аудитории. Например, руководители из сферы биотехнологий будут рады узнать о новых тенденциях, связанных с одобрением препаратов.

Если вы найдете ответы на эти вопросы, то сможете написать более эффективную речь, отражающую интересы и потребности вашей аудитории. Вы можете изменить предложенную тему или выбрать собственную. При выборе темы предпочтение следует отдавать тем областям, с которыми вы хорошо знакомы. Но в любом случае главными для вас должны оставаться потребности аудитории, а не собственные желания. Вы можете знать многое об отношениях между Россией и США, но слушателям, возможно, интереснее взаимоотношения между США и Китаем. Если кто-то другой выступает с речью о взаимоотношениях между Россией и США, старайтесь не повторять то, что уже сказал он.

Как только вы определили тему, напишите план презентации. Убедитесь, что он структурирован и аргументирован. В выступлении нет заголовков или подзаголовков, и слушателям будет сложно следить за ходом вашей мысли. Поэтому очень важно, чтобы в вашей речи были введение, основная часть и заключение.

Введение состоит из нескольких элементов. Сначала нужно представиться. Если вы выступаете перед большой незнакомой аудиторией, попросите, чтобы кто-нибудь вас представил. Не нужно рассказывать всю свою биографию; выберите те данные о себе, которые вы хотите сообщить аудитории. Если вы выступаете на внутреннем совещании, убедитесь, что все знают вашу должность и роль в обсуждаемом проекте.

Необходимо эффектное вступительное слово. Поблагодарите тех, кто пригласил вас выступить, и того, кто представил вас. Потом можно рассказать анекдот, чтобы аудитория расслабилась и поняла, что вы тоже человек. Например, поблагодарив представившего меня, я могу сказать: «Но вы забыли упомянуть, что я играл в баскетбол!» После этого я обычно вспоминаю о том, как, будучи подростком, пытался подражать Келвину Мерфи [46], который ставил рекорды в колледже, а потом стал сильнейшим игроком в команде Houston Rockets. Я хотел быть таким, как Келвин: если он выходил попить воды, я шел за ним. Я болел за него весь сезон и очень хотел, чтобы он набрал 56 очков – но он недобрал всего шесть очков. Тогда я решил забыть о карьере баскетболиста и сосредоточился на финансах.

Шутка эффективна даже на внутренних совещаниях, если она в тему и никого не обижает. Однако многие слушатели не знают, можно ли им смеяться. Они могут думать, что предмет обсуждения слишком важен или выступающий слишком серьезен (это особенно заметно, когда топ-менеджер выступает перед своими подчиненными). Разрешите слушателям посмеяться. Я иногда говорю: «Когда я учился в колледже, то хотел быть комиком, поэтому мне было бы очень приятно, если бы все смеялись над моими шутками». Как правило, люди расслабляются и начинают улыбаться.

Когда слушатели расслабились, вы должны объяснить, почему тема выступления для них важна. Можно сослаться на заголовки газет или недавнее событие в компании или подразделении. Может быть, вам придется связать тему выступления с важной для аудитории проблемой – например, рассказать общественности о повышении уровня преступности.