Дон-Мишель Бод - Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Абзацы делового письма должны быть короткими. Возможно, вас учили совсем другому. Действительно, раньше считалось, что абзац – это солидный фрагмент текста. Он был объемным и полновесным. Некоторые специалисты по грамматике утверждали, что в абзаце должно быть не меньше семи предложений. Он должен быть содержательным. Должен занимать место. И это до сих пор верно, если речь идет о литературе, журналистике или личной переписке. Такие же правила соблюдаются и во вложенных документах. Но не в деловом письме. Там абзацы выглядят примерно так:

OK.

Или так:

FYI.

Или даже так:

No.

Иными словами, прежний абзац в деловой переписке сбросил вес. Он стал подтянутым и динамичным. Он облегчает беглый просмотр e-mail. В тексте появляются заголовки и пустые строки, которые позволяют меньше напрягать глаза и быстрее схватывать написанное.

Если абзацы длинны и громоздки, вы не сможете пробежать текст глазами. Объемный абзац создан для размышлений – чтобы прочесть и осмыслить большой кусок текста, нужно время. Абзац e-mail подчинен другой задаче. Это обмен информацией между участниками переписки.

Поскольку темп жизни растет, короткий абзац более эффективен. Разбивая текст на небольшие фрагменты, автор уделяет больше внимания структуре. Он не повторяет слова, фразы и мысли, а его письмо не превращается в поток сознания. Длинные выразительные абзацы уместны в литературном тексте или документе, вложенном в письмо. E-mail требует краткости и динамичности.

Ed, Jean, Lorna, Anne,

Предмет обсуждения

Please forgive my delay in replying to your request to join the Vector Toy Drive steering committee.

Высокая оценка

As we know, the annual toy drive is one of our company’s most high-profile community activities. Cheering the hearts of disadvantaged children is its own reward. But the toy drive also reinforces the commitment of our brand to support those in need.

Отказ

Your work in organizing the toy drive is commendable. I regret I cannot lend you a hand this year.

Подтверждение доброй воли

Please keep me in mind for the next season.

Капелька лести не повредит! Когда вы делаете комплименты собеседникам, давая высокую оценку их труду, вы демонстрируете уважение к их усилиям. Поскольку похвала приятна каждому, скорее всего ваш отказ встретят с пониманием.

Такие выражения, как «We are all concerned about…» или «We are each aware that…», подчеркивают, что отправитель и адресат работают в одной команде. «We» делает акцент на сходстве, а не на различиях. Постарайтесь, чтобы в вашем письме были «we»-фразы – они подчеркивают вашу принадлежность к группе.

«Не надо извинений, не надо объяснений». Возможно, в наши дни, когда бизнес требует высокой ответственности и прозрачности, эта пословица звучит грубовато. Но в ней до сих пор есть рациональное зерно. Не стоит подробно объяснять причины своего отказа. Если они предсказуемы или похожи на оправдания, например: «I’m overwhelmed with work right now» или «My life is falling apart because of the divorce», – оставьте их при себе. Адресат может истолковать эти доводы по-своему. Если вы выразили уважение к его работе и интерес к будущим проектам, это компенсирует отсутствие объяснений.

Заверьте адресата, что вы готовы к сотрудничеству в дальнейшем. Дайте понять, что в следующий раз он может рассчитывать на вашу поддержку. К тому же однажды вам может понадобиться его помощь. Тем больше оснований оставить двери открытыми.

E-mail – один из самых эффективных способов поддерживать позитив в отношениях с людьми. Однако освоить это искусство непросто. Вы не можете пожать руку через монитор компьютера и ощутить тепло и поддержку.

Чтобы выстраивать и развивать отношения с помощью писем, нужно обращать внимание на каждую мелочь – от общего замысла до расположения текста.

• Если сообщение имеет четкую структуру, а главные мысли изложены по порядку, адресат чувствует вашу заботу.

• Если вы тщательно подбираете слова, – к примеру, не употребите «possibly», когда нужно сказать «probably», – адресат знает, что на вас можно положиться.

• Если вы начинаете с положительных моментов и лишь потом переходите к отрицательным, адресат будет более открыт и восприимчив.

• Если текст удобен для чтения и просмотра, адресат видит, что вы цените чужое время.

Эти и многие другие приемы частично компенсируют то, что теряется при обмене обезличенными электронными сообщениями. Раньше люди постоянно встречались с коллегами – то за ланчем, то в клубе. Но теперь, когда ваши сотрудники разбросаны по всему свету и живут в разных часовых поясах, личные встречи превратились в невозможное дело. Главным средством поддержания отношений стала электронная почта. И она выполняет свою задачу – если, конечно, вы умеете писать хорошие письма.

Общаться с помощью писем непросто, и, оттачивая это мастерство, мы сосредотачиваемся на самых важных для себя моментах. Но, поскольку разные аспекты языка взаимосвязаны, совершенствуя один навык, мы нередко улучшаем другие.

Leslie,

Предмет обсуждения

This e-mail is difficult for me to write, because I realize that I have offended you.

Признание ошибки

Because my actions this morning could be interpreted as inappropriate, I wish to offer my sincere, heartfelt apologies.

You have my full personal assurance that an unpleasant incident such as this will never happen again.

Подтверждение доброй воли

I have always felt that we have a pleasant and productive work relationship. I respect and value your presence in the office. I truly hope that we can immediately put this upset behind us.

Не ищите отговорок и оправданий – с этим нужно покончить как можно быстрее. Если вы тянете время, людям начинает казаться, что вы просите прощения не от чистого сердца, а через силу. Запоздалые извинения выглядят вынужденными, и это усугубляет ситуацию. Тот, кого вы обидели, начинает сомневаться в вашей искренности.

Если вы приносите извинения сразу, видно, что главное для вас – чувства другого человека. Поторопитесь исправить свой промах, и ваши шансы получить прощение вырастут.

Не нужно вдаваться в детали! Но обязательно признайте, что поступили недостойно, – иначе дело выглядит так, словно вы извинились сквозь зубы. Если вы не упомянете о случившемся, может показаться, что вы считаете себя невиновным, а значит, можете повторить свой проступок в будущем.

Признание своих ошибок говорит о честности, а честность в англоязычных культурах ценится очень высоко. Вы можете ошибиться, вынося суждение, или совершить плохой поступок. Но если вы открыто признаете свою неправоту, в глазах окружающих вы останетесь славным парнем.