Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Информационное письмо чем-то похоже на «письмо счастья», которое требует, чтобы человек немедленно разослал его десятку адресатов. Если вы получили такое письмо, подумайте, нужно ли пересылать его дальше. Иногда в этом нет ни малейшей необходимости.

Скорость электронной почты побуждает нас транслировать слишком много информации. Заваливая ящики коллег ненужными письмами, вы выглядите незрелым юнцом. Опытный сотрудник умеет различать сведения, необходимые боссу, и те, которые попросту отнимают время.

Человек, который каждый день получает пару сотен писем, может удалить информационное письмо, пробежав первую строку, или отложить его на потом. Такие сообщения читают только по доброй воле.

FYI… To make sure we’re on the same page…

Heads up… This is just to tell you…

This is to inform you… For your information/files…

Just so you know… I wanted to let you know that…

Нередко приходится слышать, как люди жалуются на информационные письма.

• У меня полно дел! Если бы я хотел это знать, я задал бы вопрос сам!

• Я убил на это проклятое письмо уйму времени, а толку – ноль!

• Как меня бесят письма «к вашему сведению», где тема не названа сразу!

Laura,

Предмет обсуждения

I am pleased to attach the new HR final report, “Spark Commitment: IT and Vector Employees.”

Краткое содержание документа

Authored by Lanten and Associates, the report explains how IT can strengthen the link between employee motivation and productivity in every function. Information bonds, for example, are often overlooked in our business culture. Viewing the employee’s intellectual property in emotive as well as rational terms enhances dedication. And dedication to the company leads to results.

Рекомендации для направленного чтения

I would specifically like to draw your attention to the section on Vector E-mail Policy (VEP). As you know, policy discussions are heating up in the next quarter. I will be interested in hearing your thoughts about the report’s findings at the next VEP meeting.

Подтверждение доброй воли

Please let me know what you think when you get a chance.

Написать «please find attached» недостаточно! Иногда ваш коллега с нетерпением ждет вложенный файл и сразу погружается в чтение. Однако в других случаях вам приходится убеждать адресата просмотреть или внимательно изучить вложение.

Человеку нужно понимать, для чего он выполняет ту или иную работу: с какой целью он читает e-mail, зачем открывать вложение и почему оно заслуживает внимания. Дайте адресату понять, что это в его интересах. Объясните, что даст ему чтение документа. Постарайтесь внушить, что это пойдет ему на пользу: «if you read this attachment thoroughly, you’ll look good at the meeting» – «внимательно изучи этот файл, это позволит тебе блеснуть на совещании».

Если вежливо намекнуть получателю, что вы ждете его реакции, он отнесется к полученной информации более ответственно. Если вы назначите точный срок для такого отклика – например, ближайшее совещание, – вашу просьбу воспримут еще серьезнее. Таким образом, вы не просто отправляете документ, но побуждаете адресата изучить его и прокомментировать прочитанное. Тот, кто завален работой, честно скажет, что не успел выполнить вашу просьбу, а копуша либо придумает отговорку, чтобы сохранить лицо, либо найдет время прочесть документ.

Диплом престижного университета не гарантирует умения внятно излагать свои мысли. Иногда люди, не получившие хорошего образования, справляются с этой задачей куда лучше. Не каждому повезло встретить преподавателя, который учит хорошо писать.

Облегчите задачу адресата: подскажите, на какие фрагменты следует обратить внимание. Тогда ему не придется изучать текст от начала до конца. Давая такие рекомендации в сопроводительном письме, вы показываете, что цените чужое время.

Не забывайте, что прочесть ваше письмо может кто угодно. Цифровая информация долговечна, и дальнейшая судьба отправленного сообщения не в вашей власти. Неизвестно, в чьи руки оно попадет. Его могут переслать тому, кого вы не знаете и с кем никогда не встретитесь. Кто-то может заглянуть в письмо чисто случайно. Мораль: невозможно гарантировать соблюдение конфиденциальности. Если вы считаете, что ваше письмо не предназначено для чужих глаз, подумайте, стоит ли его отправлять.

Тот, кто владеет словом, хорошо чувствует нюансы. Одно дело – сказать подчиненному «ты неправ (wrong)», другое – «ты ошибаешься (mistaken)». Важно научиться выбирать слова и выражения, которые отвечают поставленной цели.

Тот, кто плохо выражает свои мысли на письме, может нечаянно обидеть адресата, выбрав неверное слово. Причина не в том, что отправитель не видит разницы между «ты неправ» и «ты ошибаешься». Он просто не дает себе труда задуматься об этом.

Умение хорошо писать письма в первую очередь зависит от внимания, которое вы уделяете тексту. Кто-то обдумывает каждое слово, а кто-то старается побыстрее разделаться с этой работой. Результаты говорят сами за себя.

Zara, Norm, Carla,

Предмет обсуждения

The April 18, 2007 conference call on the LITE deal included: one Lumina partner, one Rawls partner, and the Vector team (Langston from Corporate Tax, Duncan from Operations Management and myself).

Декларация

We agreed to the following:

Основные договоренности

Corporate Structure

1. Vector will sell its shares in LITE Consulting directly to Lumina on the day of closing.

2. Audit partners will receive their consideration in cash.

3. Consulting Partners will receive deferred consideration consisting of three yearly installments paid in Lumina shares.

Сопутствующие обстоятельства

Further Observations

1. Because Lumina owns the shares upon closing, the new company can integrate immediately.

2. Although state law prohibits acquisition of the parent company’s shares, in this case, we’re not infringing on restrictions since shares will be used as a payment for the transaction.

Подтверждение доброй воли

We have another phone call scheduled with LITE tomorrow. Let me know if I can supply additional information.

Никому не хочется разбираться в многоуровневых списках с множеством пунктов и подпунктов. Не усложняйте их вид мешаниной арабских и римских цифр, строчных и прописных букв. На экране монитора это выглядит запутанным и громоздким. Традиционные принципы оформления документов теперь применяются лишь в контрактах, полисах и прочих юридических документах, которые прилагаются к письму в виде отдельных файлов. Но даже здесь подход к нумерации упрощается.