Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Подобные вещи желательно обсуждать по телефону, а еще лучше при личной встрече. Едва ли вы сможете проконтролировать, кто будет читать ваше письмо.

Говорит босс…

• Что пытается сказать этот человек?

• Почему нельзя нанимать тех, кто умеет выражаться внятно?

• Почему они не пользуются проверкой орфографии?

• Пабло вроде бы умный парень, почему он не может связать двух слов?

• Я считал, что Эльза – лучший кандидат на эту должность, но, прочитав ее опус, призадумался.

• Надо ли повышать человека, который пишет такие ужасные письма?

• К этому письму я вернусь позднее, сейчас у меня нет времени в этом разбираться.

• Почему никто не умеет редактировать написанное?

Самые разные люди часто допускают одну и ту же ошибку. Они думают, что длинные фразы и витиеватый слог – показатели образованности и профессионализма. Не зря же они потратили на обучение уйму денег. Они так старались обогатить свой словарь. Они успешно прошли тесты, – SAT [1] SAT – стандартизированный тест для приема в высшие учебные заведения в США. , а возможно и GMAT [2] GMAT – тест, который сдается для поступления в международные бизнес-школы. . Они занимались по ночам, вместо того чтобы развлекаться. Они трудились не покладая рук. Они грызли гранит науки. А в книгах, которые они читали, всегда встречались длинные слова и сложные предложения.

Наверняка умному образованному человеку подобает использовать именно такой стиль.

Это глубочайшее заблуждение. Длинные слова и сложные предложения уместны в учебниках или бумажных письмах, но не в электронной почте. Книги пишутся для размышлений, а функция деловой переписки – быстрый обмен данными. В первом случае вы размышляете над прочитанным, во втором – поддерживаете диалог.

Длинные запутанные предложения и непонятные термины не облегчают обмен информацией. Вместо того чтобы ускорить процесс, они тормозят его.

Некоторые люди используют слова, не зная их точного значения. Зачастую такой человек даже не дает себе труда заглянуть в словарь, – он просто вставляет приглянувшееся словцо в e-mail и уповает на лучшее. Или излагает свои мысли тяжелыми запутанными фразами. Ему кажется, что, выражаясь книжным языком, он будет выглядеть умнее.

Встречаются и те, кто владеют языком виртуозно: они играючи составляют сложные синтаксические конструкции и знают множество звучных редких слов. Нередко такие люди используют свои умения, чтобы блеснуть начитанностью и образованностью, даже если догадываются, что адресат не поймет написанного. Это обычные хвастуны, которые обожают пускать пыль в глаза.

Оба подхода непродуктивны. Слова и предложения предназначены для выражения мыслей. Это не платиновые часы, которыми можно похвалиться перед друзьями. Если слова не вписываются в контекст, они не имеют смысла. В деловой переписке ценится ясность, а не литературный стиль. Порой длинные слова и сложные предложения уместны, но такие случаи нечасты.

Простота и доходчивость деловой корреспонденции ценятся выше литературных изысков. Первая фраза хорошо написанного абзаца дает понять, о чем пойдет речь, а продолжение развивает основную мысль.

При пересылке электронного письма внутри компании, вашим коллегам и начальству, приходится подчищать или, того хуже, переписывать текст. Высокая ответственность – и высокая зарплата – напрямую связаны со способностью письменно выражать свои мысли, хотя люди нередко забывают об этом.

Определите предмет обсуждения в самом начале письма. Первые строки не должны сбивать адресата с толку или создавать интригу.

Функция электронной почты – оперативный обмен информацией, поэтому сообщения должны быть краткими и четкими. Старайтесь формулировать мысли просто и ясно. Это ценится превыше всего.

• Выбирайте понятные общеизвестные слова.

• Используйте короткие предложения.

• Начинайте предложение с подлежащего и сказуемого.

• Делайте абзацы короткими – пусть адресату будет удобно читать текст.

• Избегайте длинных, редких, непонятных слов.

• Не перегружайте письмо сложными фразами. Это не роман.

• Не ставьте подлежащее и сказуемое в конец предложения.

• Не делайте абзацы слишком длинными. Это отбивает желание читать текст.

• Не путайте электронное письмо с литературным текстом.

Я снял трубку и услышал знакомый голос. Вице-президент крупной международной корпорации рявкнул:

– Что вы от меня хотите?

Я был в Чикаго. Он в Париже. Едва не лишившись дара речи, я пролепетал:

– Видите ли, я… я…

Спустя секунду я понял, что случилось. Во всем виновато мое письмо. Сумбурное и невнятное. Он был вынужден разыскать меня, чтобы разобраться. Я отнял у него драгоценное время.

Меня спас инстинкт самосохранения. Я собрался и скороговоркой выпалил основные тезисы, которые должен был изложить в письме. Так я получил урок на всю жизнь. Если ты пишешь e-mail, сразу бери быка за рога и постарайся донести главное.

Jenn,

Предмет обсуждения

This is just to tell you that I sent the budget to Lumina. Sue signed off on it yesterday. In the cover letter we made it clear that we want written confirmation of the variance limits.

Первое следствие

If they don’t send it, I will inform them in writing that our projections will be used in future negotiations.

Второе следствие

Based on our discussions, I think they’ll send the variance report. But we’ll see.

Подтверждение доброй воли

I’ll keep you informed.

В первой же фразе дайте понять: ваша цель – проинформировать получателя. Иначе вы рискуете вывести его из себя.

Держать людей в курсе событий – благое дело, но не стоит заставлять их читать письма, которые не требуют срочного внимания. Если вы не укажете в первой строке, что просто сообщаете свежую информацию, вы невольно введете адресата в заблуждение. Мало написать это в теме письма. Если у человека много дел, он открывает письма одно за другим, не глядя на темы. Предупредите его, о чем пойдет речь, в начале текста.

Деловые люди открывают e-mail, чтобы выяснить, что нужно сделать: принять решение, ответить на вопрос, исправить положение, назначить встречу, проанализировать план и так далее. Это значит, что получатель ищет призыв к действию.

Информационное письмо не требует принятия мер. Если отправитель не обозначил свою цель в теме письма и в первой фразе, он сбивает людей с толку. Читая ваше письмо, они не должны ломать голову, пытаясь понять, что нужно сделать.