Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

В последнее время тотальное неприятие инсайдерской лексики сменилось более мягким отношением. Прежде всего потому, что она экономит время. Если вместо «Selling, General, and Administrative Expense» можно написать «SG&A», это ощутимо ускоряет дело. А если в письме несколько аббревиатур, вы сэкономите уйму времени.

Но специалисты по коммуникации стали менее суровы к жаргону не только из-за краткости. Другая причина заключается в том, что такая лексика множится. Вопреки ожиданиям некоторых жаргон не исчез, напротив, он стал важной частью нашей интеллектуальной собственности. Жаргон не всегда сбивает людей с толку. Порой он дает противоположный эффект: он помогает отточить профессиональные навыки и упрочить отношения. Впрочем, нужно помнить, что для освоения такой лексики требуется время.

Жаргон – примета принадлежности к клану избранных. Это тайный код, доступный лишь посвященным, средство различения своих и чужих. Тот, кто знает этот язык, становится членом клуба, кто нет – остается аутсайдером.

Люди издавна пользовались шифрами и тайными кодами. У каждой матери есть ласковые прозвища для своих детей, во многих семьях используют особые словечки, и даже в корпоративной среде есть условный код, понятный лишь инсайдерам. Любой секретный язык укрепляет связи между людьми. Используя жаргон с умом, можно показать, что вы равноправный участник игры. Но определить, где и когда уместен жаргон, не так просто.

К примеру, недавно я получил e-mail из крупной транснациональной корпорации с предложением «upload the WP at W3 with the IA». Самое скверное, что отправитель требовал от меня сделать это немедленно. Поскольку я понятия не имел, что такое WP, W3 и IA, мне пришлось ответить, что я не понял задачи. Это привело к новым проблемам. Только получив и написав еще несколько писем, я уяснил, что от меня хотят.

О чем говорит этот опыт? Проблема не в жаргоне, она в людях. Возможно, другой на моем месте понял бы, о чем идет речь, без лишних вопросов. Беда не в том, что число аббревиатур и сокращений растет, а в том, что отправитель часто пользуется профессиональным жаргоном, не думая, знаком ли он адресату.

Если использовать инсайдерские словечки не к месту, они порождают комплексы, досаду и даже гнев. Иногда жаргон служит именно этой цели – оттолкнуть адресата. Сотрудник-ветеран, которого обошли при повышении, бомбардирует новичка мудреными словечками, чтобы задавить его авторитетом. Босс использует термины, незнакомые подчиненным, чтобы показать, что они плохо владеют вопросом.

Некоторые компании выкладывают в корпоративную сеть глоссарии специальных терминов, чтобы побыстрее ввести новых сотрудников в курс дела. Часто новичкам помогают и товарищи по работе. Дозированное и продуманное употребление специальной лексики укрепляет уверенность в себе и сплачивает людей. Главное – не забывайте, кому вы пишете.

Профессиональный жаргон уместен при общении со специалистами.

При должном употреблении специальная лексика помогает экономить время.

Не пользуйтесь жаргонными словечками, общаясь с теми, кто не работает вместе с вами.

Не путайте жаргон с многословием и напыщенным слогом. Такое не нравится никому.

Тот, кто пишет краткие, доходчивые и убедительные письма, чаще получает повышение. Неумение излагать мысли письменно может стать серьезным препятствием для карьерного роста.

Mira,

Предмет обсуждения

I am writing with regard to the Vector Audit Team visit to Industrial Sales, scheduled on June 14 at 8:00 a. m.

Просьба об особом отношении

I know from the advance schedule that Audit has a tight program. I also know that the time slots for various departments were confirmed weeks ago. But if we can push back the date, it would be to our mutual advantage.

Причина 1

Here’s why: I have just received word that two of our Sales Directors will be negotiating an important cross-sell deal during the same window.

Причина 2

We can go ahead with the meeting if there is no other option. But I feel certain that productivity will be enhanced if we have a 100 % attendance rate. We can reduce the workload of post-meeting follow-up if our top directors are included.

Заключение

I thought it was worthwhile to run the idea past you.

Подтверждение доброй воли

I look forward to hearing from you soon.

Люди не любят менять свои планы в угоду чьим-то интересам и нуждам, потому что это требует дополнительных усилий. Кроме того, вам могут задать резонный вопрос, о чем вы думали раньше, на этапе планирования.

Если вы дадите понять, что просите об одолжении, адресат отнесется к вам более благосклонно. В некоторых случаях можно даже принести извинения – но здесь важно не перегнуть палку. Отказать человеку, который чувствует себя виноватым, проще, чем тому, кто честно просит пойти ему навстречу.

Вы не добьетесь расположения адресата, если ходите вокруг да около. Напротив, так вы рискуете вывести его из себя. Скажите то, что хотели, сразу, без обиняков и извинений.

Не распространяйтесь о проблемах, которые повлечет выполнение вашей просьбы, – это лишь подольет масла в огонь. Вместо этого постарайтесь привлечь внимание к положительным результатам, которые рассчитываете получить. Избегайте отрицательных частиц. Вместо «Our Sales Directors will be unable to attend the meeting» скажите: «Sales Directors will be negotiating an important cross-sell deal».

Если вы сумеете убедите адресата, что помочь вам в его интересах, у вас хорошие шансы на успех. Покажите, почему изменение планов пойдет на пользу обеим сторонам.

Человек с опытом сразу скажет, хорошо ли написан текст. Профессиональный писатель легко объяснит, почему одно письмо лучше другого и какое из них даст нужный результат. Но те, кто неискушен в электронной переписке, часто не видят различий в качестве. Чтобы научиться писать эффективные письма, нужно знать, какими они должны быть.

В английском языке основной акцент делается на главное предложение – именно оно описывает действие. Придаточные предложения просто определяют контекст. Чтобы негативная информация не бросалась в глаза, вынесите ее за пределы главного предложения. К примеру, словам «If we can push back the date» самое место в придаточном предложении. «It will be to our mutual advantage» звучит жизнеутверждающе и вполне годится для главного предложения.

Прося об одолжении, не настаивайте – по крайней мере на первом этапе. Если человек чувствует, что его влиянию и возможностям воздают должное, он благосклонен к просьбам. Ведь они позволяют ему проявить великодушие. Если же вы будете давить на адресата или выкручивать ему руки, скорее всего вы встретите сопротивление.