Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Обязательно укажите, кто отвечает за принятие мер, и опишите порядок работы. Выделите каждую позицию жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием.

Если человек видит свое имя рядом с конкретной задачей в электронном письме, которое разослано его коллегам, скорей всего он выполнит порученную работу. Если же поручение дано в устной форме, он всегда может сказать, что попросту не понял задачу.

Список поручений и тех, кто отвечает за их выполнение, выглядит внушительно. Почему? Сам факт того, что информация зафиксирована письменно, придает ей официальный вид. Хотя не каждый письменный протокол имеет силу закона, само существование документа делает его содержание более весомым.

Here are my notes…

Please find below the notes…

I hope you’ll take time to review the notes…

Please take time to consider the notes…

Would you take a moment to look over the notes…

The notes from the March 8 Business Unit meeting include…

I wanted to get the March 8 Business Unit notes to you as soon as possible…

Обычно к этой категории относят всех, кто зарабатывает на жизнь созданием текстов: журналистов, авторов романов, сценариев, кулинарных книг, а также составителей всевозможных брошюр и буклетов. Но есть и еще одна разновидность профессиональных писателей – это деловые люди, которые каждый день пишут и читают десятки и сотни электронных писем.

Если профессиональный писатель – это тот, кто пишет по несколько часов в день, на это звание может претендовать масса людей в самых разных сферах бизнеса. Они не могут позволить себе действовать наобум – умение писать электронные письма для них насущная необходимость. Они должны владеть простыми и эффективными стратегиями создания текста.

Jo, Don,

Предмет обсуждения

This is to confirm that I have understood our Sept. 8, 2007 conversation.

Факт

Due to uptake problems in the forward quadrants, the rollout schedule for Poetics 5.9 has been revised. Follow-up testing is scheduled at weekly intervals throughout the fall. R&D is working with the Poetics team to resolve manufacturing problems, but there won’t be a hard update until all the data is in.

Мнение

In my opinion, we need to contact C&N about renegotiating outsourcing in the event of further delay.

Подтверждение доброй воли

Let me know if this is right, and I’ll organize a meeting for the week of Sept. 12.

Когда работа кипит, люди обмениваются информацией повсюду: на рабочих местах, в конференц-зале, в лифте. Не рассчитывайте, что ваши собеседники запоминают такие разговоры, – они забываются мгновенно! Ведь вы сами тоже не держите в памяти все детали. Чтобы обезопасить себя, фиксируйте устные договоренности письменно. Это поможет вам обезопасить себя. На офисном сленге такая стратегия называется «прикрыть свою задницу», или «ПСЗ».

Если вам нужно подтвердить устную информацию, составьте что-то вроде протокола. Не нужно отражать все нюансы разговора, достаточно кратко изложить то, что сказали вы и ваши собеседники. Перечислите участников беседы, если возможно, укажите дату и зафиксируйте все договоренности и предложенные меры. Если проблема повисла в воздухе или осталась нерешенной, отметьте это.

В мире бизнеса объективность успокаивает и обнадеживает. Если за абзацем с фактами следует абзац, где вы изложили свою точку зрения, адресат скорее всего прислушается к вашему мнению.

Не смешивайте факты и мнения, ибо это приводит к плачевным результатам. Если вы перескакиваете с одного на другое, вам трудно контролировать ход мысли. Речь становится менее ясной. Хуже того, люди могут подумать, что вы не способны разграничить собственные эмоции и объективные данные.

В компании всегда есть конфиденциальная информация, не предназначенная для записи. Из-за потенциальных правовых рисков такие сведения никогда не хранятся на жестких дисках. Если вы не знаете, можно ли документировать те или иные данные, выясните это заблаговременно.

В деловой переписке не место эмоциям. Нет необходимости выказывать адресату знаки дружеского внимания. Фразы вроде: «Hello, how are you today?» или «I really hope this e-mail finds you well and thriving», – сохраняются в личной переписке, но в мире бизнеса они только отнимают время.

Любопытно, что, несмотря на запрет маркеров вежливости – от «Hi there» в начале до «Let’s get together» в конце, – тон подобных сообщений не воспринимается как грубый, холодный или враждебный.

Главное в этих письмах – факты, а не обмен любезностями. Для успеха бизнеса нужны командный дух, взаимное уважение и прочные деловые отношения. Все это подразумевается по умолчанию. «Подтверждения доброй воли» вполне достаточно, чтобы выразить расположение к получателю. Будьте честны, говорите просто, опирайтесь на факты. Так вы дадите другим почувствовать, что вы добросовестный человек, на которого можно положиться. Избыток эмоций заставляет усомниться в ваших профессиональных и личных качествах.

This is to confirm… If you ask me…

In my opinion… Instinct tells me that…

It seems to me that… Similar situations have shown…

In my view… It makes sense to me that…

My thoughts about this… I wonder if…

My position is that… It occurs to me that…

From my perspective… My experience suggests…

Perhaps we should… I believe that…

The history suggests… My stand is…

Многие с гордостью рассказывают мне, что, освоив искусство электронной переписки, они стали получать массу комплиментов. Когда-то эти люди не знали, как подступиться к e-mail, и их письма никуда не годились. Теперь их жизнь переменилась. Руководство всегда отмечает тех, кто оттачивает свое мастерство. Умение писать электронные письма, как и любое другое дело, требует навыков и усердия. Не жалейте на это времени, и вы обязательно добьетесь результата.

В любой сфере, отрасли, фирме, подразделении или рабочей группе существует специфическая лексика. Это профессиональный жаргон. Он включает сленг, аббревиатуры и технические термины.

К примеру, весь мир использует аббревиатуру M&A для сочетания Mergers and Acquisitions – слияния и поглощения. Однако сокращение EMEA (Europe, Middle East, Asia) может поставить в тупик жителя Бразилии.

Подобным образом, GNP (Gross National Product) – общеизвестная аббревиатура, LIFO (Last In, First Out) встречается реже, а D2E (debt to equity ratio) известна лишь бухгалтерам.

Многие годы специалисты по деловой коммуникации выступали против профессионального жаргона. Почему? Потому что если адресат не знаком с данной лексикой, он попросту не поймет, о чем речь. В этом случае вам придется написать второе, а то и третье письмо, чтобы объяснить содержание первого простыми общеизвестными словами.