Роберт Поузен - На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов

Вы можете ходить по залу и задавать вопросы. Если вы проходите между рядами, где сидят участники совещания, им очень сложно остаться пассивными – ведь вы стоите в двух шагах от них! Постарайтесь устанавливать зрительный контакт со всеми, особенно с теми, кто сидит в дальних углах и на задних рядах. Иначе они быстро потеряют интерес к вам.

Качественный визуальный ряд стимулирует активное слушание, а некачественный дает противоположный эффект. Вот основные правила использования слайдов во время выступлений.

• Слайд с повесткой дня нужно показать в начале презентации – после слайда со схемой выступления.

• В конце выступления покажите слайд с основными выводами.

• Слайды особенно хороши для представления графиков, диаграмм и других данных.

• Если на слайде представлен список – не зачитывайте его ни в коем случае. Ограничьтесь комментариями.

• Количество слайдов должно быть небольшим – не больше 15 на 30-минутную речь.

Последний совет: не затягивайте выступление. Как правило, внимание слушателей ослабевает через 30 минут – столько длится речь на конференции. А на других мероприятиях ваше выступление должно быть еще короче. Например, презентация на часовом совещании должна длиться не больше 10–15 минут. В любом случае не выходите за рамки выделенного вам времени. Иначе слушатели и организаторы будут недовольны.

После презентации вы должны ответить на вопросы. Если вы выступаете перед незнакомой аудиторией, нужно четко спланировать это время: 15 минут для 45-минутного выступления. Если совещание внутреннее, ваши коллеги могут задавать вопросы по ходу выступления, особенно если сама тема предполагает обсуждение (см. главу 6). Вопросы важны для аудитории: слушатели могут узнать больше о том, что их волнует.

Для оратора отвечать на вопросы сложнее, чем выступать. Он не знает, о чем его спросят, поэтому не может заранее подготовиться. Кроме того, вопросы могут выходить за рамки обсуждаемой темы.

Тем не менее постарайтесь подготовиться – подумайте, о чем вас могут спросить, и запишите приблизительные ответы. Один из вариантов – попросить ваших коллег и друзей сделать список вопросов по теме выступления. Можно даже подсказать аудитории вопросы из списка, составленного коллегами (или пригласить знакомых на мероприятие). Тогда вы не только будете отвечать на известные вам вопросы, но и вызовете обсуждение, если никто не решается о чем-нибудь спросить.

Общие правила при ответе на вопросы слушателей таковы:

• Убедитесь, что все услышали вопрос. При необходимости повторите его.

• Чтобы слушатели активно участвовали в обсуждении, первых добровольцев нужно поощрять – например, похвалить вопрос.

• Нельзя, чтобы все вопросы задавал один и тот же человек; если больше ни у кого вопросов нет, обратитесь к одному из «подготовленных» слушателей.

• Не допускайте, чтобы вместо вопроса слушатель произносил речь. Если возникла такая ситуация, вежливо попросите его перейти к вопросу.

• Если вам неожиданно задали сложный вопрос, повторите его. Тем самым вы выиграете время на обдумывание ответа.

• Тщательно продумывайте ответы, но не слишком долго. Подробный ответ, возможно, будет интересен только тому, кто задал вопрос.

Если желающих о чем-нибудь спросить становится все меньше, объявите, что осталось время только на один вопрос.

Но не ждите этого единственного вопроса. Нет смысла ждать того, чего нет. Заранее подготовьте пару заключительных предложений для завершения своей речи.

После выступления постарайтесь получить конструктивные отзывы. Это поможет вам улучшить навыки ораторского искусства и проанализировать конкретное выступление, которое, возможно, придется повторить. Участников конференций обычно просят заполнить оценочный лист, но он не особенно полезен. Участники, заполняющие анкеты, – нерепрезентативная выборка, а результаты часто выражены в числовых показателях без привязки к какому-либо оценочному параметру (например, средней оценке всех ораторов).

Лучший вариант – видеозапись вашего выступления или хотя бы его репетиции. Вам не нужна студия с новейшим оборудованием; достаточно друга или коллеги со смартфоном. В первый раз, когда вы увидите себя на записи, вы очень удивитесь: у всех нас есть дефекты речи, которых мы сами не замечаем. Лично мне видеозаписи помогли заметно улучшить ораторские навыки. Раньше мне казалось, что я обаятельный и уравновешенный. Но на видеозаписи я заметил много ненужных пауз, резких движений и невнятных фраз. Уже в следующем своем выступлении я попытался исправить эти недостатки.

Если спонсор или ответственный за организацию мероприятия не разрешает снимать вашу речь на видео, вы можете попросить друзей или коллег прийти и послушать вас. Они могут дать вам полезную информацию о реакции аудитории на выступление – только попросите их говорить честно. Конструктивная критика помогает улучшить ораторские навыки.

1. Представившись, расскажите забавную историю и дайте слушателям понять, что смеяться можно. Если аудитория расслабится, ваше выступление будет более эффективным.

2. Во вступлении объясните слушателям, в чем польза вашей речи для них. Затем представьте четкую схему выступления, чтобы они поняли ход ваших мыслей.

3. Закончите выступление несколькими выводами, по возможности – эмоциональной ремаркой.

4. Не записывайте текст вашего выступления целиком – составьте план на одну страницу. Тогда вы сможете импровизировать и ваша речь будет более динамичной.

5. Приезжайте на место выступления заранее, чтобы изучить обстановку, слушателей и тех, кто выступает перед вами. Оцените настроение аудитории и других ораторов.

6. Нервозность перед публичным выступлением вполне нормальна. Но не следует фокусироваться на своем состоянии. Иначе вы будете нервничать еще больше и только навредите себе.

7. Общайтесь с аудиторией: перемещайтесь по залу, задавайте слушателям вопросы и позволяйте им высказывать свои мнения.

8. Ваша речь должна быть по возможности краткой – 30 минут обычно достаточно.

9. Оставьте в конце выступления время для вопросов. Подумайте на досуге, о чем вас могут спросить.

10. Старайтесь получить обратную связь – лучше всего записать речь на видеокамеру или попросить искреннего коллегу или друга, чтобы они посетили мероприятие и высказали свое мнение о вашем выступлении.

До этого момента я говорил о повышении личной эффективности. Но нужно также научиться управлять взаимоотношениями с другими людьми в компании.